Så här automatiserar du schemaläggningen av rapporter med Logi Report

Det är ingen hemlighet att företag överallt strävar efter att använda AI för att automatisera tidskrävande eller repetitiva uppgifter. En av de absolut mest tidskrävande uppgifterna som företagare står inför är rapportering. Oavsett om det beror på anpassade exportfunktioner som tar upp utvecklarnas tid, BI-verktyg som inte klarar av att generera dokument eller underhåll av drivrutiner som slukar tid och koncentration, kan rapportering vara en stor belastning för en organisations mest värdefulla resurser.

Med automatiserad rapportplanering kan dock denna tidskrävande process effektiviseras. Automatiserad rapportplanering innebär att man konfigurerar ett rapporteringssystem för att generera och regelbundet distribuera rapporter till utvalda mottagare, allt med minimalt manuellt arbete. Om man går ett steg längre innebär automatiserad planering i inbyggda rapporteringsapplikationer att denna funktionalitet görs tillgänglig direkt för slutanvändarna. I praktiken innebär detta att användarna kan ställa in sina egna leveransinställningar direkt i den applikation de redan använder, utan att behöva stöd från ett utvecklings- eller IT-team. Men hur ser detta ut i praktiken, och varför är det viktigt utöver den tid man sparar?

Varför automatiserad schemaläggning av rapporter är viktig

Manuell distribution av rapporter är en av de mest underskattade kostnaderna och potentiella riskerna inom affärsanalys. I takt med att antalet rapporter, mottagare och leveransfrekvenser ökar blir processen att exportera rätt data, formatera den på lämpligt sätt och leverera den till rätt personer vid rätt tidpunkt en betydande operativ belastning.

Konsekvenserna sträcker sig dock längre än bara bortkastad tid. Det uppstår flaskhalsar när den som ansvarar för distributionen inte är tillgänglig. Dessutom medför manuell distribution risker. Om fel rapport, fel tidsintervall eller en föråldrad datamängd når en beslutsfattare vid ett avgörande ögonblick kan det gå ut över er affärsstrategi, och era konkurrenter kan få ett försprång.

För oberoende programvaruleverantörer (ISV) som integrerar rapporteringsfunktioner i sina produkter står ännu mer på spel. Slutanvändare som inte kan tillgodose sina egna rapporteringsbehov skapar supportärenden. Applikationer som kräver IT-ingripanden för rutinmässig rapportleverans skapar friktion som konkurrenterna lätt kan utnyttja. Automatiserad schemaläggning av rapporter via plattformar som Logi Report eliminerar dessa problem och ger tillbaka värdefull tid till de som behöver den mest.

Så här konfigurerar du automatisk schemaläggning av rapporter i Logi Report

Logi Report erbjuder slutanvändarna ett komplett gränssnitt för schemaläggning och distribution direkt i den inbyggda applikationen. Det innebär att det, efter den inledande konfigurationen, inte krävs någon inblandning från utvecklare. Här följer ett exempel på hur mjukvaruteam kan använda Logi Report för att schemalägga rapporter så att de körs automatiskt enligt dagliga, veckovisa, månatliga eller anpassade händelseskalendrar:

Steg 1: Öppna gränssnittet

Inifrån vilken rapport som helst i Logi Report når du schemaläggningsgränssnittet via rapportens verktygsfält. Verktygsfältet innehåller alternativ för att exportera, skriva ut eller schemalägga distributionen av den aktuella rapporten. När du väljer schemaläggningsalternativet öppnas konfigurationspanelen för schemaläggning, där du kan ställa in alla leveransinställningar. Nedan visas ett exempel på en typisk rapport som kan schemaläggas. I det här fallet är det en kvartalsvis försäljningsrapport, men om du vill se den här rapporten oftare än en gång per kvartal kan du schemalägga det också.

Steg 2: Ge schemat ett namn och ställ in leveransfrekvensen

Varje schemalagd rapport måste ha ett namn som identifierar den i användarens schemalista. När schemat har fått ett namn kan användarna ställa in leveransfrekvensen utifrån följande alternativ:

• Dagligen: rapporten kommer att genereras och levereras varje dag vid en angiven tidpunkt

• Veckovis: rapporten kommer att köras en eller flera angivna veckodagar vid en angiven tidpunkt

• Månadsvis: rapporten körs en angiven dag i månaden vid en angiven tidpunkt

• Anpassad händelse: rapporten körs utifrån en konfigurerbar händelseutlösare, vilket möjliggör schemaläggning baserad på både datavillkor och tid

En veckorapport över försäljningen kan till exempel ställas in så att den skickas ut varje måndag kl. 09.00, när arbetsveckan börjar. På samma sätt kan en daglig verksamhetsrapport ställas in så att den skickas ut kl. 06.00, 14.00 och 22.00, för att sammanfalla med skiftens starttider.

