IT-riippuvuudesta tilannekohtaiseen raportointiin: miksi ja miten

Tilanne on liiankin tuttu: Olet keskellä kuukauden lopun tilinpäätöskäsittelyä, ja äskettäinen muutos ERP-järjestelmässä (Enterprise Resource Planning) edellyttää muutoksia joihinkin keskeisiin raportteihin, joihin luotat joka kuukausi. IT-osaston kaikki työntekijät ovat jo lähteneet kotiin, mutta vaikka he olisivatkin vielä toimistolla, he todennäköisesti arvioisivat, että tarvittavien muutosten tekeminen veisi kaksi tai kolme päivää (tai mahdollisesti paljon kauemmin). Päätät koota tiedot manuaalisesti kopioimalla ja liittämällä ne taulukkolaskentaohjelmaan. Se on hidasta ja työlästä, mutta lopulta homma hoituu – toivottavasti et tehnyt matkan varrella virheitä.

Tämä on vain yksi esimerkki siitä, mitä voi tapahtua, kun sinulla on välitön raportointitarve, mutta olet täysin riippuvainen IT-osastosta tarvittavien muutosten tekemisessä olemassa olevaan raporttikirjastoon. Monissa tapauksissa tällaiset muutokset eivät välttämättä vaadi paljon aikaa tai vaivaa, mutta ne edellyttävät erityistä teknistä osaamista. Useimmissa organisaatioissa IT-osasto on kiireinen, joten palvelupyyntöjä kertyy usein ruuhkaan, mikä johtaa pitkiin viivästyksiin. Toisissa tapauksissa yritysten on turvauduttava kalliisiin ulkopuolisiin konsultteihin, jotka veloittavat työstään satoja dollareita tunnilta.

Samanlaisia tilanteita syntyy, kun johto etsii vastauksia kysymyksiin, joita ei välttämättä ole aiemmin tullut esiin säännöllisesti. Tällaisissa tilanteissa riippuvaisuus koulutetuista teknisistä asiantuntijoista on haitta. Se aiheuttaa viivästyksiä ja maksaa rahaa. Se myös sitoo arvokkaita resursseja, joita saatetaan kipeästi tarvita muualla.

Onneksi on olemassa parempi tapa laatia ad hoc -raportteja. Talousosastojen ei tarvitse olla riippuvaisia ulkoisista resursseista. Oikeiden talousraportointityökalujen avulla kirjanpitotiimin jäsenet voivat suunnitella omat ad hoc -raporttinsa alusta alkaen, minkä ansiosta he voivat nopeasti ja helposti kehittää analyysityökaluja, joiden tuottaminen olisi muuten voinut viedä päiviä tai viikkoja.

Perinteisten raportointitapojen ongelma

Useimmissa kirjanpito- ja ERP-järjestelmissä on omat sisäänrakennetut raporttigeneraattorit. Valitettavasti nämä eivät yleensä täytä odotuksia, kun kyse on taloudellisen raportoinnin käytettävyydestä ja luotettavuudesta. Ne eivät yksinkertaisesti toimi hyvin taloudellisessa analyysissä, koska niissä ei ole mahdollisuutta lisätä kaavoja, pivot-taulukoita, ”mitä jos” -skenaarioita ja niin edelleen.

Ad hoc -raportin laatiminen edellyttää usein monimutkaisten toimintojen hallitsemista ja ERP-tietokantataulukoiden yksityiskohtiin syventymistä. Sisäänrakennetut työkalut ovat usein joustamattomia, eivätkä ne kykene yhdistämään tietoja eri tietolähteistä tai toisinaan edes saman ERP-järjestelmän eri moduuleista.

Näiden rajoitusten seuraukset ovat yleensä melko ennustettavissa: talous- ja kirjanpitohenkilöstö joutuu viemään tietoja ERP-järjestelmästään, tuomaan ne taulukkolaskentaohjelmaan ja tekemään raportointinsa ja analyysinsä sieltä käsin.

Microsoft Excel on suosittu työkalu taloushallinnon tiimeille ympäri maailmaa, koska se on helppokäyttöinen ja samalla erittäin joustava ja tehokas. Excel on yleistä; käytännössä jokaisella tietokoneella on se asennettuna, ja siitä on tullut useimpien ihmisten ensisijainen ratkaisu aina, kun he tarvitsevat tehdä laskelmia.

