Automatiserad förvaltning av private equity-fonder: Varför och hur?

I slutet av varje månad och varje kvartal står private equity-bolag inför utmaningen att ta fram konsoliderade rapporter som sammanställer information från flera företag i deras portföljer. Det innebär att man måste sammanfoga bokslut från olika organisationer, som ofta använder olika ERP-system och har kontoplaner som inte stämmer överens. Det är en mödosam process att få fyrkantiga bitar att passa in i runda hål – att harmonisera information från flera företag så att den passar in i ett enda, enhetligt rapporteringsramverk.

Detta innebär en stor arbetsbörda för personalen, som kräver otaliga timmar av manuellt kopierande och klistrande, omvandling av finansiella rapporter till ett gemensamt format, dubbelkontroll av siffrorna och framtagning av de slutliga rapporterna. Det kräver ofta påminnelser och uppföljningsfrågor samt samarbete med personalen vid företagen i respektive portfölj för att få fram den information som behövs för att ta fram slutgiltiga finansiella rapporter och tillhandahålla nödvändiga rapporter till investerare och tillsynsmyndigheter.

Listan över efterföljande inlämningar är lång och innehåller en del komplicerade rapporteringsuppgifter. För de flesta private equity-bolag innebär detta att uppdatera kapitaltabeller, lämna information om aktieprogram för anställda, lämna in skattedeklarationer och upprätta rapporter om efterlevnad av ASC 718/IFRS 2.

Precis som de flesta andra typer av företag är private equity-bolag mest framgångsrika när de håller fokus på de kärnverksamheter där de kan skapa störst mervärde. Författaren Jim Collins kallade detta för ”igelkottprincipen”. Kortfattat innebär igelkottprincipen att företag bör fokusera på den enda sak (eller kanske bara några få saker) som de kan göra bättre än någon annan. Allt annat bör automatiseras (om möjligt), läggas ut på specialister (om det fortfarande är nödvändigt) eller överges helt (om det visar sig vara oväsentligt).

Fokus på värdeskapande

För private equity-bolag kretsar kärnverksamheten kring kapitalanskaffning och stöd till sina befintliga investeringsportföljer. Framgång inom private equity handlar om att förstå de faktorer som driver företagsvärdet, utvärdera strategier, leda företagsledningen och sträva efter bättre avkastning på investeringarna.

Vad innebär det när det gäller administrativa uppgifter som rapportering och hantering av kapitalfördelningstabeller? Dessa är utmärkta områden för automatisering och/eller utkontraktering.

Precis som vid många liknande satsningar kan beslutet att automatisera eller lägga ut på entreprenad leda till bättre resultat till lägre kostnader. När de är begränsade till interna utvecklingsresurser kan till exempel många private equity-bolag välja att inte utveckla aktieägarportaler som skulle göra det möjligt för investerare att ta del av rapporter och ladda ner kontoutdrag. Genom automatisering eller outsourcing kan private equity-bolagen däremot erbjuda dessa funktioner som en del av ett standardiserat, helt integrerat erbjudande. Aktieägarportaler ökar värdet, förbättrar relationerna med investerarna och eliminerar en stor del av den fram- och återkommande kommunikationen som annars måste ske på ad hoc-basis.

Låt oss titta på några av de specifika områden där automatisering och outsourcing kan skapa mervärde för private equity-företag:

Automatisering av aktie- och värdepappershantering

När företag är i startfasen och det bara finns ett fåtal nyckelaktieägare kan aktiehanteringen verka enkel. Det kan dock snabbt bli mycket komplicerat. Att hålla reda på flera finansieringsrundor, olika aktieägargrupper med skilda rättigheter, aktiebaserade ersättningsprogram och andra komplexa frågor kan ta upp en stor del av personalens arbetstid.

