So automatisieren Sie die Berichtsplanung mit Logi Report

Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen überall bestrebt sind, KI einzusetzen, um zeitaufwändige oder sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Eine der mit Abstand zeitaufwändigsten Aufgaben für Geschäftsleute ist die Berichterstellung. Ob es nun an benutzerdefinierten Exporten liegt, die die Zeit der Entwickler in Anspruch nehmen, an BI-Tools, die die Ausgabe von Dokumenten nicht bewältigen können, oder an der Pflege von Treibern, die Zeit und Konzentration kostet – die Berichterstellung kann die wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens stark belasten.

Mit der automatisierten Berichtsplanung lässt sich dieser langwierige Prozess jedoch optimieren. Bei der automatisierten Berichtsplanung wird ein Berichtssystem so konfiguriert, dass es Berichte erstellt und regelmäßig an bestimmte Empfänger versendet – und das alles mit minimalem manuellem Aufwand. In eingebetteten Berichtsanwendungen geht die automatisierte Planung sogar noch einen Schritt weiter und macht diese Funktion direkt für Endnutzer verfügbar. Praktisch gesehen ermöglicht dies den Benutzern, ihre eigenen Zustellpräferenzen innerhalb der von ihnen bereits genutzten Anwendung zu konfigurieren, ohne dass sie dafür die Unterstützung eines Entwicklungs- oder IT-Teams benötigen. Doch wie sieht das in der Praxis aus, und warum ist dies über die Zeitersparnis hinaus von Bedeutung?

Warum die automatisierte Berichtsplanung wichtig ist

Die manuelle Verteilung von Berichten gehört zu den am meisten unterschätzten Kostenfaktoren und potenziellen Risiken im Bereich Business Intelligence. Mit steigender Anzahl von Berichten, Empfängern und Versandhäufigkeiten wird der Prozess, die richtigen Daten zu exportieren, sie entsprechend zu formatieren und zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln, zu einer erheblichen operativen Belastung.

Die Folgen gehen jedoch über bloßen Zeitverlust hinaus. Wenn die für die Verteilung zuständige Person nicht erreichbar ist, entstehen Engpässe. Darüber hinaus birgt die manuelle Verteilung Risiken. Wenn in einem entscheidenden Moment der falsche Bericht, der falsche Datumsbereich oder ein veralteter Datensatz einen Entscheidungsträger erreicht, könnte Ihre Geschäftsstrategie darunter leiden und Ihre Wettbewerber könnten einen Vorteil erlangen.

Für ISVs, die Berichtsfunktionen in ihre Produkte integrieren, steht noch mehr auf dem Spiel. Endnutzer, die ihre eigenen Berichtsanforderungen nicht erfüllen können, erstellen Support-Tickets. Anwendungen, bei denen für die routinemäßige Bereitstellung von Berichten ein Eingriff der IT-Abteilung erforderlich ist, verursachen Reibungsverluste, die Wettbewerber leicht ausnutzen können. Die automatisierte Berichtsplanung über Plattformen wie Logi Report beseitigt diese Probleme und verschafft denjenigen, die sie am dringendsten benötigen, wertvolle Zeit.

So richten Sie die automatische Berichtsplanung in Logi Report ein

Logi Report bietet Endnutzern eine umfassende Schnittstelle für die Planung und Verteilung direkt innerhalb der eingebetteten Anwendung. Das bedeutet, dass nach der Ersteinrichtung kein Entwickler mehr hinzugezogen werden muss. Hier ist ein Beispiel dafür, wie Software-Teams Logi Report nutzen können, um Berichte so zu planen, dass sie automatisch täglich, wöchentlich, monatlich oder nach benutzerdefinierten Zeitplänen ausgeführt werden:

Schritt 1: Auf die Benutzeroberfläche zugreifen

In jedem Bericht in Logi Report können Sie über die Berichtssymbolleiste auf die Oberfläche zur Zeitplanung zugreifen. Die Symbolleiste bietet Optionen zum Exportieren, Drucken oder zur Planung der Verteilung des aktuellen Berichts. Durch Auswahl der Option „Zeitplan“ wird das Konfigurationsfenster für die Zeitplanung geöffnet, in dem Sie alle Einstellungen für die Zustellung konfigurieren können. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen typischen Bericht, der geplant werden könnte. In diesem Fall handelt es sich um einen vierteljährlichen Umsatzbericht, aber wenn Sie diesen Bericht öfter als einmal pro Quartal einsehen möchten, können Sie dies ebenfalls planen.

Schritt 2: Benennen Sie den Zeitplan und legen Sie die Zustellhäufigkeit fest

Jeder geplante Bericht benötigt einen Namen, anhand dessen er in der Zeitplanliste des Benutzers identifiziert werden kann. Sobald der Zeitplan benannt ist, können Benutzer die Zustellhäufigkeit anhand der folgenden Optionen konfigurieren:

• Täglich: Der Bericht wird jeden Tag zu einer festgelegten Uhrzeit erstellt und bereitgestellt.

• Wöchentlich: Der Bericht wird an einem oder mehreren festgelegten Wochentagen zu einer festgelegten Uhrzeit ausgeführt.

• Monatlich: Der Bericht wird an einem festgelegten Tag des Monats zu einer festgelegten Uhrzeit erstellt.

• Benutzerdefiniertes Ereignis: Der Bericht wird auf Basis eines konfigurierbaren Ereignisauslösers ausgeführt, was eine daten- und zeitbasierte Planung ermöglicht.

