Pan Pacific entscheidet sich für JustPerform zur Opex-Planung

Die Verwaltung der Finanzen von über 50 Häusern in 30 Städten weltweit ist keine leichte Aufgabe. Für Valerie Foo, Senior Vice President bei der Pan Pacific Hotel Group, führten veraltete manuelle Budgetierungsprozesse zu Verzögerungen – das Zusammenführen von Tabellenkalkulationen, das Beheben von Fehlern und das manuelle Abgleichen von Daten führten zu Verzögerungen und verpassten Erkenntnissen. JustPerform hat die Situation grundlegend verändert. Dank automatisierter Prozesse, Datenzugriff in Echtzeit und einer intuitiven Benutzeroberfläche kann Pan Pacific nun schnellere und intelligentere finanzielle Entscheidungen treffen und selbstbewusst expandieren.

Die Pan Pacific Hotel Group ist ein weltweit tätiger Konzern. Wir besitzen und betreiben mehr als 50 Hotels, Resorts und Serviced Apartments unter drei Marken. Zu unseren Marken gehören Pan Pacific, Park Royal Collection und Park Royal. Wir sind in mehr als 30 Städten im asiatisch-pazifischen Raum, in Nordamerika, Europa und Afrika vertreten.

Bisher war der Budgetierungsprozess für unsere Immobilien sehr manuell und aufwendig und stützte sich auf Offline-Excel-Tabellen. Jede Abteilung und jeder Bereich erstellte eigene Tabellen und reichte diese an das Finanzteam weiter, das die Zahlen dann manuell zusammenführen oder die Tabellen miteinander verknüpfen musste, um die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Nach der Fertigstellung musste eine manuelle Zuordnung vorgenommen werden, um die Informationen in unser Enterprise-Performance-Management-System hochzuladen. Zudem mangelte es unserem früheren EPM-System an Kontrollmöglichkeiten. Jede Budgetversion wurde beim Laden einer neuen Version überschrieben, was dazu führte, dass Änderungen nicht nachverfolgt werden konnten. Die konsolidierte Berichterstattung hängt hauptsächlich von der Integrität der manuellen Excel-Berichte ab, die von den Hotels eingereicht werden. Dazu müssen Makros ausgeführt werden, um Datenblätter aus mehr als 25 Excel-Dateien zu extrahieren. In den Dateien können sich Schreibfehler in fehlerhaften Formeln einschleichen, was wiederum erfordert, dass wir die Fehler lokalisieren und beheben. Die Komplexität der Verwaltung von mehr als 50 Objekten, 60 Unternehmenseinheiten und einer wachsenden Pipeline an Objekten erforderte eine skalierbarere und agilere Lösung. Daher haben wir uns entschlossen, JustPerform zu beauftragen, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

JustPerform spielte eine entscheidende Rolle bei der Optimierung unserer Planungsprozesse und half uns dabei, zeitnahe und effektive Entscheidungen zu treffen. Die Möglichkeit, dass die Nutzer aus dem Finanzbereich selbst die Verantwortung für das System übernehmen können, ist ein wichtiger Pfeiler, der uns dabei hilft, unsere Budgetzyklen zu verkürzen und unsere geschäftliche Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Die Vielzahl an Features und Funktionen von JustPerform hat den Budgetierungs- und Prognoseprozess der Pan Pacific Hotel Group erheblich verbessert. Mithilfe des Werttreiberbaums des Systems haben wir unseren Budgetierungsprozess umgestaltet, indem wir eine treiberbasierte Planungsmethodik eingeführt und für die Hotellerie spezifische Umsatz- und Kostentreiber im System angelegt haben. Dies ermöglicht es unseren Endnutzern, sich besser in das System einzufinden und ihre Prognosen zu erstellen. Ein weiteres wichtiges Feature, das maßgeblich zur Verbesserung unserer Budgetierung beigetragen hat, war die Allokations-Engine von JustPerform. Angesichts eines umfangreichen Portfolios von mehr als 50 Häusern – wobei jedes Haus über eine eigene spezifische Vorlage für die Kostenverrechnung verfügt – ermöglichte es uns die Allokations-Engine von JustPerform, Regeln festzulegen, um Verrechnungsmethoden für alle Häuser ohne externe Abhängigkeiten zu definieren. Dies spielte eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung und Schaffung von Transparenz bei unseren hauseigenen Verrechnungen.

Zu unseren Aufgaben gehört es, Leitlinien für die monatlichen Berichte der Immobilien sowie für Vorlagen zu erstellen, die sowohl in der Unternehmenszentrale als auch bei den Eigentümern zum Einsatz kommen. Diese werden häufig in Besprechungen, Diskussionen und Analysen verwendet. Die Vorteile, die das Berichtstool von JustPerform bietet, lassen sich in drei Hauptpunkten zusammenfassen. Erstens: die „One Version of the Truth“ – das Tool von JustPerform stellt sicher, dass die Immobilien ihre Daten auf der Grundlage festgelegter Parameter aus einer einheitlichen Plattform extrahieren. Zweitens: die Automatisierung der Berichte – dies minimiert Fehler und befreit unsere Immobilien davon, manuell oder halbautomatisch arbeiten zu müssen, was zu Einsparungen bei den Arbeitsstunden führt und unsere Kollegen in den Hotels von mühsamen manuellen Aufgaben entlastet, sodass sie ihre Aufmerksamkeit auf wertschöpfendere Tätigkeiten richten können. Drittens: Geschwindigkeit und Skalierbarkeit bei der Umsetzung von Änderungen und der Ermittlung der richtigen Parameter für die in den Berichten benötigten Inhalte – wir sind nun in der Lage, diese Inhalte einzubinden und Änderungen relativ schnell in allen Hotels umzusetzen, ohne mühsam klären zu müssen, woher die Daten abgerufen werden sollen, oder sicherstellen zu müssen, dass die Inhalte auf einheitliche Weise in den Berichten dargestellt werden. Nach der Einrichtung des neuen Budgetierungs- und Prognosesystems mit JustPerform haben unsere Endnutzer Zugriff auf ein breiteres Spektrum an Berichten, die die Extraktion einer größeren Vielfalt an Datenpunkten über verschiedene Dimensionen hinweg ermöglichen und so eine qualitativ bessere Analyse gewährleisten. Key-User werden zudem darin geschult, eigene Berichte zur Datenextraktion zu erstellen, und diese Berichte können dann mit anderen Nutzern geteilt werden. Über den Bereich der Berichte hinaus hat JustPerform unsere Geschäftsanalysen grundlegend verändert. Neben der Möglichkeit, relevante Inhalte in beliebiger Form schnell zu extrahieren, können wir nun von einer einzigen Plattform und aus einer einzigen Quelle heraus multidimensionale Auswertungen vornehmen. Dies ist ein weitaus effizienterer Arbeitsablauf und hilft uns, aussagekräftige und aufschlussreiche Analysen zu liefern. JustPerform konnte unsere geschäftlichen Anforderungen erfüllen und bietet wertvolle Lösungen für moderne, globale Unternehmen wie die Pan Pacific Hotel Group, um geschäftliche Agilität zu erreichen, da es benutzerfreundlich ist, einen neuen prozessorientierten Ansatz verfolgt und über ein vereinfachtes Tool zur Datentransformation verfügt. Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Laden Sie unseren EPM-Einkaufsleitfaden herunter, um eine Finanzlösung für Ihr Team zu finden.