Comment pérenniser vos systèmes d'entreprise grâce à un entrepôt de données

La planification de la mise en œuvre d’un système ERP peut s’avérer une tâche de taille. Avec la sortie de la dernière version du produit ERP de Microsoft destinée aux petites et moyennes entreprises, bon nombre des clients historiques de GP, NAV et SL de la société commencent sans doute à envisager de migrer vers la nouvelle plateforme.

Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC) constitue la nouvelle évolution du code source de Microsoft Dynamics NAV, étendu à une plateforme mieux adaptée au cloud et plus étroitement intégrée que jamais au reste de l'écosystème Microsoft.

Quel que soit le système ERP à partir duquel vous effectuez la migration, le processus de transfert de vos données vers un nouveau système n'est jamais simple. La migration des données comporte en effet des défis spécifiques. Il est intéressant de noter que vous pouvez résoudre bon nombre d'entre eux de manière très efficace grâce à un entrepôt de données.

Bien que les entrepôts de données aient été conçus dans un but différent (à savoir, la préparation des données en vue de réaliser des analyses sophistiquées), ils peuvent apporter une valeur ajoutée considérable lors d'une migration ERP, à tel point qu'une solution complète d'entrepôt de données peut être rentabilisée grâce aux seules économies réalisées lors du processus de migration.

Les défis liés à la migration des données

L'une des premières questions à laquelle une équipe de projet doit répondre concernant la migration des données est la suivante : « Quelles données allons-nous transférer de l'ancien système vers le nouveau ? » Très souvent, la réponse initiale est « tout ».

Mais « tout » est rarement un choix viable. Tout d’abord, de nombreuses entreprises ont accumulé une quantité considérable de données historiques. Le processus consistant à exporter ces données, à les filtrer, à les nettoyer et à les reformater pour le nouveau système est chronophage et coûteux. Est-il si important de pouvoir consulter une facture ou un paiement enregistré il y a 10 ans ? Probablement pas. Et celui de l’année dernière ? Probablement oui.

Viennent ensuite les défis particuliers liés à la mise en correspondance des transactions dites « plusieurs à plusieurs ». C’est une chose de transférer une liste des paiements des clients et une liste de leurs factures. C’en est une autre, bien plus complexe, que de reconstituer l’historique, en indiquant quels paiements ont été affectés à quelles factures et pour quels montants. Il s’agit là d’une tâche de migration de données extrêmement fastidieuse, ce qui explique pourquoi la plupart des entreprises qui procèdent à une migration ERP finissent par ne pas la réaliser.

Il existe toutefois des raisons très importantes pour lesquelles vous pourriez souhaiter intégrer certaines de vos données historiques dans votre nouveau système. Par exemple, il serait utile de conserver la possibilité de générer des rapports sur les tendances historiques des ventes. Même si les détails d’une facture datant de plusieurs décennies ne vous intéressent peut-être pas, vous pourriez souhaiter observer l’évolution de vos tendances de ventes au fil du temps. De plus, vous aurez besoin d’accéder à certaines de vos données ERP historiques à des fins fiscales et de conformité.

De nombreuses entreprises adoptent une approche pragmatique face à ce problème. Elles importent les fiches de référence telles que celles des clients, des fournisseurs, des comptes du grand livre, etc. Elles importent les chiffres récapitulatifs du grand livre pour une ou deux années, ainsi que le détail du grand livre de la dernière année. Enfin, elles importent les opérations en cours, telles que les créances clients impayées, les dettes fournisseurs en cours, les bons de commande, etc.

Même s’il s’agit là d’un projet d’envergure, de nombreux services financiers et comptables ont le sentiment d’avoir dû se contenter d’un compromis. L’autre solution consiste à maintenir l’ancien système en service. Si vous devez consulter une ancienne commande client, l’ancien système reste toujours disponible pour accéder aux données historiques… jusqu’à ce qu’il ne le soit plus.

Au fil du temps, divers problèmes peuvent compliquer l’accès à l’ancien système. Le logiciel a été installé sur une machine obsolète, et le disque dur est tombé en panne. Ou bien la seule personne de l’entreprise qui savait comment l’entretenir a quitté l’entreprise. Ou encore, une mise à jour du système d’exploitation entre en conflit avec l’ancien logiciel ERP, qui ne fonctionne alors plus correctement. Si vous souhaitez vous assurer qu’il continue de fonctionner, vous pouvez continuer à payer les frais d’assistance et de maintenance de l’ancien logiciel ERP, mais cela peut s’avérer très coûteux.

La solution d'entrepôt de données

Envisagez maintenant une alternative à laquelle la plupart des responsables de systèmes ERP ne pensent pas :un entrepôt de données contenant les données de votre ancien système ERP, qui vous fournit toutes les informations dont vous avez besoin à des fins de référence historique. Après tout, vous n’avez pas besoin de traiter des transactions sur l’ancien système. Il vous suffit simplement de pouvoir consulter ces informations.

Si vous comparez le coût d'une solution d'entrepôt de données prête à l'emploi pour un ERP à celui de la maintenance continue de votre ancien système ERP, l'entrepôt de données l'emportera à chaque fois. Non seulement il résout le problème des données historiques de l'ERP, mais il remplit également une fonction permanente. Il réduit considérablement les risques.

En harmonisant les données de votre ancien système ERP avec celles du nouveau système, vous pouvez établir des rapports couvrant l’ensemble de l’historique et s’étendant loin dans l’avenir, comme si toutes ces informations provenaient d’un seul et même système. En d’autres termes, même si les modèles de données étaient différents, vous pouvez les harmoniser au sein de l’entrepôt de données, ce qui vous offre une vue comparable de vos données ERP sur plusieurs années. Grâce à l’entrepôt de données, vous pouvez obtenir le résultat final souhaité sans les efforts, les coûts et les risques associés à un scénario de migration de données plus complexe.

