Automatisierte Verwaltung von Private-Equity-Fonds: Warum und wie?

Am Ende jedes Monats und jedes Quartals stehen Private-Equity-Gesellschaften vor der Herausforderung, konsolidierte Berichte zu erstellen, in denen Informationen aus mehreren Unternehmen ihres Portfolios zusammengefasst werden. Das bedeutet, dass Finanzberichte verschiedener Unternehmen zusammengeführt werden müssen, die oft unterschiedliche ERP-Systeme und nicht aufeinander abgestimmte Kontenpläne verwenden. Es ist ein mühsamer Prozess, bei dem man sozusagen „quadratische Pflöcke in runde Löcher“ stecken muss, um die Informationen mehrerer Unternehmen so zu harmonisieren, dass sie in ein einziges, einheitliches Berichtsformat passen.

Dies ist eine große Belastung für die Mitarbeiter, die unzählige Stunden mit manuellem Kopieren und Einfügen verbringen müssen, um die Jahresabschlüsse in ein einheitliches Format zu übertragen, die Zahlen doppelt zu überprüfen und die endgültigen Berichte zu erstellen. Oft sind Erinnerungen und Nachfragen erforderlich, um gemeinsam mit den Mitarbeitern der Unternehmen im jeweiligen Portfolio die Informationen zu erhalten, die für die Erstellung verbindlicher Jahresabschlüsse und die Bereitstellung der notwendigen Berichte für Investoren und Aufsichtsbehörden benötigt werden.

Die Liste der anschließend einzureichenden Unterlagen ist lang und umfasst einige komplexe Meldepflichten. Für die meisten Private-Equity-Gesellschaften bedeutet dies, dass sie ihre Kapitaltabellen aktualisieren, Informationen zu Mitarbeiteraktienprogrammen bereitstellen, Steuererklärungen einreichen und Berichte zur Einhaltung der Vorschriften nach ASC 718/IFRS 2 erstellen müssen.

Wie die meisten anderen Unternehmen sind auch Private-Equity-Firmen am erfolgreichsten, wenn sie sich auf die Kernaktivitäten konzentrieren, mit denen sie den größten Mehrwert schaffen können. Der Autor Jim Collins nannte dies das „Igel-Prinzip“. Kurz gesagt besagt das Igel-Prinzip, dass sich Unternehmen auf die eine Sache (oder vielleicht nur wenige Dinge) konzentrieren sollten, die sie besser können als alle anderen. Alles andere sollte (wenn möglich) automatisiert, (falls unverzichtbar) an Spezialisten ausgelagert oder (falls es sich als überflüssig erweist) ganz aufgegeben werden.

Der Fokus liegt auf der Wertschöpfung

Bei Private-Equity-Gesellschaften konzentrieren sich die Kernaktivitäten auf die Kapitalbeschaffung und die Betreuung ihres Portfolios bestehender Beteiligungen. Erfolg im Private-Equity-Bereich hängt davon ab, die Faktoren zu verstehen, die den Unternehmenswert beeinflussen, Strategien zu bewerten, Führungskräfte zu betreuen und eine bessere Wertentwicklung der Beteiligungen anzustreben.

Was bedeutet das im Hinblick auf administrative Aufgaben wie die Berichterstattung und die Verwaltung der Kapitaltabelle? Dies sind vorrangige Bereiche für Automatisierung und/oder Outsourcing.

Wie bei vielen solchen Vorhaben kann die Entscheidung für Automatisierung oder Outsourcing zu besseren Ergebnissen bei geringeren Kosten führen. Wenn sie beispielsweise auf interne Entwicklungskapazitäten beschränkt sind, entscheiden sich viele Private-Equity-Gesellschaften möglicherweise dagegen, Aktionärsportale zu entwickeln, über die Investoren Berichte einsehen und Abrechnungen herunterladen könnten. Durch Automatisierung oder Outsourcing hingegen können Private-Equity-Gesellschaften diese Optionen als Teil eines standardisierten, vollständig integrierten Angebots bereitstellen. Aktionärsportale steigern den Wert, verbessern die Investor Relations und machen einen Großteil der sonst ad hoc erforderlichen Hin- und Her-Kommunikation überflüssig.

Werfen wir einen Blick auf einige konkrete Bereiche, in denen Automatisierung und Outsourcing den Mehrwert für Private-Equity-Gesellschaften steigern können:

Aktien- und Wertpapierautomatisierung

Wenn Unternehmen gerade erst gegründet werden und es nur wenige Hauptaktionäre gibt, mag das Eigenkapitalmanagement zunächst einfach erscheinen. Es kann jedoch schnell sehr kompliziert werden. Der Überblick über mehrere Finanzierungsrunden, unterschiedliche Aktionärsklassen mit unterschiedlichen Rechten, aktienbasierte Vergütungsprogramme und andere komplexe Aspekte kann einen enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter bedeuten.

