SearchERP : un outil de reporting ERP qui permet à une agence immobilière d'accéder plus facilement à ses données

Le logiciel « Spreadsheet Server » d'insightsoftware permet à une société de gestion immobilière de gagner du temps lors de la création de rapports à partir des données de son système ERP opérationnel et d'optimiser ses processus de reporting.

Jim O'Donnell, rédacteur d'actualités, TechTarget

Les systèmes ERP constituent le cœur de la plupart des entreprises, mais il n'est pas toujours facile d'en extraire des données exploitables. Midwest Property Management, une société de gestion immobilière basée à Edmonton, en Alberta, a longtemps été confrontée à ce problème jusqu'à ce qu'elle découvre Spreadsheet Server, un outil de reporting ERP proposé par insightsoftware.

Midwest Property utilise un système ERP conçu pour le secteur immobilier par MRI Software LLC afin de gérer ses données opérationnelles, mais ce système ne disposait pas d’un outil de reporting ERP performant, selon Joseline Leroux, analyste immobilière chez Midwest Property Management. « MRI n’était pas en mesure de fournir les types de rapports dont Midwest avait besoin pour s’adapter à chaque niveau de gestion », a déclaré Mme Leroux. « MRI est un bon logiciel de gestion opérationnelle », a-t-elle ajouté. « Mais il ne dispose pas du meilleur logiciel de reporting. » Spreadsheet Server permet à Midwest Property de créer des rapports financiers qui exploitent des données opérationnelles en temps réel et peuvent être conçus pour des utilisateurs ou des fonctions spécifiques. Une analyste estime que cette fonctionnalité plus ciblée et cette facilité d’utilisation distinguent Spreadsheet Server des outils de business intelligence (BI) plus polyvalents. Elle a ajouté qu’elle pensait également que l’outil devait faire face à un marché de la BI très concurrentiel et qu’il pourrait avoir du mal à se faire une place face à des marques mieux établies.  

Intégrations avec plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP)

Mme Leroux a découvert Spreadsheet Server lors d’une conférence des utilisateurs de MRI il y a trois ans et a été séduite par la facilité d’installation du logiciel et son intégration avec Excel. Elle a décrit Spreadsheet Server comme une « véritable révolution » pour toute organisation qui génère actuellement ses rapports ERP manuellement. « N'importe qui ayant ne serait-ce qu'une connaissance minimale d'Excel peut obtenir directement depuis le logiciel des rapports de trésorerie et comptables à jour, dans le format de son choix », a-t-elle déclaré. « La première année, avec la simple licence de base de Spreadsheet Server, nous avons probablement économisé plus de 100 heures de travail sur la création des rapports. Auparavant, nous faisions tout manuellement, un par un, chaque mois, mais cet outil automatise entièrement le processus. » Les outils de reporting ERP d’insightsoftware, parmi lesquels figure Spreadsheet Server, offrent des fonctionnalités qui font souvent défaut aux outils de reporting natifs des ERP, selon Mike Lipps, PDG d’insightsoftware, dont le siège se trouve à Raleigh, en Caroline du Nord. « Ces outils de reporting ERP ne permettent de générer des rapports que sur les données présentes dans l’ERP, mais de nombreuses entreprises disposent aujourd’hui de plusieurs sources de données et parfois de plusieurs ERP au sein de leur organisation », a déclaré M. Lipps. Les outils d’insightsoftware s’intègrent à plus de 140 systèmes ERP— depuis les fournisseurs de premier plan, tels que SAP, Oracle et Microsoft Dynamics, jusqu’aux applications verticales spécialisées, comme MRI. « Si votre entreprise se développe par le biais d’acquisitions, vous pouvez très bien utiliser SAP comme ERP, puis acquérir d’autres sociétés qui utilisent PeopleSoft et JD Edwards », a expliqué M. Lipps. « La plupart des entreprises ne consacrent ni le temps ni les moyens nécessaires pour migrer tous ces ERP vers un seul système ; il y a donc beaucoup de données en dehors de l’ERP principal qu’il faut intégrer pour établir les rapports financiers. »

L'application Spreadsheet Server d'InsightSoftware permet aux utilisateurs d'obtenir des rapports en temps réel à partir des données opérationnelles de l'ERP.

