De la dependencia de las tecnologías de la información a la elaboración de informes ad hoc: por qué y cómo

Es una situación que nos resulta de lo más familiar: estás inmerso en el proceso de cierre de fin de mes y un cambio reciente en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) obliga a modificar algunos de los informes clave en los que te basas cada mes. Todo el personal de TI se ha ido a casa, pero, aunque aún estuvieran en la oficina, lo más probable es que te dieran un plazo estimado de dos o tres días (o quizá mucho más) para completar las modificaciones necesarias. Decides recopilar la información manualmente, copiando y pegando los datos en una hoja de cálculo. Es un proceso lento y tedioso, pero al final consigues terminar el trabajo; esperemos que no hayas cometido ningún error por el camino.

Este es solo un ejemplo de lo que puede ocurrir cuando se tiene una necesidad inmediata de generar informes, pero se depende por completo del departamento de TI para realizar los cambios necesarios en la biblioteca de informes existente. En muchos casos, ese tipo de modificaciones puede que no requieran mucho tiempo ni esfuerzo, pero sí exigen conocimientos técnicos especializados. En la mayoría de las organizaciones, el departamento de TI está muy ocupado, por lo que a menudo se acumulan las solicitudes de servicio, lo que provoca largos retrasos. En otros casos, las empresas deben recurrir a costosos consultores externos que cobran cientos de dólares por hora por su trabajo.

Se dan situaciones similares cuando la dirección busca respuestas a preguntas que no se han planteado habitualmente en el pasado. En momentos como estos, depender de expertos técnicos cualificados supone un lastre. Provoca retrasos y genera gastos. Además, inmoviliza recursos valiosos que podrían ser muy necesarios en otros ámbitos.

Afortunadamente, existe una forma mejor de elaborar informes ad hoc. Los equipos financieros no tienen por qué depender de recursos externos. Con las herramientas adecuadas de elaboración de informes financieros, los miembros del equipo de contabilidad pueden diseñar sus propios informes ad hoc desde cero, lo que les permite desarrollar de forma rápida y sencilla herramientas analíticas cuya elaboración, de otro modo, podría haber llevado días o semanas.

El problema de los enfoques tradicionales en la elaboración de informes

La mayoría de los sistemas de contabilidad y ERP incluyen sus propios generadores de informes integrados. Lamentablemente, estos suelen quedarse cortos en cuanto a facilidad de uso y solidez a la hora de elaborar informes financieros. Simplemente no funcionan bien para el análisis financiero, ya que carecen de la capacidad de añadir fórmulas, tablas dinámicas, escenarios hipotéticos, etc.

El diseño de un informe ad hoc suele implicar tener que lidiar con funciones complejas y profundizar en los detalles de las tablas de la base de datos del ERP. Las herramientas integradas suelen ser poco flexibles y carecen de la capacidad de vincular información procedente de diferentes fuentes de datos o, en ocasiones, incluso de diferentes módulos dentro del mismo sistema ERP.

Las consecuencias de estas limitaciones suelen ser bastante previsibles: el personal de finanzas y contabilidad acaba exportando los datos de su sistema ERP, importándolos a una hoja de cálculo y, a continuación, elaborando sus informes y análisis a partir de ahí.

Microsoft Excel es una de las herramientas preferidas por los equipos financieros de todo el mundo, ya que es fácil de usar y, al mismo tiempo, ofrece una flexibilidad y una potencia extraordinarias. Excel está presente en todas partes; prácticamente todos los ordenadores tienen una copia instalada, y se ha convertido en la solución por excelencia para la mayoría de las personas cuando necesitan realizar cálculos numéricos.

Sin embargo, el sencillo proceso de exportación/importación o de copiar/pegar presenta algunos problemas. En primer lugar, resulta tedioso y lleva mucho tiempo copiar y pegar información manualmente, o reformatear los datos que se han exportado del ERP y posteriormente importado a una hoja de cálculo. En segundo lugar, se tiende a cometer errores. Cuando se copia y pega un nuevo lote de datos en una hoja de cálculo ya existente, por ejemplo, se puede pasar por alto información si se han añadido nuevas filas y las fórmulas no se han ajustado en consecuencia. Este tipo de errores puede resultar difícil de detectar. Dado que la mayoría de los informes financieros se utilizan para tomar decisiones empresariales importantes, las imprecisiones pueden salir muy caras.

Otro problema es que estos informes son estáticos. Cuando se utiliza este proceso manual de copiar y pegar para los informes financieros, se genera información que queda desactualizada desde el mismo momento en que se crea el informe. Los datos que se exportan no son más que una copia de lo que había en el sistema ERP en un momento concreto. Los informes típicos basados en hojas de cálculo no pueden actualizar esa información sin un esfuerzo manual aún mayor.

Aunque todas estas limitaciones suponen grandes problemas, la buena noticia es que una hoja de cálculo puede seguir funcionando bien como herramienta de generación de informes ad hoc, siempre que se utilice junto con herramientas sólidas y diseñadas específicamente para este fin, que interpreten los datos de tu ERP y proporcionen enlaces en tiempo real entre la hoja de cálculo y la información de tu sistema contable o ERP.

Independencia respecto a las tecnologías de la información

Liberar a tu equipo de la dependencia del departamento de TI puede parecer una tarea difícil, pero hay medidas que pueden acercarte a ese objetivo. Siempre que sea posible, crea informes automatizados que se puedan actualizar fácilmente sin la ayuda del departamento de TI, utilizando datos en tiempo real para que los destinatarios de los informes puedan analizar los datos por sí mismos. Plantéate cambiar a una herramienta diseñada pensando en la facilidad de uso. Este tipo de herramientas suelen requerir menos conocimientos técnicos y ofrecen a los usuarios una flexibilidad mucho mayor a la hora de crear y modificar informes. Los paneles de control diseñados específicamente para este fin proporcionan potentes visualizaciones que informan y forman a una amplia gama de usuarios. Las herramientas que permiten a los miembros del equipo financiero conectarse directamente a los datos en tiempo real del ERP a través de Excel hacen que los análisis ad hoc sean mucho más sencillos, rápidos y flexibles.

Las sólidas herramientas de generación de informes de insightsoftware, diseñadas específicamente para este fin, permiten extraer datos directamente de su sistema ERP (o incluso de varios sistemas distintos) casi en tiempo real y, a continuación, trabajar con esa información en formato de hoja de cálculo. Esto permite a los profesionales de finanzas y contabilidad (F&A) realizar análisis ad hoc, insertar fórmulas y beneficiarse de las características y funcionalidades habituales de las hojas de cálculo. Con las herramientas de elaboración de informes financieros de insightsoftware, los usuarios del área financiera pueden modificar ellos mismos el contenido de los informes, utilizando herramientas que ya conocen y sin necesidad de ayuda del departamento de TI.

Cuando los profesionales de finanzas y contabilidad pueden elaborar sus propios informes, se eliminan los obstáculos en los procesos de elaboración de informes financieros y análisis. Los miembros del equipo financiero pueden obtener exactamente lo que necesitan, cuando lo necesitan. Si tu organización busca una forma más eficaz de elaborar informes ad hoc, insightsoftware puede ayudarte. Solicita una demostración gratuita para comprobarlo por ti mismo.