Steg 3: Välj leveranssätt

Logi Report stöder tre leveranssätt, som var och en är anpassade efter olika distributionsbehov:

1. Leverans via e-post: Detta är det vanligaste leveranssättet. Med detta leveranssätt genereras rapporterna och skickas som bilagor via e-post till en angiven mottagarlista. Både ämnesraden och brödtexten i e-postmeddelandet kan anpassas, vilket gör det möjligt för administratörer och slutanvändare att lägga till bakgrundsinformation, instruktioner eller kommentarer utöver själva rapporten.

   1. E-postutskick är det bästa alternativet för: distribution till ledningen, rapportering till hela teamet, utskick till kunder eller om majoriteten av mottagarna tar del av rapporten direkt, snarare än att bearbeta den

2. FTP-leverans: Denna leveransmetod säkerställer att rapporterna placeras på en angiven FTP-plats, inklusive lösenordsskyddade och säkra FTP-servrar. Rapporterna görs tillgängliga under en fast filväg och hämtas enligt ett fastställt schema.

   1. FTP-överföring är det bästa valet för: dataöverföring mellan system, automatiserad vidarebehandling, integration med datalager eller ETL-pipelines samt situationer där rapporter används av processer snarare än av människor

3. Leverans via versionshantering: Med denna leveransmetod genereras rapporterna och sparas i ett versionshanteringssystem, vilket innebär att en historik sparas för varje rapport som har körts. Varje version förses med en tidsstämpel och är tillgänglig, vilket gör det möjligt för användarna att jämföra aktuella och tidigare rapporter, granska förändringar över tid samt hämta tidigare versioner vid behov.

   1. Leverans med versionshantering är det bästa valet för: krav på regelefterlevnad och revision, longitudinell analys, rapportering till styrelsen och ledningen där historiskt sammanhang krävs, eller i alla situationer där det ingår i rapportens syfte att visa förändringar i nyckeltal över tid

Steg 4: Konfigurera dina mottagare

Vid utskick via e-post läggs mottagarna till i en lista som kan anpassas i schemaläggningsgränssnittet. Logi Report stöder följande inställningsalternativ för mottagare:

• Statiska mottagarlistor: En fast lista med e-postadresser som tar emot varje schemalagd utskick

• Rollbaserad distribution: Mottagare definieras utifrån sin roll inom applikationen

Vid leverans via FTP och versionshantering ersätts mottagarkonfigurationen med platskonfiguration. Under dessa förhållanden måste du ange målkatalogen, autentiseringsuppgifterna och namngivningskonventionen för varje schemalagd rapportleverans.

Steg 5: Välj exportformat

Logi Report stöder flera exportformat för schemalagd leverans, vilka var och en är anpassade efter olika behov när det gäller rapportanvändning:

För att välja rätt format måste man förstå hur mottagarna kommer att använda rapporten efter att de har fått den. En vice VD som granskar en kvartalsöversikt föredrar vanligtvis en PDF-fil. Däremot föredrar en finansanalytiker som planerar att bearbeta och filtrera data efter att ha fått rapporten vanligtvis en fullt fungerande Excel-arbetsbok. Ett efterföljande system som importerar rapportens data kräver vanligtvis en CSV-fil.

Steg 6: Granska och aktivera schemat

När du har ställt in frekvens, leveranssätt, mottagare och format kan du granska och aktivera ditt schema. Aktiva scheman visas i din schemalista i Logi Report, där de kan pausas, ändras eller raderas – allt utan att en utvecklare behöver involveras.

För att få ytterligare insyn i distributionsaktiviteterna och möjlighet att ingripa kan administratörer med lämpliga behörigheter visa och hantera alla aktiva scheman för alla användare i Logi Report.

Spara tid med Logis automatiserade rapportering

Rapportering kan ta mycket resurser i anspråk, men så behöver det inte vara. Med rätt inbyggda analysverktyg kan rapporteringen förbli värdefull utan att du behöver offra din mest värdefulla resurs – tid. Automatiserad schemaläggning av rapporter är ett annat sätt på vilket Logi går ett steg längre än att bara skapa rapporter och erbjuder en mer avancerad operativ rapporteringsupplevelse.

Är du redo att se hur Logi kan förändra din organisations rapporteringsprocess med hjälp av automatiserad rapportering? Anmäl dig till vår kostnadsfria Logi-demo idag.