Gain de temps avec l'ERP

Pour Midwest, comme pour toute agence immobilière, le temps, c'est de l'argent. Mme Leroux estime que Spreadsheet Server a permis à son service de gagner au moins 20 heures par semaine dans la préparation des rapports. Le service comptable de Midwest Property utilise également l'outil de reporting de l'ERP et réalise un gain de temps similaire. « Ce n’est pas que mon équipe et le service comptable disposent soudainement de tout ce temps libre ; c’est simplement que nous pouvons apporter une plus grande valeur ajoutée à l’entreprise, car nous ne passons plus tout notre temps à mettre en forme des rapports », explique Mme Leroux. « Désormais, nous pouvons créer des tableaux de bord interactifs pour tous les gestionnaires immobiliers et le vice-président : ils les reçoivent le jour même de la clôture de la transaction. Ils peuvent explorer les données en détail, et la présentation correspond exactement à ce qu’ils souhaitent voir. » Mme Leroux peut également répondre en temps réel aux questions des gestionnaires immobiliers ou de la direction lors des réunions, plutôt que de passer plusieurs jours à préparer ses réponses. « Désormais, lorsqu’ils posent des questions à l’improviste, je peux y répondre en environ deux minutes », a-t-elle déclaré. « Cela nous permet de prendre davantage de décisions commerciales en temps réel. » Spreadsheet Server offre également à Midwest Property une vue unique de ses données directement dans le système ERP de l’entreprise, et les erreurs qui étaient courantes avec les processus manuels ont été réduites au minimum, selon Mme Leroux. « Nos budgets et nos flux de trésorerie sont de plus en plus précis », a expliqué Mme Leroux. « Nous fonctionnons avec des effectifs réduits, c’est donc formidable de disposer d’un outil qui simplifie considérablement les choses. »  

Absence d'outils de reporting natifs dans les ERP

Selon Chandana Gopal, directrice de recherche en analyse commerciale chez IDC, les applications telles que Spreadsheet Server peuvent s’avérer précieuses pour les entreprises, car elles offrent des fonctionnalités qui font souvent défaut aux systèmes de reporting natifs des ERP. La fonction de reporting native peut convenir aux entreprises qui n’utilisent qu’un seul système ERP, mais cela est assez rare de nos jours. « Très peu d’entreprises fonctionnent réellement avec un seul système de référence, et la plupart d’entre elles disposent de plusieurs systèmes de référence — qu’il s’agisse d’ERP ou de logiciels de back-office. Le logiciel de reporting doit donc rassembler toutes ces données », a déclaré Mme Gopal. « Pour obtenir des rapports de qualité — le type de rapports financiers sur lesquels les dirigeants peuvent s’appuyer pour prendre des décisions stratégiques —, il faut généralement superposer une solution telle que [les outils d’insightsoftware] au-dessus de l’ERP. » insightsoftware s’intègre étroitement à certains systèmes ERP spécialisés destinés à des secteurs tels que l’industrie manufacturière, l’immobilier ou le pétrole et le gaz. « La mise en œuvre est rapide pour les entreprises qui utilisent déjà ces systèmes ERP », a déclaré M. Gopal. « Elles peuvent générer et exploiter des rapports plus efficacement avec insightsoftware qu’avec les [fonctionnalités de reporting natives de l’ERP], car l’outil est étroitement couplé à ces systèmes ERP. » Toutefois, M. Gopal a précisé que Spreadsheet Server ne convenait pas forcément à toutes les entreprises, surtout aujourd’hui où le marché regorge d’outils de BI et d’analyse. Les entreprises peuvent opter pour des solutions plus polyvalentes telles que Qlik et Tableau, ou décider d’en utiliser plusieurs à des fins différentes ou pour différents services, a expliqué Mme Gopal. « Il existe un grand nombre d’outils disponibles, et chaque secteur d’activité [LOB] peut souhaiter disposer d’un outil qui lui convienne le mieux », a-t-elle déclaré. « insightsoftware est principalement utilisé par le secteur financier, par opposition aux services marketing, commerciaux ou aux fonctions générales. »  

Bien plus qu'un simple « assez bien »

Selon Gopal, les outils d’insightsoftware se heurtent à certains défis. L’entreprise a pris du retard dans le développement d’applications cloud, ce qui la place derrière certains de ses concurrents qui ont fait du cloud leur priorité. De plus, en tant qu’entreprise relativement petite, insightsoftware ne bénéficie pas de la notoriété dont jouissent ses concurrents mieux établis. Par ailleurs, bien que Spreadsheet Server et d’autres outils d’insightsoftware soient spécialisés pour des cas d’utilisation spécifiques comme la finance, certaines organisations peuvent se contenter d’outils de reporting basiques qui sont simplement « suffisants », a déclaré M. Gopal. C’est particulièrement le cas pour les petites et moyennes entreprises qui continuent de générer leurs rapports dans Excel, que Mme Gopal a décrit comme un concurrent de taille, « car c’est gratuit et que tout le monde l’a sur son ordinateur ». Quant aux autres entreprises, elles « peuvent également disposer d’applications de planification financière telles qu’Anaplan ou Post Analytics, qui intègrent elles aussi des fonctionnalités de reporting », a-t-elle ajouté. « Ainsi, si vous les utilisez déjà pour la planification, cela peut s’avérer suffisant. » Cependant, insightsoftware présente l’avantage d’être facile à mettre en œuvre et à utiliser. « La solution propose des modèles, des structures et des rapports prédéfinis que l’on peut rapidement mettre en service, contrairement à des outils comme Qlik ou Tableau, où l’on peut être amené à créer ces éléments individuellement car ils ne sont pas conçus pour le reporting financier », a expliqué Mme Gopal. Cet article a été initialement publié dans SearchERP le 2 juillet 2019.