Um die Sache noch schwieriger zu machen, erfordern diese Aufgaben in der Regel einen hochqualifizierten Analysten, der die Feinheiten und Besonderheiten der Kapitalstruktur und der Beteiligungsverhältnisse jedes einzelnen Unternehmens versteht. Wenn Fragen aufkommen oder wenn Investoren und Anteilseigner Informationen zu ihren Anteilen wünschen, gibt es möglicherweise nur wenige Personen, die die Sachlage vollständig überblicken und klare, präzise Antworten geben können.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird das Personal von der mühsamen Verwaltung komplexer Aktieninformationen in Tabellenkalkulationen entlastet. Über Aktionärsportale können Anleger und Teilnehmer an Aktienprogrammen jederzeit und ohne zusätzlichen Aufwand genaue und aktuelle Informationen zu ihren Konten einsehen.

Mithilfe einer Bibliothek vorgefertigter Berichte können Administratoren Tabellenkalkulationen durch eine vereinfachte, webbasierte Plattform ersetzen, die vollständige Berechnungen gemäß SEC-, FASB- und IFRS-Vorgaben sowie die Unterstützung verschiedener Zuteilungsarten ermöglicht. Dies ermöglicht es Managern, Prozesse im Bereich der aktienbasierten Vergütung zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Compliance im gesamten Unternehmen zu verbessern. Vorgefertigte Berichte reduzieren zudem den Zeitaufwand, den Wirtschaftsprüfer für das Verständnis und den Abgleich von Berichten aufwenden müssen.

Aktienvergütungsprogramme

Die Verwaltung von Mitarbeiteraktienprogrammen kann eine besondere Herausforderung darstellen. Kleine Start-up-Unternehmen beginnen oft damit, einfache Kapitaltabellen in Excel für einige wenige Schlüsselmitarbeiter zu verwalten. Es dauert jedoch meist nicht lange, bis sich der Prozess zunehmend verkompliziert. Das Unternehmen stellt neue Mitarbeiter ein, gewährt Aktienoptionen und muss im Zuge seines Wachstums den Austritt einiger Mitarbeiter hinnehmen. Beteiligungsverwalter stehen vor der Herausforderung, eine Mischung aus unverfallbaren und noch nicht unverfallbaren Aktien sowie Verfallsposten zu verwalten und gleichzeitig zeitnah auf Anfragen der Personalabteilung bezüglich der verfügbaren Aktien im Optionspool zu reagieren.

Wenn das Unternehmen beabsichtigt, leistungsabhängige Prämien zu vergeben – also Optionen, deren Ausübung davon abhängt, dass ein Mitarbeiter bestimmte, im Voraus festgelegte Ziele erreicht –, kann die Sache noch komplizierter werden. Leistungsabhängige Prämien können ein wirkungsvolles Führungsinstrument sein, doch wenn die Systeme zur Verwaltung von Aktienanteilen nicht in der Lage sind, diese Komplexitäten zu bewältigen, werden sie möglicherweise gar nicht erst als Option in Betracht gezogen.

Die Verwaltung von Aktienvergütungsprogrammen kann sich erschweren, wenn ein Unternehmen geografisch expandiert. Wenn eines Ihrer Portfoliounternehmen Mitarbeiter in mehreren Steuerhoheitsgebieten einstellt oder Mitarbeiter mit Wohnsitz in anderen Ländern beschäftigt, wird der Prozess noch komplexer und erfordert zusätzliches Fachwissen; zudem ergeben sich daraus weitere Melde- und Compliance-Anforderungen.

Das automatisierte Eigenkapitalmanagement löst all diese Probleme durch ein flexibles System, das für die Bewältigung komplexer Szenarien ausgelegt ist.

Konzernabschluss

Der erste Schritt bei der Erstellung von Monats- oder Quartalsabschlüssen kann einen erheblichen manuellen Aufwand erfordern, der die Erhebung von Daten bei den Portfoliounternehmen, die Zusammenführung dieser Informationen in Tabellenkalkulationen und deren Harmonisierung umfasst, um genaue und zeitnahe Finanzberichte zu erstellen.

Die Automatisierung der Berichterstellung kann viele dieser Aufgaben optimieren, indem Finanzergebnisse aus einer beliebigen Anzahl von Konzernunternehmen integriert, in ein einheitliches Format umgewandelt und klare, konsistente und genaue Ergebnisse in deutlich kürzerer Zeit bereitgestellt werden, als es für die manuelle Erstellung solcher Berichte erforderlich wäre.

Als führender Anbieter von Lösungen für Finanzberichterstattung, Planung, Konsolidierung, Budgetierung und Kapitalmanagement für Unternehmen jeder Größe unterstützt insightsoftware Private-Equity-Gesellschaften bei der Automatisierung vieler ihrer komplexen Verwaltungsaufgaben, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten haben. Unser Team aus Experten für Kapitalverwaltung steht Ihnen gerne zur Seite. Wenn Ihre Private-Equity-Gesellschaft nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung sucht, kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Anforderungen zu besprechen.