SearchERP: ERP-rapporteringsverktyget ger fastighetsföretaget bättre insyn i sina data

Spreadsheet Server från insightsoftware hjälper fastighetsförvaltningsföretag att spara tid när de skapar rapporter utifrån data från sitt operativa ERP-system och att effektivisera rapporteringsprocesserna.

Jim O'Donnell, nyhetsredaktör, TechTarget

ERP-system är hjärtat i de flesta företag, men det är inte alltid lätt att få ut användbar data ur dem. Midwest Property Management, ett fastighetsförvaltningsföretag med säte i Edmonton, Alberta, hade svårt med detta tills man upptäckte Spreadsheet Server, ett rapporteringsverktyg för ERP-system från insightsoftware.

Midwest Property använder ett ERP-system från MRI Software LLC som är utformat för fastighetsbranschen för att hantera operativa data, men systemet saknade ett robust rapporteringsverktyg för ERP, enligt Joseline Leroux, fastighetsanalytiker på Midwest Property Management. MRI kunde inte leverera den typ av rapporter som Midwest behövde för att skräddarsy dem för varje ledningsnivå, sa Leroux. ”MRI är ett bra operativt mjukvarusystem”, sa hon. ”Det har inte den bästa rapporteringsmjukvaran.” Spreadsheet Server gör det möjligt för Midwest Property att skapa finansiella rapporter som använder operativa data i realtid och som kan utformas för specifika användare eller funktioner. En analytiker anser att denna mer riktade funktionalitet och användarvänligheten skiljer Spreadsheet Server från mer allmänna verktyg för affärsintelligens (BI). Hon säger också att hon tror att verktyget står inför en överfylld BI-marknad och kan få svårt att vinna erkännande jämfört med mer etablerade varumärken.  

Flera ERP-integrationer

Leroux upptäckte Spreadsheet Server på en MRI-användarkonferens för tre år sedan och lockades av programvarans enkla installation och integration med Excel. Hon beskrev Spreadsheet Server som en ”game changer” för alla organisationer som för närvarande sammanställer ERP-rapporter manuellt. ”Vem som helst som har även de minsta grundkunskaperna i Excel kan få fram aktuella likviditets- och redovisningsrapporter direkt från programvaran i vilket format man än önskar”, sa hon. ”Under det första året sparade vi, med endast den grundläggande Spreadsheet Server-licensen, troligen över 100 timmar i rapporteringstid. Tidigare gjorde vi allt manuellt, en i taget, varje månad, men nu automatiseras hela processen fullständigt.” insightsoftwares verktyg för ERP-rapportering, som inkluderar Spreadsheet Server, erbjuder funktioner som ofta saknas i de inbyggda rapporteringsverktygen i ERP-systemen, enligt Mike Lipps, VD på insightsoftware, med säte i Raleigh, North Carolina. ”Dessa ERP-rapporteringsverktyg låter dig bara rapportera på data som finns i ERP-systemet, men många företag har idag flera datakällor och ibland flera olika ERP-system i verksamheten”, säger Lipps. insightsoftwares verktyg kan integreras med över 140 ERP-system– från de ledande leverantörerna, som SAP, Oracle och Microsoft Dynamics, till specialiserade branschapplikationer, som MRI. ”Om du är ett företag som växer genom förvärv kan du ha SAP som ERP-system och sedan förvärva andra företag som använder PeopleSoft och JD Edwards”, säger Lipps. ”De flesta företag lägger inte ner den tid och de kostnader som krävs för att migrera alla dessa ERP-system till ett enda system, så det finns massor av data utanför huvud-ERP:et som du måste hämta in för att kunna göra finansiell rapportering.”

Med programmet Spreadsheet Server från insightsoftware kan användarna ta fram rapporter i realtid utifrån operativa data från ERP-systemet.