Yksinkertaisessa vienti-/tuonti- tai kopioi-liitä-skenaariossa on kuitenkin muutamia ongelmia. Ensinnäkin on työlästä ja aikaa vievää kopioida ja liittää tietoja manuaalisesti tai muotoilla uudelleen tietoja, jotka on viety ERP-järjestelmästä ja tuotu sen jälkeen taulukkolaskentaohjelmaan. Toiseksi siinä on taipumus virheisiin. Kun esimerkiksi kopioit ja liität uuden tietojoukon olemassa olevaan taulukkoon, tietoja voi jäädä huomaamatta, jos taulukkoon on lisätty uusia rivejä eikä kaavoja ole mukautettu vastaavasti. Tällaisia virheitä voi olla vaikea löytää. Koska useimpia talousraportteja käytetään tärkeiden liiketoimintapäätösten perustana, epätarkkuudet voivat tulla kalliiksi.

Toinen ongelma on, että tällaiset raportit ovat staattisia. Kun käytät tätä manuaalista kopiointi- ja liittämisprosessia talousraporttien laatimisessa, tuloksena on tietoa, joka on vanhentunutta jo raportin luomisen hetkellä. Viedyt tiedot ovat vain kopio siitä, mitä ERP-järjestelmässä oli tietyllä hetkellä. Tyypillisiä taulukkolaskentaohjelmiin perustuvia raportteja ei voida päivittää ilman vielä lisää manuaalista työtä.

Vaikka kaikki nämä rajoitukset aiheuttavat suuria ongelmia, hyvä uutinen on, että taulukkolaskentaohjelma voi silti toimia hyvin tilapäisenä raportointityökaluna, edellyttäen että sitä käytetään yhdessä vankkojen, tarkoitukseen suunniteltujen työkalujen kanssa, jotka ymmärtävät ERP-tietojasi ja tarjoavat reaaliaikaisia linkkejä taulukkolaskentaohjelman ja kirjanpito- tai ERP-järjestelmän tietojen välillä.

Riippumattomuus IT:stä

Tiimin vapauttaminen IT-osaston riippuvuudesta saattaa kuulostaa haastavalta tehtävältä, mutta on olemassa toimenpiteitä, jotka voivat viedä sinua lähemmäksi tätä tavoitetta. Luo mahdollisuuksien mukaan automatisoituja raportteja, joita voidaan päivittää helposti ilman IT-osaston apua ja jotka perustuvat reaaliaikaiseen dataan, jotta raporttien lukijat voivat itse syventyä dataan. Harkitse siirtymistä työkaluun, joka on suunniteltu helppokäyttöiseksi. Tällaiset työkalut vaativat yleensä vähemmän teknistä osaamista ja tarjoavat käyttäjille paljon enemmän joustavuutta raporttien luomisessa ja muokkaamisessa. Erityisesti tähän tarkoitukseen kehitetyt hallintapaneelit tarjoavat tehokkaita visualisointeja, jotka antavat tietoa ja valistavat laajaa käyttäjäjoukkoa. Työkalut, joiden avulla talousosaston jäsenet voivat muodostaa suoran yhteyden reaaliaikaisiin ERP-tietoihin Excelin kautta, tekevät ad hoc -analyyseistä paljon yksinkertaisempia, nopeampia ja joustavampia.

Insightsoftwaren vankat, tarkoitukseen suunnitellut raportointityökalut mahdollistavat tietojen hakemisen suoraan ERP-järjestelmästäsi (tai jopa useista eri järjestelmistä) lähes reaaliajassa ja näiden tietojen käsittelyn taulukkolaskentaohjelmassa. Tämä antaa talous- ja kirjanpitoalan ammattilaisille mahdollisuuden suorittaa ad hoc -analyyseja, lisätä kaavoja ja hyödyntää tuttuja taulukkolaskentaohjelmien ominaisuuksia ja toimintoja. Insightsoftwaren talousraportointityökalujen avulla taloushallinnon käyttäjät voivat muokata raporttien sisältöä itse tutuilla työkaluilla ilman IT-osaston apua.

Kun talous- ja hallintoalan ammattilaiset voivat laatia omat raporttinsa, se sujuvoittaa talousraportointia ja analysointiprosesseja. Talousosaston jäsenet saavat juuri sen, mitä haluavat, juuri silloin kun sitä tarvitsevat. Jos organisaatiosi etsii parempaa tapaa laatia ad hoc -raportteja, insightsoftware voi auttaa. Pyydä ilmainen esittely ja katso itse.