SearchERP: ERP-Berichtstool bringt Immobilienunternehmen näher an seine Daten heran

Der Spreadsheet Server von insightsoftware spart einem Immobilienverwaltungsunternehmen Zeit bei der Erstellung von Berichten auf Basis der Daten aus seinem operativen ERP-System und optimiert die Berichtsprozesse.

Jim O'Donnell, Nachrichtenredakteur bei TechTarget

ERP-Systeme sind das Herzstück der meisten Unternehmen, doch es ist nicht immer einfach, aussagekräftige Daten aus ihnen zu gewinnen. Midwest Property Management, ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Edmonton, Alberta, hatte damit zu kämpfen, bis es auf „Spreadsheet Server“ stieß, ein ERP-Berichtstool von insightsoftware.

Midwest Property nutzt ein speziell für die Immobilienbranche entwickeltes ERP-System von MRI Software LLC zur Verwaltung operativer Daten, doch laut Joseline Leroux, Immobilienanalystin bei Midwest Property Management, fehlte dem System ein leistungsfähiges ERP-Berichtstool. MRI sei nicht in der Lage gewesen, die Art von Berichten zu liefern, die Midwest benötigte, um sie auf die jeweilige Führungsebene zuzuschneiden, so Leroux. „MRI ist ein gutes Betriebssystem“, sagte sie. „Es verfügt jedoch nicht über die beste Berichtssoftware.“ Mit Spreadsheet Server kann Midwest Property Finanzberichte erstellen, die auf operativen Echtzeitdaten basieren und für bestimmte Nutzer oder Funktionen zugeschnitten werden können. Eine Analystin ist der Ansicht, dass sich Spreadsheet Server durch diese gezieltere Funktionalität und seine Benutzerfreundlichkeit von eher universell einsetzbaren Business-Intelligence-Tools (BI-Tools) abhebt. Sie glaubt zudem, dass das Tool auf einem umkämpften BI-Markt konkurriert und es möglicherweise schwer haben wird, sich gegenüber etablierteren Marken durchzusetzen.  

Integration mehrerer ERP-Systeme

Leroux entdeckte Spreadsheet Server vor drei Jahren auf einer MRI-Anwenderkonferenz und war von der einfachen Installation und der Integration in Excel beeindruckt. Sie bezeichnete Spreadsheet Server als „bahnbrechend“ für jedes Unternehmen, das ERP-Berichte derzeit noch manuell erstellt. „Jeder, der auch nur die grundlegendsten Kenntnisse in Excel hat, kann direkt aus der Software heraus aktuelle Liquiditäts- und Buchhaltungsberichte in jedem gewünschten Format erstellen“, sagte sie. „Im ersten Jahr haben wir allein mit der Basis-Lizenz von Spreadsheet Server wahrscheinlich über 100 Stunden an Berichtszeit eingespart. Früher haben wir alles manuell erledigt, Schritt für Schritt, jeden Monat, aber damit wird der gesamte Prozess vollständig automatisiert.“ Die ERP-Berichtstools von insightsoftware, zu denen auch Spreadsheet Server gehört, bieten Funktionen, die in nativen ERP-Berichtstools oft fehlen, so Mike Lipps, CEO von insightsoftware mit Sitz in Raleigh, North Carolina. „Mit diesen ERP-Berichtstools kann man nur die Daten aus dem ERP auswerten, aber viele Unternehmen verfügen heute über mehrere Datenquellen und manchmal sogar über mehrere ERP-Systeme“, so Lipps. Die Tools von insightsoftware lassen sich in über 140 ERP-Systeme integrieren– von den führenden Anbietern wie SAP, Oracle und Microsoft Dynamics bis hin zu spezialisierten Branchenanwendungen wie MRI. „Wenn Sie ein Unternehmen sind, das durch Übernahmen wächst, könnten Sie SAP als Ihr ERP-System nutzen und dann andere Unternehmen übernehmen, die PeopleSoft und JD Edwards einsetzen“, so Lipps. „Die meisten Unternehmen nehmen den Zeit- und Kostenaufwand nicht in Kauf, all diese ERP-Systeme in ein einziges System zu migrieren. Daher gibt es viele Daten außerhalb des Haupt-ERP-Systems, die Sie für die Finanzberichterstattung einbeziehen müssen.“

Mit der Anwendung „Spreadsheet Server“ von insightsoftware können Nutzer Echtzeitberichte aus den operativen ERP-Daten abrufen.