ERP-tidsbesparing

För Midwest, precis som för alla fastighetsföretag, är tid pengar. Leroux uppskattade att Spreadsheet Server har sparat hennes avdelning minst 20 timmar varje vecka i arbetet med att sammanställa rapporter. Midwest Properties ekonomiavdelning använder också ERP-rapporteringsverktyget och sparar ungefär lika mycket tid. ”Det är inte så att min grupp och redovisningen plötsligt har massor av ledig tid över; det handlar om att vi kan tillföra större värde till organisationen, eftersom vi inte lägger all vår tid på att formatera rapporter”, säger Leroux. ”Nu kan vi skapa interaktiva översiktspaneler för alla fastighetsförvaltare och vice VD:n – de får tillgång till dem samma dag som transaktionen slutförs. De kan fördjupa sig i detaljerna, och det ser ut precis som de vill ha det.” Leroux kan också svara på frågor från fastighetsförvaltare eller ledningen i realtid under möten, istället för att behöva flera dagar på sig att förbereda svaren. ”Nu, när de ställer spontana frågor, kan jag svara på dem inom ungefär två minuter”, säger hon. ”Det gör att vi kan fatta fler affärsbeslut i realtid.” Spreadsheet Server ger dessutom Midwest Property en samlad översikt över sina data direkt i företagets ERP-system, och de fel som var vanliga vid manuella processer har minimerats, enligt Leroux. ”Vi har blivit allt mer exakta i alla våra budgetar och kassaflöden”, förklarade Leroux. ”Vi drivs ganska resurssnålt, så det är fantastiskt att ha något som helt enkelt blir en självklarhet.”  

Brist på inbyggda rapporteringsverktyg i ERP-systemet

Program som Spreadsheet Server kan vara värdefulla för organisationer, eftersom de erbjuder funktioner som ofta saknas i ERP-systemens inbyggda rapporteringsfunktioner, enligt Chandana Gopal, forskningschef för affärsanalys vid IDC. Den inbyggda rapporteringsfunktionen kan fungera för organisationer som endast använder ett enda ERP-system, men detta är ganska sällsynt nuförtiden. ”Det är väldigt få företag som faktiskt arbetar med ett enda huvudsystem, och de flesta har flera olika system – ERP-system eller backoffice-programvaror. Därför måste rapporteringsprogramvaran sammanfoga allt”, säger Gopal. ”För att få bra rapportering – den typ av finansiella rapporter som ledningen kan basera sina strategiska beslut på – måste man vanligtvis lägga till något som [insightsoftwares verktyg] ovanpå ERP-systemet.” insightsoftware integreras tätt med vissa specialiserade ERP-system för branscher som tillverkning, fastigheter eller olja och gas. ”Det går snabbt att implementera för företag som redan använder dessa ERP-system”, säger Gopal. ”De kan ta fram och köra rapporter bättre med insightsoftware än med [ERP-systemets inbyggda rapporteringsfunktioner], eftersom det är så tätt integrerat med dessa ERP-system.” Gopal påpekar dock att Spreadsheet Server kanske inte passar alla företag, särskilt inte idag när marknaden är översvämmad av BI- och analysverktyg. Företag kan välja mer allmänna alternativ från Qlik och Tableau, eller så kan de besluta sig för att använda flera olika verktyg för olika ändamål eller avdelningar, förklarade Gopal. ”Det finns ett antal verktyg tillgängliga, och varje affärsområde [LOB] kanske vill ha ett verktyg som fungerar bäst just för dem”, sade hon. ”insightsoftware används främst av det finansiella affärsområdet, till skillnad från marknadsföring, försäljning eller allmänna funktioner.”  

Mer än bara ”tillräckligt bra”

Enligt Gopal står insightsoftwares verktyg inför vissa utmaningar. Företaget var sent ute med att utveckla molnapplikationer, vilket gör att det hamnar efter vissa av sina konkurrenter som satsat på molnet från början. Och som ett relativt litet företag saknar insightsoftware den varumärkeskännedom som mer etablerade konkurrenter har. Dessutom, även om Spreadsheet Server och andra verktyg från insightsoftware är specialiserade för specifika användningsområden som ekonomi, kan vissa organisationer vara nöjda med grundläggande rapporteringsverktyg som helt enkelt är ”tillräckligt bra”, säger Gopal. Det gäller särskilt små och medelstora företag som fortfarande skapar rapporter i Excel, vilket Gopal beskrev som en betydande konkurrent, ”eftersom det är gratis och finns på allas datorer”. Andra företag ”kan också ha applikationer för finansiell planering som Anaplan eller Post Analytics, som också har rapporteringsfunktioner”, sa hon. ”Så om man redan har det för planering kan det vara tillräckligt bra.” Insightsoftware har dock fördelen att det är enkelt att implementera och använda. ”De har färdiga mallar, modeller och rapporter som man snabbt kan sätta igång med, till skillnad från något som Qlik eller Tableau, där man kanske måste bygga upp de enskilda delarna själv eftersom de inte är utformade för finansiell rapportering”, sa Gopal. Denna artikel publicerades ursprungligen i SökERP den 2 juli 2019.