5 formas de optimizar el proceso de cierre contable de fin de mes

El proceso de cierre contable de fin de mes puede resultar estresante para el equipo financiero de muchas organizaciones. Existe una gran presión para cerrar las cuentas de forma clara, precisa y sin retrasos. Esto suele implicar pasar algunas noches trabajando hasta tarde en la oficina (o, hoy en día, en la oficina en casa) y dedicar mucho tiempo a la investigación y el análisis.

Para agilizar el proceso de cierre contable de fin de mes, a continuación te ofrecemos algunas prácticas recomendadas:

1. Establecer expectativas claras en cuanto a los plazos

Sorprendentemente, son pocos los equipos financieros que establecen un plazo fijo para completar su cierre financiero mensual. Sin embargo, al fijar objetivos en cuanto a plazos y compartirlos con todo el equipo, los responsables pueden fomentar el tipo de pensamiento creativo y la priorización decidida que se necesitan para agilizar el proceso. Cuando se establece un plazo firme, es más probable que los empleados adapten sus hábitos de trabajo para cumplir ese objetivo.

Aunque casi todo el mundo ha oído hablar a lo largo de los años de los denominados objetivos SMART, son menos las personas que conocen el modelo FAST para el establecimiento de objetivos. FAST son las siglas de «frecuentemente discutidos», «ambiciosos», «específicos» y «transparentes». En un entorno de equipo, el uso del método FAST suele tener un impacto más notable, ya que este modelo hace hincapié en la visibilidad constante de los objetivos y de los resultados obtenidos. Además, fijar objetivos que parezcan ligeramente fuera de alcance, aunque sigan siendo alcanzables, supone un reto para que los equipos den lo mejor de sí mismos.

2. Estandariza tus procesos de cierre contable

Para lograr un cierre de fin de mes rápido y sistemático, los equipos financieros deben contar con una serie de procesos estructurados sobre los que basar su trabajo. Utiliza una lista de comprobación para el cierre contable. Define cada tarea de forma clara y objetiva. Asigna la responsabilidad de cada tarea. Elabora un manual de procedimientos para el cierre contable de fin de mes, pero no lo hagas más extenso ni más detallado de lo necesario.

Cuando se desglosa el proceso de cierre de fin de mes en sus partes constitutivas, resulta mucho más fácil examinar cada elemento del conjunto y buscar posibles áreas de mejora. Si la conciliación de las vacaciones devengadas resulta engorrosa y lleva mucho tiempo, los miembros del equipo financiero podrían buscar formas de automatizar el proceso o de realizar parte del devengo antes de que finalice el mes.

Un proceso estandarizado de cierre contable se convierte en la guía de tu equipo para cerrar las cuentas cada mes. Comienza con la documentación paso a paso de ese proceso, estableciendo responsabilidades claras. A continuación, a medida que el proceso se desarrolla cada mes, implica registrar las autorizaciones y aprobaciones necesarias y marcar las tareas como completadas. Trabajar a partir de una lista de comprobación común para el cierre contable garantiza que todos remen en la misma dirección.

3. Mejorar la visibilidad de la información

Nada ralentiza más el proceso de cierre de fin de mes que tener que esperar a recibir información. Ya se trate del saldo de un extracto de tu principal proveedor o de la respuesta del responsable de un departamento interno sobre una provisión de gastos, esperar a recibir respuestas puede ser uno de los aspectos más frustrantes de los procedimientos contables de cierre de fin de mes.

Aunque quizá no sea posible resolver ese problema por completo, mejorar tus capacidades de generación de informes puede aumentar la visibilidad de los datos entre los distintos departamentos internos y permitirte obtener la información que necesitas más rápidamente, sin tener que depender del departamento de TI para diseñar o modificar informes personalizados para la tarea en cuestión.

La mejora de la visibilidad de la información ofrece otra ventaja. Por lo general, los empleados de toda la organización dan por hecho que pueden recurrir al equipo financiero para que les proporcione las respuestas a sus preguntas. Esto puede suponer una distracción para el equipo financiero, sobre todo si se produce durante el crítico periodo de cierre de fin de mes. Al desarrollar un modelo de autoservicio para acceder a los datos financieros con fines de elaboración de informes y análisis de datos, las organizaciones pueden evitar por completo ese cuello de botella, lo que permite a los profesionales financieros centrarse en acelerar el cierre de fin de mes.

4. Automatizar todo lo posible

Muchas de las mismas herramientas que permiten una mayor visibilidad de la información también resultan muy adecuadas para la automatización de los procesos de cierre de fin de mes. Con mucha frecuencia, las conciliaciones contables requieren la elaboración de hojas de trabajo que incorporen datos de libros auxiliares o fuentes externas y ofrezcan una vista detallada que aporte información adicional para respaldar los saldos del libro mayor.

La mayoría de las organizaciones recurren a las hojas de cálculo para realizar este tipo de tareas. Al fin y al cabo, las hojas de cálculo ofrecen una gran funcionalidad y flexibilidad para llevar a cabo ese análisis con facilidad. Lamentablemente, existe un eslabón débil en la cadena de actividades necesarias para ello. Concretamente, la mayoría de las organizaciones introducen manualmente en la hoja de cálculo datos procedentes de otras fuentes para realizar el análisis. Esto genera trabajo adicional, sobre todo si es necesario introducir o importar un gran volumen de datos.

Por desgracia, este tipo de procesos manuales también pueden dar lugar a errores e inconsistencias. Si los datos se copian en una ubicación incorrecta, si el número de filas ha cambiado con respecto al mes anterior o si el usuario se olvida de actualizar una fórmula en su hoja de cálculo, esto puede dar lugar a cifras erróneas y a que el personal tenga que dedicar más tiempo a localizar la discrepancia.

Una estrategia más adecuada consiste en implementar herramientas que establezcan vínculos dinámicos entre tu hoja de cálculo y los datos de origen de tu ERP u otras aplicaciones. Esto garantiza la precisión y te permite actualizar tus informes para que reflejen la información más reciente de tus sistemas de origen casi en tiempo real. El resultado es una hoja de cálculo que está siempre actualizada y coincide con la información de origen de tu ERP.

5. Adopta una mentalidad de mejora continua

Por último, siempre animamos a los equipos financieros a fomentar una mentalidad de «mejora continua». A medida que definís y documentáis vuestro proceso de cierre contable y, posteriormente, lo perfeccionáis mediante la automatización y la mejora de los informes, debéis fomentar la lluvia de ideas para identificar posibles formas de mejorar aún más el proceso. Esta mentalidad de mejora continua puede ayudaros a seguir subiendo el listón y a acortar aún más vuestro proceso de cierre de fin de mes.

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