För att göra saken ännu mer utmanande kräver dessa uppgifter vanligtvis en mycket skicklig analytiker som förstår komplexiteten och avvikelserna i varje företags ägarstruktur och ägarförhållanden. När frågor uppstår, eller när investerare och delägare vill ha information om sina aktier, kan det hända att det bara finns ett fåtal personer som fullt ut förstår informationen och kan ge tydliga och korrekta svar.

Genom att automatisera dessa processer slipper personalen arbetet med att hantera komplex aktieinformation i kalkylblad. Via aktieägarportaler kan investerare och deltagare i aktieprogram när som helst ta del av korrekt och aktuell information om sina konton utan extra ansträngning.

Med ett bibliotek av färdiga rapporter kan administratörer ersätta kalkylblad med en förenklad webbaserad plattform som hanterar alla beräkningar enligt SEC, FASB och IFRS samt stödjer olika typer av tilldelningar. Detta gör det möjligt för chefer att effektivisera processerna för aktiebaserad ersättning, öka produktiviteten och stärka efterlevnaden i hela organisationen. De färdiga rapporterna minskar också den tid som revisorerna lägger på att tolka och stämma av rapporterna.

Aktiebaserade ersättningsprogram

Aktieprogram för anställda kan vara särskilt utmanande att administrera. Små nystartade företag börjar ofta med att hantera enkla kapitalfördelningstabeller i Excel för ett fåtal nyckelmedarbetare. Det dröjer dock oftast inte länge innan processen blir mer komplex. Företaget anställer nya medarbetare, utfärdar aktieoptioner och ser vissa medarbetare lämna företaget i takt med att det växer. Aktieadministratörer upplever komplexiteten i att hantera en blandning av intjänade och icke-intjänade aktier samt förverkanden, samtidigt som de försöker svara snabbt på förfrågningar från HR om tillgängliga aktier i optionspoolen.

Om företaget har för avsikt att utfärda prestationsbaserade ersättningar – det vill säga optioner som är villkorade av att en anställd uppnår specifika, i förväg fastställda mål – kan det bli ännu mer komplicerat. Prestationsbaserade ersättningar kan vara ett kraftfullt ledningsverktyg, men om systemen för aktieprogram inte klarar av att hantera denna typ av komplexitet kanske de inte ens övervägs som ett alternativ.

Hanteringen av aktiebaserade ersättningsprogram kan bli mer komplicerad när en organisation expanderar geografiskt. Om ett av era portföljbolag rekryterar personal i flera olika skattejurisdiktioner, eller anställer personer som är bosatta i andra länder, blir processen ännu mer komplex och kräver ytterligare expertis, samt medför ytterligare rapporterings- och efterlevnadskrav.

Automatiserad aktieförvaltning löser alla dessa problem genom att erbjuda ett flexibelt system som är utformat för att hantera komplexa situationer.

Koncernredovisning

Det inledande steget i framtagningen av månads- eller kvartalsrapporter kan kräva ett betydande manuellt arbete som innefattar insamling av data från portföljbolagen, sammanställning av dessa uppgifter i kalkylblad samt harmonisering av dem för att ta fram korrekta och aktuella finansiella rapporter.

Automatisering av rapporteringen kan effektivisera många av dessa uppgifter genom att sammanställa finansiella resultat från ett obegränsat antal koncernbolag, omvandla dem till ett gemensamt format och leverera tydliga, enhetliga och korrekta resultat på betydligt kortare tid än vad det tar att sammanställa sådana rapporter manuellt.

Som ledande leverantör av lösningar för finansiell rapportering, planering, konsolidering, budgetering och kapitalförvaltning för företag i alla storlekar hjälper insightsoftware private equity-bolag att automatisera många av sina komplexa administrativa uppgifter, vilket frigör personal som då kan ägna sin tid åt mer värdeskapande aktiviteter. Vårt team av experter på kapitalförvaltning står redo att hjälpa till. Om ditt private equity-bolag strävar efter ökad effektivitet, kontakta oss redan idag så diskuterar vi dina behov.