Beispielsweise könnte ein wöchentlicher Umsatzbericht so konfiguriert werden, dass er jeden Montag um 9:00 Uhr zu Beginn der Arbeitswoche versendet wird. Ebenso könnte ein täglicher Betriebsbericht so konfiguriert werden, dass er um 6:00 Uhr, 14:00 Uhr und 22:00 Uhr versendet wird, um ihn an die Schichtbeginnzeiten anzupassen.

Schritt 3: Wählen Sie eine Versandart aus

Logi Report unterstützt drei Bereitstellungsmethoden, die jeweils auf unterschiedliche Verteilungsanforderungen zugeschnitten sind:

1. E-Mail-Versand: Dies ist die gängigste Versandmethode. Bei dieser Versandmethode werden Berichte erstellt und als E-Mail-Anhänge an eine festgelegte Empfängerliste versendet. Sowohl die Betreffzeile als auch der Text der E-Mail sind konfigurierbar, sodass Administratoren und Endbenutzer zusätzlich zum Bericht selbst Hintergrundinformationen, Anweisungen oder Kommentare hinzufügen können.

   1. Der Versand per E-Mail ist die beste Wahl für: den Versand an Führungskräfte, teamweite Berichterstattung, den Versand an Kunden oder wenn die Mehrheit der Empfänger den Bericht direkt einsehen und nicht weiterverarbeiten

2. FTP-Übermittlung: Diese Übermittlungsmethode stellt sicher, dass Berichte an einem festgelegten FTP-Speicherort abgelegt werden, einschließlich passwortgeschützter und sicherer FTP-Server. Die Berichte werden unter einem einheitlichen Dateipfad bereitgestellt und nach einem festgelegten Zeitplan abgerufen.

   1. Die FTP-Übertragung ist die beste Wahl für: Datenübertragung von System zu System, automatisierte Weiterverarbeitung, Integration in Data Warehouses oder ETL-Pipelines sowie Szenarien, in denen Berichte nicht von Menschen, sondern von Prozessen verarbeitet werden

3. Bereitstellung über Versionskontrolle: Bei dieser Bereitstellungsmethode werden Berichte generiert und in einem Versionsverwaltungssystem gespeichert, wodurch eine Historie aller jemals ausgeführten Berichte gepflegt wird. Jede Version ist mit einem Zeitstempel versehen und abrufbar, sodass Benutzer aktuelle und frühere Berichte vergleichen, Änderungen im Zeitverlauf nachverfolgen und bei Bedarf frühere Versionen abrufen können.

   1. Die Bereitstellung von Versionskontrolldaten ist die beste Wahl für: Compliance- und Prüfungsanforderungen, Längsschnittanalysen, Berichterstattung an den Vorstand und die Geschäftsleitung, bei der ein historischer Kontext erforderlich ist, sowie in allen Fällen, in denen der Nachweis von Veränderungen bei Kennzahlen im Zeitverlauf Teil des Berichtszwecks ist.

Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre Empfänger

Für den E-Mail-Versand werden die Empfänger in der Planungsoberfläche zu einer konfigurierbaren Liste hinzugefügt. Logi Report unterstützt die folgenden Optionen zur Empfängerkonfiguration:

• Statische Empfängerlisten: Eine feste Liste von E-Mail-Adressen erhält jede geplante Zustellung

• Rollenbasierte Verteilung: Empfänger werden anhand ihrer Rolle innerhalb der Anwendung definiert

Bei der Übermittlung per FTP und über ein Versionskontrollsystem wird die Empfängerkonfiguration durch eine Standortkonfiguration ersetzt. In diesem Fall müssen Sie für jede geplante Berichtsübermittlung das Zielverzeichnis, die Anmeldedaten sowie die Namenskonvention für Dateien angeben.

Schritt 5: Wählen Sie Ihr Exportformat aus

Logi Report unterstützt mehrere Exportformate für die geplante Zustellung, die jeweils auf unterschiedliche Anforderungen an die Nutzung der Berichte zugeschnitten sind:

Um das geeignete Format auszuwählen, muss man wissen, wie die Empfänger den Bericht nach Erhalt nutzen werden. Ein Vizepräsident, der eine Quartalszusammenfassung prüft, wird in der Regel ein PDF bevorzugen. Ein Finanzanalyst hingegen, der plant, die Daten nach Erhalt zu pivotieren und zu filtern, wird in der Regel eine funktionsfähige Excel-Arbeitsmappe bevorzugen. Ein nachgelagertes System, das die Daten eines Berichts übernimmt, benötigt in der Regel eine CSV-Datei.

Schritt 6: Zeitplan überprüfen und aktivieren

Nachdem Sie die Häufigkeit, die Zustellungsart, die Empfänger und das Format konfiguriert haben, können Sie Ihren Zeitplan überprüfen und aktivieren. Aktive Zeitpläne werden in Ihrer Zeitplanliste in Logi Report angezeigt, wo sie ohne Beteiligung eines Entwicklers angehalten, geändert oder gelöscht werden können.

Um einen besseren Einblick in die Verteilungsaktivitäten zu erhalten und bei Bedarf eingreifen zu können, können Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen alle aktiven Zeitpläne aller Benutzer in Logi Report einsehen und verwalten.

Sparen Sie Zeit mit der Berichtsautomatisierung von Logi

Die Berichterstellung kann eine Belastung für die Ressourcen darstellen, muss es aber nicht. Mit den richtigen integrierten Analysetools bleibt die Berichterstellung wertvoll, ohne dass Sie Ihre wertvollste Ressource opfern müssen – nämlich Zeit. Die automatisierte Planung von Berichten ist ein weiterer Aspekt, mit dem Logi über die reine Berichterstellung hinausgeht und ein ausgefeilteres Erlebnis bei der operativen Berichterstellung bietet.

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