5 Möglichkeiten, Ihren Prozess zum Monatsabschluss in der Buchhaltung zu optimieren

Der Prozess des Monatsabschlusses kann für das Finanzteam in vielen Unternehmen mit großem Stress verbunden sein. Es herrscht hoher Druck, die Bücher sauber, genau und ohne Verzögerungen abzuschließen. Das bedeutet häufig lange Arbeitsabende im Büro (oder heutzutage im Homeoffice) sowie einen hohen Aufwand an Recherche und Analyse.

Um Ihren Prozess zum Monatsabschluss zu optimieren, finden Sie hier einige bewährte Vorgehensweisen:

1. Klare Erwartungen hinsichtlich des Zeitplans festlegen

Überraschend wenige Finanzteams legen ein festes Ziel für den Abschluss ihres monatlichen Finanzabschlusses fest. Indem sie jedoch Ziele hinsichtlich des Zeitplans festlegen und diese dem gesamten Team mitteilen, können Führungskräfte das kreative Denken und die konsequente Priorisierung anregen, die erforderlich sind, um den Prozess schneller voranzubringen. Wenn Sie eine feste Frist setzen, passen die Mitarbeiter ihre Arbeitsgewohnheiten eher an, um dieses Ziel zu erreichen.

Obwohl im Laufe der Jahre fast jeder schon einmal von den sogenannten SMART-Zielen gehört hat, sind nur wenige mit dem FAST-Modell der Zielsetzung vertraut. FAST steht für „häufig besprochen“, „ehrgeizig“, „spezifisch“ und „transparent“. In einem Teamkontext kann die Anwendung der FAST-Methode oft eine deutlichere Wirkung entfalten, da FAST Wert auf eine konsequente Sichtbarkeit der Ziele und der erzielten Ergebnisse legt. Darüber hinaus fordert das Setzen von Zielen, die zwar etwas außer Reichweite erscheinen, aber dennoch erreichbar sind, die Teams dazu heraus, ihr Bestes zu geben.

2. Standardisieren Sie Ihre Prozesse zum Abschluss der Buchhaltung

Um einen durchweg zügigen Monatsabschluss zu gewährleisten, müssen Finanzteams über strukturierte Prozesse verfügen, an denen sie sich orientieren können. Arbeiten Sie anhand einer Checkliste für den Monatsabschluss. Definieren Sie jede Aufgabe klar und objektiv. Weisen Sie jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zu. Erstellen Sie ein Handbuch mit den Verfahren für den Monatsabschluss, aber gestalten Sie es nicht länger oder detaillierter als nötig.

Wenn man den Prozess des Monatsabschlusses in seine einzelnen Bestandteile zerlegt, wird es wesentlich einfacher, jeden Teil des Gesamtbildes zu untersuchen und nach möglichen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Falls die Abstimmung der aufgelaufenen Urlaubsvergütung mühsam und zeitaufwendig ist, könnten die Mitarbeiter der Finanzabteilung nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu automatisieren oder Teile der Abgrenzung bereits vor Monatsende vorzunehmen.

Ein standardisierter Prozess zum Bilanzabschluss dient Ihrem Team als Leitfaden für den monatlichen Bilanzabschluss. Zunächst wird dieser Prozess Schritt für Schritt dokumentiert und es werden klare Zuständigkeiten festgelegt. Im weiteren Verlauf des monatlichen Prozesses werden dann die erforderlichen Abzeichnungen und Genehmigungen erfasst und Aufgaben als erledigt markiert. Die Arbeit anhand einer gemeinsamen Checkliste für den Bilanzabschluss stellt sicher, dass alle am gleichen Strang ziehen.

3. Verbesserung des Zugangs zu Informationen

Nichts verlangsamt den Monatsabschluss so sehr wie das Warten auf Informationen. Ob es sich nun um den Kontostand Ihres größten Lieferanten oder um die Antwort eines internen Abteilungsleiters bezüglich einer Aufwandsabgrenzung handelt – das Warten auf Antworten kann einer der frustrierendsten Aspekte Ihrer Buchhaltungsabläufe zum Monatsabschluss sein.

