SearchERP: ERP-raportointityökalu tuo kiinteistöalan yrityksen lähemmäksi omia tietojaan

Insightsoftwaren Spreadsheet Server -sovellus säästää kiinteistönhallintayrityksen aikaa raporttien laatimisessa sen operatiivisen ERP-järjestelmän tietojen pohjalta ja tehostaa raportointiprosesseja.

Jim O'Donnell, uutistoimittaja, TechTarget

ERP-järjestelmät ovat useimpien yritysten sydän, mutta hyödyllisten tietojen saaminen niistä ei aina ole helppoa. Edmontonissa, Albertassa toimiva kiinteistönhallintayritys Midwest Property Management kamppaili tämän ongelman kanssa, kunnes se löysi Spreadsheet Serverin, insightsoftwaren kehittämän ERP-raportointityökalun.

Midwest Property käyttää kiinteistöalalle suunniteltua MRI Software LLC:n ERP-järjestelmää operatiivisten tietojen hallintaan, mutta järjestelmästä puuttui vankka ERP-raportointityökalu, kertoo Midwest Property Managementin kiinteistöanalyytikko Joseline Leroux. MRI ei kyennyt tuottamaan sellaisia raportteja, joita Midwest tarvitsi kunkin johtotason tarpeisiin räätälöityinä, Leroux totesi. ”MRI on hyvä toiminnallinen ohjelmistojärjestelmä”, hän sanoi. ”Sen raportointiohjelmisto ei kuitenkaan ole paras mahdollinen.” Spreadsheet Serverin avulla Midwest Property voi luoda taloudellisia raportteja, jotka hyödyntävät reaaliaikaista operatiivista dataa ja jotka voidaan räätälöidä tietyille käyttäjille tai toiminnoille. Eräs analyytikko uskoo, että tämä kohdennetumpi toiminnallisuus ja helppokäyttöisyys erottavat Spreadsheet Serverin yleisemmistä liiketoimintatiedon hallinnan (BI) työkaluista. Hän sanoi uskovansa myös, että työkalu joutuu kilpailemaan tiukasti BI-markkinoilla ja että sen voi olla vaikea saavuttaa tunnettuutta vakiintuneempien brändien rinnalla.  

Useita ERP-järjestelmien integrointeja

Leroux tutustui Spreadsheet Serveriin kolme vuotta sitten MRI:n käyttäjäkonferenssissa, ja ohjelmiston helppo asennus sekä integroitavuus Exceliin herättivät hänen kiinnostuksensa. Hän kuvaili Spreadsheet Serveriä ”mullistavaksi ratkaisuksi” kaikille organisaatioille, jotka tällä hetkellä laativat ERP-raportteja manuaalisesti. ”Kuka tahansa, jolla on edes vähäisimmätkin Excel-taidot, voi saada ajantasaiset kassavirta- ja kirjanpitoraportit suoraan ohjelmistosta haluamassaan muodossa”, hän sanoi. ”Ensimmäisenä vuonna pelkän Spreadsheet Serverin peruslisenssin avulla säästimme raportointiaikaa luultavasti yli 100 tuntia. Aiemmin teimme kaiken manuaalisesti, yksi kerrallaan, joka kuukausi, mutta tämä automatisoi koko prosessin täysin.” insightsoftwaren ERP-raportointityökalut, joihin kuuluu Spreadsheet Server, tarjoavat ominaisuuksia, joita alkuperäisistä ERP-raportointityökaluista usein puuttuu, kertoo insightsoftwaren toimitusjohtaja Mike Lipps, jonka yritys sijaitsee Raleighissa, Pohjois-Carolinassa. ”Näillä ERP-raportointityökaluilla voi raportoida vain ERP-järjestelmässä olevista tiedoista, mutta monilla yrityksillä on nykyään useita tietolähteitä ja toisinaan jopa useita ERP-järjestelmiä liiketoiminnassaan”, Lipps sanoi. insightsoftwaren työkalut integroituvat yli 140 ERP-järjestelmään– aina SAP:n, Oraclen ja Microsoft Dynamicsin kaltaisista ykkösluokan toimittajista MRI:n kaltaisiin erikoistuneisiin vertikaalisovelluksiin. ”Jos yrityksesi kasvaa yritysostojen kautta, sinulla voi olla SAP ERP-järjestelmänä ja sitten voit ostaa muita yrityksiä, jotka käyttävät PeopleSoftia ja JD Edwardsia”, Lipps sanoi. ”Useimmat yritykset eivät halua käyttää aikaa ja rahaa kaikkien näiden ERP-järjestelmien siirtämiseen yhteen järjestelmään, joten pää-ERP:n ulkopuolella on paljon dataa, joka on tuotava mukaan taloudellisen raportoinnin tekemiseksi.”

