Från IT-beroende till ad hoc-rapportering: Varför och hur

Det är ett alltför välbekant scenario: Du är mitt uppe i månadsavslutet, och en nyligen genomförd ändring i ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) innebär att du måste anpassa några av de viktigaste rapporterna som du förlitar dig på varje månad. Alla på IT-avdelningen har gått hem för dagen, men även om de fortfarande vore kvar på kontoret skulle de troligen uppskatta att det skulle ta två eller tre dagar (eller kanske betydligt längre) att genomföra de nödvändiga ändringarna. Du bestämmer dig för att sammanställa informationen manuellt genom att kopiera och klistra in uppgifter i ett kalkylblad. Det är långsamt och mödosamt, men till slut blir jobbet klart – förhoppningsvis har du inte gjort några misstag under tiden.

Detta är bara ett exempel på vad som kan hända när man har ett akut rapporteringsbehov, men är helt beroende av IT-avdelningen för att göra nödvändiga ändringar i det befintliga rapportbiblioteket. I många fall kräver den typen av ändringar kanske inte särskilt mycket tid eller arbete, men de kräver däremot specialiserad teknisk expertis. I de flesta organisationer har IT-avdelningen fullt upp, vilket ofta leder till en eftersläpning av serviceförfrågningar och därmed långa fördröjningar. I andra fall måste företagen vända sig till dyra externa konsulter som tar ut hundratals dollar per timme för arbetet.

Liknande situationer uppstår när ledningen söker svar på frågor som inte nödvändigtvis har dykt upp regelbundet tidigare. I sådana lägen är beroendet av utbildade tekniska experter en belastning. Det leder till förseningar och kostar pengar. Det binder dessutom upp värdefulla resurser som kanske behövs akut på andra håll.

Lyckligtvis finns det ett bättre sätt att ta fram ad hoc-rapporter. Ekonomiavdelningarna behöver inte vara beroende av externa resurser. Med rätt verktyg för finansiell rapportering kan medarbetarna på ekonomiavdelningen utforma sina egna ad hoc-rapporter från grunden, vilket gör att de snabbt och enkelt kan ta fram analysverktyg som annars skulle ha tagit dagar eller veckor att producera.

Problemet med traditionella metoder för rapportering

De flesta redovisnings- och ERP-system har egna inbyggda rapportgeneratorer. Tyvärr brukar dessa inte hålla måttet när det gäller användarvänlighet och tillförlitlighet för finansiell rapportering. De fungerar helt enkelt inte bra för finansiell analys eftersom de saknar möjligheten att lägga till formler, pivottabeller, ”vad händer om”-scenarier och så vidare.

Att utforma en ad hoc-rapport innebär ofta att man måste sätta sig in i komplicerade funktioner och gräva djupt i detaljerna i ERP-databasens tabeller. Inbyggda verktyg är ofta oflexibla och saknar förmågan att koppla samman information från olika datakällor, eller ibland till och med från olika moduler inom samma ERP-system.

Konsekvenserna av dessa begränsningar är oftast ganska förutsägbara: personalen inom ekonomi och redovisning tvingas i slutändan exportera data från sitt ERP-system, importera dem till ett kalkylblad och sedan utföra sin rapportering och analys därifrån.

Microsoft Excel är ett populärt verktyg bland ekonomiavdelningar världen över, eftersom det är lätt att använda och samtidigt otroligt flexibelt och kraftfullt. Excel finns överallt; praktiskt taget varje dator har programmet installerat, och det har blivit den självklara lösningen för de flesta när de behöver bearbeta siffror.

Det finns dock några problem med den enkla metoden att exportera/importera eller kopiera/klistra in. För det första är det tråkigt och tidskrävande att manuellt kopiera och klistra in information, eller att omformatera data som har exporterats från ERP-systemet och därefter importerats till ett kalkylblad. För det andra finns det en risk för att fel uppstår. När du till exempel kopierar och klistrar in en ny uppsättning data i ett befintligt kalkylblad kan information gå förlorad om nya rader har lagts till och formlerna inte har justerats i enlighet med detta. Denna typ av fel kan vara svåra att upptäcka. Eftersom de flesta finansiella rapporter används som underlag för viktiga affärsbeslut kan felaktigheter bli kostsamma.

Ett annat problem är att sådana rapporter är statiska. När man använder denna manuella kopierings- och klistringsprocess för finansiella rapporter resulterar det i information som är inaktuell redan från det ögonblick rapporten skapas. De data man exporterar fungerar endast som en kopia av vad som fanns i ERP-systemet vid ett specifikt tillfälle. Vanliga kalkylbladsbaserade rapporter kan inte uppdatera den informationen utan ytterligare manuellt arbete.

Även om alla dessa begränsningar sammantaget leder till stora problem, är den goda nyheten att ett kalkylblad fortfarande kan fungera bra som ett verktyg för ad hoc-rapportering, förutsatt att det används tillsammans med robusta, specialutvecklade verktyg som förstår dina ERP-data och skapar direktkopplingar mellan kalkylbladet och informationen i ditt redovisnings- eller ERP-system.

Oberoende av IT

Att befria ditt team från beroendet av IT-avdelningen kan låta som en svår uppgift, men det finns åtgärder som kan föra dig närmare det målet. Skapa, där det är möjligt, automatiserade rapporter som enkelt kan uppdateras utan hjälp från IT-avdelningen, med hjälp av realtidsdata så att de som läser rapporterna själva kan gräva djupare i data. Överväg att byta till ett verktyg som är utformat med användarvänlighet i åtanke. Sådana verktyg kräver vanligtvis mindre tekniska kunskaper och ger användarna mycket större flexibilitet när det gäller att skapa och ändra rapporter. Specialutvecklade dashboards erbjuder kraftfulla visualiseringar som informerar och utbildar en bred användargrupp. Verktyg som gör det möjligt för medlemmar i ekonomiteamet att ansluta direkt till realtidsdata från ERP-systemet via Excel gör ad hoc-analyser mycket enklare, snabbare och mer flexibla.

Insightsoftwares robusta och specialutvecklade rapporteringsverktyg gör det möjligt att hämta data direkt från ditt ERP-system (eller till och med från flera olika system) i nästan realtid och sedan bearbeta informationen i kalkylbladsformat. Detta gör det möjligt för ekonomi- och redovisningspersonal att utföra ad hoc-analyser, infoga formler och dra nytta av välbekanta kalkylbladsfunktioner. Med insightsoftwares verktyg för finansiell rapportering kan användare inom ekonomi själva anpassa rapportinnehållet med hjälp av välbekanta verktyg, utan någon hjälp från IT-avdelningen.

När F&A-specialister kan ta fram sina egna rapporter underlättas processerna för finansiell rapportering och analys. Medlemmarna i ekonomiavdelningen kan få exakt det de behöver, när de behöver det. Om din organisation söker ett bättre sätt att hantera ad hoc-rapportering kan insightsoftware hjälpa till. Begär en kostnadsfri demo för att se själv.