Auch wenn es vielleicht nicht möglich ist, dieses Problem vollständig zu lösen, können Verbesserungen Ihrer Berichtsfunktionen die Transparenz der Daten zwischen den internen Abteilungen erhöhen und es Ihnen ermöglichen, die benötigten Informationen schneller zu erhalten, ohne dass Sie sich auf die IT-Abteilung verlassen müssen, um maßgeschneiderte Berichte für die jeweilige Aufgabe zu erstellen oder anzupassen.

Die verbesserte Transparenz von Informationen bietet noch einen weiteren Vorteil. In der Regel erwarten Mitarbeiter im gesamten Unternehmen, dass sie sich an das Finanzteam wenden können, um Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Dies kann das Finanzteam ablenken, insbesondere wenn es während der kritischen Phase des Monatsabschlusses geschieht. Durch die Entwicklung eines Self-Service-Modells für den Zugriff auf Finanzdaten für das Berichtswesen und die Datenanalyse können Unternehmen diesen Engpass gänzlich vermeiden und den Finanzfachkräften so den Rücken freihalten, damit sie sich auf einen schnelleren Monatsabschluss konzentrieren können.

4. So viel wie möglich automatisieren

Viele der Tools, die für eine bessere Transparenz der Informationen sorgen, eignen sich auch hervorragend für die Automatisierung der Monatsabschlussprozesse. Sehr oft erfordern Kontenabstimmungen die Erstellung von Arbeitsblättern, die Daten aus Nebenbüchern oder externen Quellen einbeziehen und eine Detailansicht bieten, die zusätzliche Informationen zur Untermauerung der Salden im Hauptbuch liefert.

Die meisten Unternehmen nutzen Tabellenkalkulationen, um solche Aufgaben zu erledigen. Schließlich bieten Tabellenkalkulationen umfangreiche Funktionen und Flexibilität, um solche Analysen problemlos durchzuführen. Leider gibt es in der dafür erforderlichen Abfolge von Schritten eine Schwachstelle. Konkret bedeutet dies, dass die meisten Unternehmen Daten aus anderen Quellen manuell in die Tabellenkalkulation eingeben, um Analysen durchzuführen. Das verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand, insbesondere wenn große Datenmengen eingegeben oder importiert werden müssen.

Leider können solche manuellen Prozesse auch zu Fehlern und Unstimmigkeiten führen. Wenn Daten an den falschen Ort kopiert werden, sich die Anzahl der Zeilen seit dem Vormonat geändert hat oder der Benutzer versäumt, eine Formel in seiner Tabellenkalkulation zu aktualisieren, kann dies zu fehlerhaften Zahlen und zusätzlichem Zeitaufwand für die Mitarbeiter führen, die die Unstimmigkeiten aufklären müssen.

Ein besserer Ansatz besteht darin, Tools einzusetzen, die direkte Verknüpfungen zwischen Ihrer Tabellenkalkulation und den Quelldaten in Ihrem ERP-System oder anderen Anwendungen herstellen. Dies gewährleistet Genauigkeit und ermöglicht es Ihnen, Ihre Berichte so zu aktualisieren, dass sie die neuesten Informationen aus Ihren Quellsystemen nahezu in Echtzeit widerspiegeln. Das Ergebnis ist eine Arbeitsblatt, das stets auf dem neuesten Stand ist und mit den Quelldaten aus Ihrem ERP-System übereinstimmt.

5. Eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln

Schließlich empfehlen wir Finanzteams stets, eine Mentalität der „kontinuierlichen Verbesserung“ zu pflegen. Während Sie Ihren Buchhaltungsabschlussprozess definieren und dokumentieren und ihn später durch Automatisierung und verbesserte Berichterstattung optimieren, sollten Sie Brainstorming-Sitzungen fördern, um mögliche Wege zur weiteren Verbesserung des Prozesses zu identifizieren. Diese Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung kann Ihnen dabei helfen, die Messlatte immer höher zu legen und Ihren Monatsabschlussprozess weiter zu verkürzen.

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