5 sätt att effektivisera bokföringens månadsavslut

Avslutningen av bokföringsmånaden kan vara stressande för ekonomiavdelningen i många organisationer. Det finns ett stort tryck att få bokföringen avslutad på ett korrekt och noggrant sätt, utan förseningar. Det innebär ofta sena kvällar på kontoret (eller numera i hemmakontoret) och en hel del efterforskningar och analyser.

Här följer några rekommenderade metoder för att effektivisera din bokslutsprocess i slutet av månaden:

1. Fastställ tydliga förväntningar när det gäller tidsplanen

Förvånansvärt få ekonomiteam sätter upp ett fast mål för när den månatliga bokslutsprocessen ska vara klar. Men genom att fastställa mål vad gäller tidsplanen och dela dessa med hela teamet kan cheferna stimulera det kreativa tänkande och den offensiva prioritering som krävs för att driva processen framåt snabbare. När man sätter en fast tidsfrist är det mer troligt att medarbetarna anpassar sina arbetsvanor för att uppnå det målet.

Även om nästan alla har hört talas om de så kallade SMART-målen genom åren är det färre som känner till FAST-modellen för målsättning. FAST står för ”frequently discussed” (ofta diskuterade), ”ambitious” (ambitiösa), ”specific” (specifika) och ”transparent” (transparenta). I ett team kan användningen av FAST-metoden ofta ge en mer påtaglig effekt, eftersom FAST lägger tonvikten på att målen och de uppnådda resultaten hela tiden ska vara synliga. Dessutom utmanar målsättningen av mål som verkar ligga lite utom räckhåll – men som ändå är uppnåeliga – teamen att höja sin prestationsnivå.

2. Standardisera era processer för bokslut

För att kunna genomföra en genomgående snabb månadsavslutning måste ekonomiavdelningarna ha strukturerade processer att utgå ifrån. Arbeta utifrån en checklista för bokslutet. Definiera varje uppgift tydligt och objektivt. Tilldela ansvar för varje uppgift. Ta fram en handbok med rutiner för bokslutet, men se till att den inte blir längre eller mer detaljerad än nödvändigt.

När man delar upp avslutningsprocessen vid månadsslutet i sina beståndsdelar blir det mycket enklare att granska varje del av helheten och leta efter möjliga förbättringsområden. Om avstämningen av upplupen semesterersättning är betungande och tidskrävande kan medlemmarna i ekonomiteamet söka efter sätt att automatisera processen eller genomföra delar av uppräkningen redan före månadsslutet.

En standardiserad process för bokslut blir ditt teams vägledning för att avsluta bokföringen varje månad. Det börjar med att dokumentera processen steg för steg och fastställa tydliga ansvarsområden. Därefter, när processen genomförs varje månad, handlar det om att registrera nödvändiga godkännanden och markera uppgifter som slutförda. Att arbeta utifrån en gemensam checklista för bokslut säkerställer att alla drar åt samma håll.

3. Förbättra tillgången till information

Inget bromsar upp bokslutsprocessen i slutet av månaden lika mycket som att behöva vänta på information. Oavsett om det gäller ett kontoutdrag från din största leverantör eller ett svar från en intern avdelningschef angående en kostnadsuppskjutning, kan väntan på svar vara en av de mest frustrerande aspekterna av dina rutiner för bokslut i slutet av månaden.

Även om det kanske inte går att lösa det problemet helt och hållet, kan förbättringar av era rapporteringsfunktioner öka insynen i data mellan de interna avdelningarna och göra det möjligt för er att snabbare få den information ni behöver, utan att behöva förlita er på IT-avdelningen för att utforma eller anpassa skräddarsydda rapporter för den aktuella uppgiften.

Det finns ytterligare en fördel med ökad tillgänglighet av information. Vanligtvis förväntar sig medarbetare inom hela organisationen att de kan vända sig till ekonomiavdelningen för att få svar på sina frågor. Detta kan utgöra en störning för ekonomiavdelningen, särskilt om det inträffar under den kritiska perioden vid månadsavslut. Genom att utveckla en självbetjäningsmodell för åtkomst till finansiella data för rapportering och dataanalys kan organisationer helt undvika denna flaskhals, vilket frigör tid för ekonomipersonalen att fokusera på ett snabbare månadsavslut.

4. Automatisera så mycket som möjligt

Många av de verktyg som bidrar till bättre översikt över informationen lämpar sig också väl för automatisering av månadsslutsprocesserna. Mycket ofta kräver kontoavstämningar att man upprättar kalkylblad som innehåller data från hjälpböcker eller externa källor och ger en detaljerad översikt som kompletterar saldon i huvudboken.

De flesta organisationer använder kalkylblad för att utföra den här typen av uppgifter. Kalkylblad erbjuder ju ju en omfattande funktionalitet och flexibilitet som gör det enkelt att genomföra sådana analyser. Tyvärr finns det en svag länk i den kedja av åtgärder som krävs för detta. Nämligen att de flesta organisationer manuellt matar in data från andra källor i kalkylbladet för att kunna genomföra analysen. Det medför extra arbete, särskilt om man behöver mata in eller importera stora datamängder.

Tyvärr kan den typen av manuella processer också leda till fel och inkonsekvenser. Om data kopieras till fel plats, om antalet rader har ändrats sedan förra månaden eller om användaren glömmer att uppdatera en formel i sitt kalkylblad, kan det leda till felaktiga siffror och att personalen måste lägga extra tid på att reda ut avvikelsen.

Ett bättre tillvägagångssätt är att använda verktyg som skapar direktlänkar mellan ditt kalkylblad och källdata i ditt ERP-system eller andra applikationer. Detta garanterar noggrannhet och gör att du kan uppdatera dina rapporter så att de återspeglar den senaste informationen från dina källsystem i nära realtid. Resultatet blir ett kalkylblad som alltid är uppdaterat och stämmer överens med källinformationen från ditt ERP-system.

5. Anta en inställning som präglas av ständig förbättring

Slutligen uppmuntrar vi alltid ekonomiteamen att odla en inställning präglad av ”kontinuerlig förbättring”. När ni definierar och dokumenterar er bokslutsprocess och senare förfinar den med hjälp av automatisering och förbättrad rapportering, bör ni uppmuntra till idéskapande för att identifiera möjliga sätt att ytterligare förbättra processen. Denna inställning till kontinuerlig förbättring kan hjälpa er att fortsätta höja ribban och ytterligare förkorta er månadsslutsprocess.

Om din organisation vill effektivisera och förbättra sina bokslutsprocesser kan insightsoftware hjälpa till. Vi erbjuder ett brett utbud av branschledande verktyg för rapportering, budgetering och analys. Kontakta oss redan idag för att boka en demonstration och få veta mer om hur insightsoftware kan hjälpa er att uppnå era mål.