Von der Abhängigkeit von der IT zur Ad-hoc-Berichterstattung: Warum und wie

Es ist ein nur allzu bekanntes Szenario: Sie stecken mitten im Monatsabschluss, und eine kürzlich vorgenommene Änderung im ERP-System (Enterprise Resource Planning) macht eine Anpassung einiger der wichtigsten Berichte erforderlich, auf die Sie sich jeden Monat verlassen. Alle IT-Mitarbeiter sind bereits nach Hause gegangen, aber selbst wenn sie noch im Büro wären, würden sie Ihnen wahrscheinlich zwei oder drei Tage (oder möglicherweise sogar noch viel länger) für die erforderlichen Anpassungen in Aussicht stellen. Sie beschließen, die Daten manuell zusammenzustellen, indem Sie sie per Kopieren und Einfügen in eine Tabellenkalkulation übertragen. Das ist langsam und mühsam, aber letztendlich kommt die Arbeit doch erledigt – hoffentlich haben Sie dabei keine Fehler gemacht.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, was passieren kann, wenn Sie eine sofortige Berichtspflicht haben, aber vollständig von der IT-Abteilung abhängig sind, um notwendige Änderungen an Ihrer bestehenden Berichtsbibliothek vorzunehmen. In vielen Fällen erfordern solche Änderungen zwar nicht viel Zeit oder Aufwand, aber sie erfordern spezielles technisches Fachwissen. In den meisten Unternehmen ist die IT-Abteilung stark ausgelastet, sodass es häufig zu einem Rückstau an Serviceanfragen kommt, was zu langen Verzögerungen führt. In anderen Fällen müssen Unternehmen auf teure externe Berater zurückgreifen, die für diese Arbeit Hunderte von Dollar pro Stunde verlangen.

Ähnliche Situationen entstehen, wenn die Unternehmensleitung nach Antworten auf Fragen sucht, die in der Vergangenheit nicht unbedingt regelmäßig aufgetreten sind. In solchen Fällen ist die Abhängigkeit von geschulten Fachleuten ein Nachteil. Sie führt zu Verzögerungen und verursacht Kosten. Außerdem bindet sie wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle dringend benötigt werden könnten.

Glücklicherweise gibt es einen besseren Weg, Ad-hoc-Berichte zu erstellen. Finanzteams müssen nicht auf externe Ressourcen angewiesen sein. Mit den richtigen Tools für die Finanzberichterstattung können die Mitarbeiter der Buchhaltung ihre eigenen Ad-hoc-Berichte von Grund auf selbst gestalten und so schnell und einfach Analysewerkzeuge entwickeln, deren Erstellung andernfalls Tage oder Wochen gedauert hätte.

Das Problem mit herkömmlichen Ansätzen zur Berichterstattung

Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme verfügen über eigene, integrierte Berichtstools. Leider lassen diese in puncto Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit bei der Finanzberichterstattung oft zu wünschen übrig. Für Finanzanalysen sind sie schlichtweg ungeeignet, da sie keine Möglichkeiten zum Einfügen von Formeln, Pivot-Tabellen, „Was-wäre-wenn“-Szenarien und Ähnlichem bieten.

Die Erstellung eines Ad-hoc-Berichts erfordert oft den Umgang mit schwer verständlichen Funktionen und die Auseinandersetzung mit den Details von ERP-Datenbanktabellen. Integrierte Tools sind häufig unflexibel und bieten keine Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Datenquellen oder manchmal sogar aus verschiedenen Modulen desselben ERP-Systems miteinander zu verknüpfen.

Die Folgen dieser Einschränkungen sind in der Regel recht vorhersehbar: Die Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen exportieren letztendlich Daten aus ihrem ERP-System, importieren sie in eine Tabellenkalkulation und führen ihre Auswertungen und Analysen dann auf dieser Grundlage durch.

Microsoft Excel ist weltweit ein beliebtes Werkzeug für Finanzteams, da es einfach zu bedienen und zugleich bemerkenswert flexibel und leistungsstark ist. Excel ist allgegenwärtig; auf praktisch jedem Computer ist eine Version installiert, und für die meisten Menschen ist es zur ersten Wahl geworden, wenn es darum geht, Zahlen zu verarbeiten.

