Pan Pacific väljer JustPerform för planering av driftskostnader

Att hantera ekonomin för över 50 fastigheter i 30 städer världen över är ingen liten bedrift. För Valerie Foo, Senior VP på Pan Pacific Hotel Group, bromsade föråldrade manuella budgeteringsprocesser upp arbetet – att sammanställa kalkylblad, rätta till fel och mata in data manuellt ledde till förseningar och förlorade insikter. JustPerform förändrade allt. Med automatiserade processer, tillgång till data i realtid och ett intuitivt gränssnitt kan Pan Pacific nu fatta snabbare och smartare ekonomiska beslut och växa med självförtroende.

Pan Pacific Hotel Group är en global koncern. Vi äger och driver över 50 hotell, resorter och servicelägenheter under tre varumärken. Våra varumärken är Pan Pacific, Park Royal Collection och Park Royal. Vi finns i över 30 städer i Asien-Stillahavsområdet, Nordamerika, Europa och Afrika.

Tidigare var budgeteringsprocessen för våra fastigheter mycket manuell och arbetskrävande, och baserades på Excel-kalkylblad som hanterades offline. Varje avdelning och sektion skapade sina egna kalkylblad och skickade in dem till ekonomiavdelningen, som sedan var tvungen att manuellt sammanställa siffrorna eller koppla ihop kalkylbladen för att ta fram resultaträkningen. Efter att resultaträkningen var färdigställd krävdes ytterligare manuell mappning för att ladda upp informationen till vårt Enterprise Performance Management-system. Det fanns också brister i kontrollen i vårt tidigare EPM-system. Varje version av budgeten skrevs över varje gång en ny version laddades upp, vilket ledde till bristande spårning av ändringar. Konsolideringsrapporteringen är huvudsakligen beroende av integriteten hos de manuella Excel-rapporter som skickas in av hotellen. Detta kräver att man kör makron för att extrahera kalkylblad från över 25 Excel-filer. Filerna kan innehålla skrivfel i felaktiga formler, vilket också tvingar oss att identifiera och åtgärda felen. Komplexiteten i att hantera mer än 50 anläggningar, 60 enheter och en växande pipeline av anläggningar krävde en mer skalbar och flexibel lösning. Därför beslutade vi oss för att anlita JustPerform för att hantera dessa utmaningar.

JustPerform har spelat en avgörande roll för att effektivisera våra planeringsprocesser och har hjälpt oss att fatta snabba och effektiva beslut. Att systemet kan hanteras av användare inom ekonomiavdelningen är en viktig grundpelare som hjälper oss att förkorta våra budgetcykler och förbättra vår affärsmässiga reaktionsförmåga. JustPerforms breda utbud av funktioner och verktyg har avsevärt förbättrat Pan Pacific Hotel Groups budgeterings- och prognosprocess. Med hjälp av systemets värdedrivare-träd har vi omvandlat vår budgeteringsprocess genom att införa en drivarebaserad planeringsmetodik och bygga in intäkts- och kostnadsdrivare som är specifika för hotellbranschen i systemet. Detta gör det möjligt för våra slutanvändare att bättre relatera till systemet och planera sina prognoser. En annan viktig funktion som spelade en avgörande roll i vår budgetförbättring var JustPerforms fördelningsmotor. Med en omfattande portfölj på över 50 anläggningar – där varje anläggning har sin egen specifika mall för kostnadsfördelning – gjorde JustPerforms fördelningsmotor det möjligt för oss att fastställa regler för att definiera fördelningsmetoder för alla anläggningar utan externa beroenden. Detta spelade en avgörande roll för att förenkla och skapa transparens i våra fördelningar mellan anläggningarna.

En del av vår roll består i att ge vägledning kring fastigheternas månadsrapporter och mallar som används både på huvudkontoret och av ägarna. Dessa används flitigt vid möten, diskussioner och analyser. Fördelarna med JustPerforms rapporteringsverktyg kan sammanfattas i tre huvudpunkter. För det första: ”en enda källa till sanningen” – JustPerforms verktyg säkerställer att fastigheterna hämtar data från en enhetlig plattform baserad på fasta parametrar. För det andra automatisering av rapporter – detta minimerar fel och befriar våra hotell från att behöva arbeta manuellt eller halvautomatiskt, vilket leder till besparingar i arbetstid och frigör våra kollegor på hotellen från tråkiga manuella uppgifter, så att de kan fokusera sin uppmärksamhet på mer värdeskapande arbete. För det tredje: snabbhet och skalbarhet vid implementering av ändringar samt identifiering av rätt parametrar för det innehåll som krävs i rapporterna – vi kan nu inkludera detta innehåll och implementera ändringar relativt snabbt på alla hotell utan att behöva ägna tid åt att utreda var data ska hämtas eller säkerställa att de rapporterar innehållet på samma sätt. Efter att vi har implementerat det nya budget- och prognossystemet med JustPerform har våra slutanvändare tillgång till ett bredare utbud av rapporter som möjliggör utdrag av en större variation av datapunkter över olika dimensioner för en bättre kvalitetsanalys. Nyckelanvändare får också lära sig att skapa egna rapporter för att extrahera data, och dessa rapporter kan sedan delas med andra användare. Utöver rapporterna har JustPerform varit en banbrytande faktor när det gäller att hjälpa oss att analysera verksamheten. Förutom möjligheten att snabbt extrahera relevant innehåll presenterat på valfritt sätt har vi nu möjligheten att analysera data flerdimensionellt från en enda plattform och en enda källa. Detta är ett betydligt effektivare arbetsflöde och hjälper oss att leverera slagkraftiga och insiktsfulla analyser. JustPerform kunde tillgodose våra affärsbehov och tillhandahålla värdefulla lösningar för en modern global organisation som Pan Pacific Hotel Group, så att vi kan uppnå affärsmässig flexibilitet tack vare att det är användarvänligt; det har ett nytt processinriktat tillvägagångssätt och ett förenklat verktyg för datatransformation. Vill du se hur det fungerar? Ladda ner vår EPM-köpguide föratt hitta en ekonomilösning för ditt team.