Préparation préalable des données de migration dans l'entrepôt de données

Il y a un autre avantage. En mettant en place un modèle de données commun pour vos anciens et nouveaux systèmes ERP au sein de l'entrepôt de données, vous pouvez utiliser cet entrepôt comme outil de migration. Vous pouvez tirer parti du processus d'harmonisation des données entre les deux plateformes de manière préventive pour nettoyer et normaliser les données de l'ancien système et les préparer en vue de leur migration vers le nouveau système.

Il s'agit là d'une approche novatrice pour relever le défi de la migration des données, une approche qui n'est généralement pas proposée car la plupart des gens considèrent un entrepôt de données strictement comme une zone de transit pour les rapports.

Migration ERP sans réécrire les rapports ?

Jet Analytics est un produit de reporting développé par insightsoftware, compatible avec l'ensemble de la gamme de produits Microsoft Dynamics, notamment Microsoft Dynamics CRM, AX (Axapta), NAV (Navision), GP (Great Plains), SL (Solomon), BC et Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (D365 F&SCM).

La connexion entre Jet Analytics et les différents produits Microsoft Dynamics s'effectue automatiquement ; vous pouvez extraire des données du système ERP (ou de Microsoft CRM), qui sont mappées vers un modèle de données harmonisé au sein de l'entrepôt de données. Par conséquent, les fiches clients issues de Microsoft Dynamics GP ressembleront fortement aux fiches clients issues de Microsoft Dynamics Business Central dans l'entrepôt de données. Les fiches de factures issues des différents systèmes se ressembleront également, et ainsi de suite.

En effet, si vous avez créé des rapports pour votre ancien système ERP à l'aide de Jet Analytics, il y a de fortes chances qu'ils continuent de fonctionner parfaitement avec les données de votre nouveau système ERP Microsoft Dynamics, sans aucune modification. Dans le cas d'une migration de Microsoft Dynamics NAV vers Microsoft Dynamics 365 BC, la probabilité que tous les rapports s'exécutent correctement sans aucune modification est proche de 100 %.

Si vous envisagez une migration, en particulier depuis l’un des anciens produits ERP de Microsoft vers D365 BC ou D365 F&SCM, vous pourriez économiser des milliers de dollars (voire des dizaines de milliers) en coûts de mise en œuvre en combinant ces différentes approches.

En résumé, voici ce que peut vous offrir un entrepôt de données Jet Analytics :

• En connectant le produit Jet Analytics à votre ancien système, vous pouvez automatiser l'extraction et la transformation des données que vous prévoyez de migrer, puis les stocker temporairement dans l'entrepôt de données en vue de leur importation vers le nouveau système.

• Grâce à Jet Analytics, vous pouvez résoudre le problème des données historiques, en offrant une visibilité illimitée sur des informations trop difficiles et/ou trop coûteuses à migrer. Cela permet de réduire les risques, de réaliser des économies et d'accroître la productivité.

• Si vous avez créé des rapports pour votre ancien système ERP Microsoft Dynamics à l'aide de Jet Analytics, vous pouvez continuer à utiliser ces rapports pour les données issues de votre nouveau système ERP Microsoft Dynamics, avec peu ou pas de modifications. Cela vous permet de réaliser des économies de temps et d'argent considérables lors de votre mise en œuvre.

• Une fois la migration effectuée, vous disposerez de la plateforme de BI et de reporting la plus performante du marché, ce qui vous permettra d'éliminer tout risque de goulot d'étranglement futur en matière de reporting.

Une vision globale à travers le temps

Outre ces avantages, cette approche de data warehouse proposée par Jet Analytics vous permet de visualiser simultanément les anciennes et les nouvelles données, comme un tout cohérent. Si vous souhaitez générer des rapports comparatifs portant sur plusieurs années, Jet Analytics vous en donne la possibilité. Le data warehouse organise et présente les informations comme si elles provenaient d'un seul et même système.

La plupart des déploiements de systèmes ERP impliquent un certain nombre de compromis. L'un d'entre eux est la nécessité de « rompre définitivement avec le passé ». L'approche de Jet Analytics en matière d'entrepôt de données permet de résoudre efficacement ce problème.

Pourquoi Jet Analytics est une solution pertinente aujourd'hui

Jet Analytics peut être opérationnel en quelques heures seulement, et non en plusieurs jours ou semaines comme c'est le cas pour bon nombre de ses concurrents.

Même si vous n'êtes pas encore prêt à passer à l'une des dernières versions des systèmes ERP de Microsoft, il est tout de même judicieux de vous lancer dès maintenant avec Jet Analytics. En adoptant dès aujourd'hui l'entrepôt de données Jet Analytics comme système de référence, vous bénéficierez de plusieurs avantages clés :

• La mise en œuvre de Jet Analytics avant la mise à niveau d'un système ERP vous permet de prendre une longueur d'avance, d'alléger la charge de travail liée à la mise en œuvre ultérieure et de réduire les risques. Le développement de rapports sur Jet Analytics continuera à porter ses fruits lorsque vous mettrez finalement en place un nouveau système ERP.

• En vous familiarisant, ainsi que votre équipe, avec l'environnement de l'entrepôt de données, vous pourrez rapidement prendre conscience du potentiel que représente l'utilisation de l'entrepôt de données Jet Analytics pour bénéficier des avantages décrits dans cet article.

Pour en savoir plus sur la manière dont Jet Analytics peut aider votre entreprise, téléchargez dès aujourd'hui notre brochure « Jet Solutions », conçue pour Microsoft Dynamics .