ERP-Zeitsparer

Für Midwest gilt wie für jedes Immobilienunternehmen: Zeit ist Geld. Leroux schätzt, dass „Spreadsheet Server“ ihrer Abteilung bei der Erstellung von Berichten mindestens 20 Stunden pro Woche eingespart hat. Auch die Buchhaltungsabteilung von Midwest Property nutzt das ERP-Berichtstool und spart etwa ebenso viel Zeit ein. „Es ist nicht so, dass mein Team und die Buchhaltung plötzlich all diese freie Zeit zur Verfügung hätten; vielmehr können wir einen größeren Mehrwert für das Unternehmen schaffen, da wir nicht unsere gesamte Zeit damit verbringen, Berichte zu formatieren“, sagte Leroux. „Jetzt können wir interaktive Dashboards für alle Immobilienverwalter und den VP [Vizepräsidenten] erstellen – sie erhalten diese noch am Tag des Zahlungsabschlusses. Sie können Details genauer unter die Lupe nehmen, und die Darstellung entspricht genau ihren Vorstellungen.“ Leroux kann zudem während Besprechungen in Echtzeit auf Fragen von Immobilienverwaltern oder der Geschäftsleitung eingehen, anstatt Tage für die Vorbereitung von Antworten zu benötigen. „Wenn sie jetzt spontan Fragen stellen, kann ich diese innerhalb von etwa zwei Minuten beantworten“, sagte sie. „Dadurch können wir mehr geschäftliche Entscheidungen in Echtzeit treffen.“ Spreadsheet Server bietet Midwest Property zudem eine einheitliche Übersicht über die Daten direkt im ERP-System des Unternehmens, und Fehler, die bei manuellen Prozessen häufig auftraten, wurden laut Leroux minimiert. „Wir sind bei all unseren Budgets und Cashflows immer genauer geworden“, erklärte Leroux. „Wir arbeiten ziemlich schlank, daher ist es großartig, etwas zu haben, das einfach ein Kinderspiel ist.“  

Es fehlen native ERP-Berichtstools

Anwendungen wie Spreadsheet Server können für Unternehmen von großem Nutzen sein, da sie Funktionen bieten, die nativen ERP-Berichtssystemen oft fehlen, so Chandana Gopal, Forschungsdirektorin für Business Analytics bei IDC. Die native Berichtsfunktion mag für Unternehmen geeignet sein, die nur ein einziges ERP-System einsetzen, doch dies ist heutzutage eher selten. „Nur sehr wenige Unternehmen arbeiten tatsächlich mit einem einzigen System als primäre Datenquelle, und die meisten von ihnen verfügen über mehrere Datensysteme – ERPs oder Backoffice-Softwaresysteme. Daher muss die Berichtssoftware all diese Daten zusammenführen“, so Gopal. „Um aussagekräftige Berichte zu erhalten – also jene Finanzberichte, auf deren Grundlage Führungskräfte strategische Entscheidungen treffen –, muss man in der Regel eine Lösung wie [die Tools von insightsoftware] auf das ERP-System aufsetzen.“ insightsoftware lässt sich eng in einige spezialisierte ERP-Systeme für Branchen wie Fertigung, Immobilien oder Öl und Gas integrieren. „Für Unternehmen, die diese ERP-Systeme bereits einsetzen, ist die Implementierung schnell erledigt“, so Gopal. „Mit insightsoftware können sie Berichte besser erstellen und auswerten als mit der [nativen ERP-Berichterstellung], da die Software so eng mit diesen ERP-Systemen verzahnt ist.“ Allerdings, so Gopal, sei Spreadsheet Server möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet, insbesondere angesichts der Vielzahl an BI- und Analysetools, die heute den Markt überschwemmen. Unternehmen können sich für allgemeinere Lösungen von Qlik und Tableau entscheiden oder mehrere Tools für unterschiedliche Zwecke oder Abteilungen einsetzen, erklärte Gopal. „Es gibt eine Vielzahl von Tools, und jeder Geschäftsbereich [LOB] möchte möglicherweise ein Tool nutzen, das für ihn am besten geeignet ist“, sagte sie. „insightsoftware wird in erster Linie im Finanzbereich eingesetzt, im Gegensatz zu Marketing, Vertrieb oder allgemeinen Funktionen.“  

Mehr als nur „gut genug“

Laut Gopal stehen die Tools von insightsoftware vor einigen Herausforderungen. Das Unternehmen hat bei der Entwicklung von Cloud-Anwendungen versäumt, rechtzeitig zu reagieren, wodurch es hinter einigen seiner „Cloud-first“-Konkurrenten zurückbleibt. Und als relativ kleines Unternehmen fehlt insightsoftware der Bekanntheitsgrad etablierterer Wettbewerber. Auch wenn Spreadsheet Server und andere Tools von insightsoftware auf spezifische Anwendungsfälle wie den Finanzbereich spezialisiert sind, geben sich manche Unternehmen möglicherweise mit einfachen Berichtstools zufrieden, die einfach „gut genug“ sind, so Gopal. Das gilt insbesondere für kleine bis mittelständische Unternehmen, die ihre Berichte noch in Excel erstellen – was Gopal als bedeutenden Konkurrenten bezeichnete, „weil es kostenlos ist und auf jedem Rechner installiert ist“. Andere Unternehmen „verfügen möglicherweise auch über Finanzplanungsanwendungen wie Anaplan oder Post Analytics, die ebenfalls Berichtsfunktionen bieten“, sagte sie. „Wenn man diese also bereits für die Planung nutzt, könnte das gut genug sein.“ Insightsoftware hat jedoch den Vorteil der einfachen Implementierung und Bedienung. „Es gibt vorgefertigte Vorlagen, Modelle und Berichte, die man schnell in Betrieb nehmen kann – im Gegensatz zu Lösungen wie Qlik oder Tableau, bei denen man diese einzelnen Elemente möglicherweise selbst erstellen muss, da sie nicht für die Finanzberichterstattung konzipiert sind“, sagte Gopal. Dieser Artikel erschien ursprünglich in SearchERP am 2. Juli 2019.