Allerdings gibt es beim einfachen Exportieren/Importieren oder Kopieren/Einfügen einige Probleme. Erstens ist es mühsam und zeitaufwendig, Informationen manuell zu kopieren und einzufügen oder Daten neu zu formatieren, die aus dem ERP-System exportiert und anschließend in eine Tabellenkalkulation importiert wurden. Zweitens kommt es dabei häufig zu Fehlern. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Datensatz in eine bestehende Tabellenkalkulation kopieren und einfügen, können Informationen verloren gehen, wenn neue Zeilen hinzugefügt wurden und die Formeln nicht entsprechend angepasst wurden. Solche Fehler lassen sich oft nur schwer aufspüren. Da Sie die meisten Finanzberichte als Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen nutzen, können Ungenauigkeiten kostspielige Folgen haben.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass solche Berichte statisch sind. Wenn Sie diesen manuellen Kopier- und Einfügevorgang für Finanzberichte nutzen, entstehen Informationen, die bereits zum Zeitpunkt der Erstellung des Berichts veraltet sind. Die von Ihnen exportierten Daten dienen lediglich als Kopie dessen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt im ERP-System gespeichert war. Typische tabellenkalkulationsbasierte Berichte können diese Informationen nicht ohne noch mehr manuellen Aufwand aktualisieren.

Auch wenn all diese Einschränkungen zusammen genommen große Probleme verursachen, ist die gute Nachricht, dass eine Tabellenkalkulation dennoch gut als Ad-hoc-Berichtstool funktionieren kann – vorausgesetzt, sie wird in Verbindung mit robusten, speziell für diesen Zweck entwickelten Tools eingesetzt, die Ihre ERP-Daten auswerten und direkte Verknüpfungen zwischen der Tabellenkalkulation und den Informationen in Ihrem Buchhaltungs-/ERP-System herstellen.

Unabhängigkeit von der IT

Ihr Team von der Abhängigkeit von der IT-Abteilung zu befreien, mag nach einer großen Herausforderung klingen, doch es gibt Maßnahmen, die Sie diesem Ziel näherbringen können. Erstellen Sie, wo immer möglich, automatisierte Berichte, die sich ohne Hilfe der IT-Abteilung leicht aktualisieren lassen und auf Echtzeitdaten basieren, damit die Leser der Berichte die Daten selbst genauer untersuchen können. Erwägen Sie den Wechsel zu einem Tool, das auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist. Solche Tools erfordern in der Regel weniger technische Kenntnisse und bieten den Nutzern deutlich mehr Flexibilität bei der Erstellung und Bearbeitung von Berichten. Speziell entwickelte Dashboards bieten leistungsstarke Visualisierungen, die eine breite Nutzergruppe informieren und aufklären. Tools, mit denen Mitglieder des Finanzteams über Excel direkt auf Live-ERP-Daten zugreifen können, machen Ad-hoc-Analysen wesentlich einfacher, schneller und flexibler.

Robuste, speziell entwickelte Berichtstools von insightsoftware ermöglichen es, Daten nahezu in Echtzeit direkt aus Ihrem ERP-System (oder sogar aus mehreren unterschiedlichen Systemen) abzurufen und diese Informationen anschließend im Tabellenkalkulationsformat zu bearbeiten. So können Fachleute aus dem Finanz- und Rechnungswesen (F&A) Ad-hoc-Analysen durchführen, Formeln einfügen und von den vertrauten Funktionen und Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation profitieren. Mit den Finanzberichtstools von insightsoftware können Finanzanwender den Inhalt von Berichten selbstständig mit vertrauten Werkzeugen und ohne Hilfe der IT-Abteilung anpassen.

Wenn F&A-Fachkräfte ihre Berichte selbst erstellen können, werden Reibungsverluste bei der Finanzberichterstattung und -analyse vermieden. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung erhalten genau das, was sie benötigen – und zwar genau dann, wenn sie es brauchen. Wenn Ihr Unternehmen nach einer besseren Lösung für die Ad-hoc-Berichterstattung sucht, kann insightsoftware Ihnen dabei helfen. Fordern Sie eine kostenlose Demo an, um sich selbst davon zu überzeugen.