Insightsoftwaren Spreadsheet Server -sovelluksen avulla käyttäjät voivat saada reaaliaikaisia raportteja ERP-järjestelmän operatiivisista tiedoista.

ERP-ajan säästö

Midwestille, kuten mille tahansa kiinteistövälitysyhtiölle, aika on rahaa. Leroux arvioi, että Spreadsheet Server on säästänyt hänen osastolleen vähintään 20 tuntia viikossa raporttien laatimisessa. Myös Midwest Propertyn kirjanpito-osasto käyttää ERP-raportointityökalua ja säästää suunnilleen saman verran aikaa. ”Kyse ei ole siitä, että ryhmälläni ja kirjanpidolla olisi yhtäkkiä paljon vapaa-aikaa käytettävissämme, vaan siitä, että voimme tuottaa organisaatiolle enemmän lisäarvoa, koska emme käytä koko aikaamme raporttien muotoiluun”, Leroux sanoi. ”Nyt voimme luoda interaktiivisia koontinäyttöjä kaikille kiinteistöpäälliköille ja varapuheenjohtajalle – he saavat ne samana päivänä, kun rahavirta on selvitetty. He voivat syventää tietoja, ja ne näyttävät juuri sellaisilta kuin he haluavatkin.” Leroux voi myös vastata kiinteistöpäälliköiden tai ylimmän johdon kysymyksiin reaaliajassa kokouksissa sen sijaan, että vastausten valmistelu veisi päiviä. ”Nyt, kun he esittävät kysymyksiä lennosta, voin vastata niihin noin kahdessa minuutissa”, hän sanoi. ”Se antaa meille mahdollisuuden tehdä enemmän reaaliaikaisia liiketoimintapäätöksiä.” Spreadsheet Server tarjoaa Midwest Propertylle myös yhtenäisen näkymän sen tietoihin suoraan yrityksen ERP-järjestelmässä, ja manuaalisissa prosesseissa yleiset virheet on Lerouxin mukaan saatu minimoitua. "Olemme saavuttaneet yhä suuremman tarkkuuden kaikissa budjeteissamme ja kassavirroissamme", Leroux selitti. "Toimimme melko kevyesti, joten on hienoa, että meillä on käytössämme ratkaisu, joka on täysin itsestään selvä."  

Alkuperäiset ERP-raportointityökalut puuttuvat

IDC:n liiketoiminta-analytiikan tutkimusjohtaja Chandana Gopalin mukaan Spreadsheet Serverin kaltaiset sovellukset voivat olla arvokkaita organisaatioille, koska ne tarjoavat ominaisuuksia, joita ERP-järjestelmien omissa raportointitoiminnoissa usein puuttuu. Järjestelmän oma raportointitoiminto saattaa toimia organisaatioissa, jotka käyttävät vain yhtä ERP-järjestelmää, mutta tämä on nykyään melko harvinaista. ”Hyvin harvat yritykset toimivat tosiasiassa yhden ainoan tietojärjestelmän varassa, ja useimmilla on useita tietojärjestelmiä – ERP-järjestelmiä tai back office -ohjelmistoja. Siksi raportointiohjelmiston on koottava kaikki tiedot yhteen”, Gopal sanoi. ”Jotta saadaan hyvää raportointia – sellaisia taloudellisia raportteja, joiden perusteella johtajat voivat tehdä strategisia päätöksiä – ERP-järjestelmän päälle on yleensä lisättävä jotain [insightsoftwaren työkalujen] kaltaista.” insightsoftware integroituu tiiviisti joihinkin erikoistuneisiin ERP-järjestelmiin, jotka on tarkoitettu esimerkiksi valmistusteollisuudelle, kiinteistöalalle tai öljy- ja kaasualalle. ”Käyttöönotto sujuu nopeasti yrityksissä, jotka jo käyttävät kyseisiä ERP-järjestelmiä”, Gopal sanoi. ”Ne voivat tuottaa ja käyttää raportteja paremmin insightsoftwaren avulla kuin [ERP-järjestelmän omien raportointitoimintojen] avulla, koska se on niin tiiviisti integroitu näihin ERP-järjestelmiin.” Gopal totesi kuitenkin, että Spreadsheet Server ei välttämättä sovi kaikille yrityksille, varsinkin nykyään, kun markkinoilla on runsaasti BI- ja analytiikkatyökaluja. Yritykset voivat valita yleiskäyttöisempiä vaihtoehtoja Qlikiltä ja Tableauilta, tai ne voivat päättää käyttää useita eri työkaluja eri tarkoituksiin tai osastoille, Gopal selitti. ”Saatavilla on lukuisia työkaluja, ja jokainen liiketoiminta-alue [LOB] saattaa haluta juuri itselleen parhaiten sopivan työkalun”, hän sanoi. ”insightsoftwarea käytetään pääasiassa taloushallinnon liiketoiminta-alueella, toisin kuin markkinoinnissa, myynnissä tai yleiskäyttöisissä toiminnoissa.”  

Enemmän kuin vain ”riittävän hyvä”

Gopalin mukaan insightsoftwaren työkalut kohtaavat joitakin haasteita. Yritys myöhästyi pilvisovellusten kehittämisessä, minkä vuoksi se on jäänyt jälkeen joistakin pilvipohjaisuuteen panostaneista kilpailijoistaan. Lisäksi suhteellisen pienenä yrityksenä insightsoftwarella ei ole yhtä tunnettua brändiä kuin vakiintuneemmilla kilpailijoilla. Vaikka Spreadsheet Server ja muut insightsoftwaren työkalut onkin räätälöity tiettyihin käyttötarkoituksiin, kuten taloushallintoon, jotkut organisaatiot saattavat tyytyä perusraportointityökaluihin, jotka ovat vain ”riittävän hyviä”, Gopal totesi. Tämä pätee erityisesti pieniin ja keskisuuriin yrityksiin, jotka laativat raportteja edelleen Excelissä, jota Gopal kuvaili merkittäväksi kilpailijaksi, ”koska se on ilmainen ja löytyy jokaisen työpöydältä”. Muilla yrityksillä ”voi olla myös taloussuunnittelusovelluksia, kuten Anaplan tai Post Analytics, joissa on myös raportointitoiminnot”, hän sanoi. ”Joten jos niitä on jo käytössä suunnitteluun, ne saattavat olla riittävän hyviä.” Insightsoftwarella on kuitenkin etuna helppokäyttöisyys ja käyttöönoton helppous. ”Siinä on valmiita malleja, mallipohjia ja raportteja, jotka voi ottaa nopeasti käyttöön, toisin kuin esimerkiksi Qlikissä tai Tableaussa, joissa nämä osat saatetaan joutua rakentamaan itse, koska niitä ei ole suunniteltu talousraportointia varten”, Gopal sanoi. Tämä artikkeli julkaistiin alun perin HakuERP -sivustolla 2. heinäkuuta 2019.