Kuinka varmistaa liiketoimintajärjestelmiesi tulevaisuuden kestävyys tietovaraston avulla

ERP-järjestelmän käyttöönoton suunnittelu voi olla haastava tehtävä. Microsoftin uusimman pienille ja keskisuurille yrityksille tarkoitetun ERP-tuotteen julkaisun myötä monet yhtiön vanhoista GP-, NAV- ja SL-asiakkaista ovat todennäköisesti alkaneet harkita siirtymistä uuteen alustaan.

Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC) on Microsoft Dynamics NAV -ohjelmistopohjan seuraava kehitysvaihe, joka on laajennettu pilvipohjaisemmaksi alustaksi ja integroitu entistä tiiviimmin muihin Microsoftin tuotteisiin.

Riippumatta siitä, mistä ERP-järjestelmästä siirryt, tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään ei ole koskaan helppoa. Tietojen siirtoon liittyy joitakin erityisiä haasteita. Mielenkiintoista on, että monia niistä voidaan ratkaista erittäin tehokkaasti tietovaraston avulla.

Vaikka tietovarastot on kehitetty eri tarkoitukseen (eli tietojen esikäsittelyyn monimutkaisten analyysien suorittamista varten), ne voivat tuoda merkittävää lisäarvoa ERP-järjestelmän siirtymisprosessissa – jopa siinä määrin, että koko tietovarastoratkaisu voi maksaa itsensä takaisin pelkästään siirtymisprosessista saatavien kustannussäästöjen ansiosta.

Tietojen siirron haasteet

Yksi ensimmäisistä kysymyksistä, joihin projektitiimin on vastattava tietojen siirron yhteydessä, on: ”Mitkä tiedot aiomme siirtää vanhasta järjestelmästä uuteen?” Alustava vastaus on hyvin usein ”kaikki”.

Mutta ”kaikki” on harvoin toteuttamiskelpoinen vaihtoehto. Ensinnäkin monilla yrityksillä on kertynyt varsin paljon historiallista dataa. Tietojen vieminen, suodattaminen, puhdistaminen ja uudelleenmuotoilu uutta järjestelmää varten on aikaa vievää ja kallista. Onko niin tärkeää pystyä etsimään 10 vuotta sitten kirjattu lasku tai maksu? Luultavasti ei. Entä viime vuodelta? Luultavasti kyllä.

Lisäksi on olemassa erityisiä haasteita niin sanottujen ”monesta moniin” -tapahtumien täsmäyttämisessä. Asiakkaan maksujen luettelon ja asiakkaan laskujen luettelon siirtäminen on yksi asia. Paljon monimutkaisempi asia on rekonstruoida historia, josta käy ilmi, mitkä maksut on kohdistettu mihin laskuihin ja millä summilla. Se on äärimmäisen hankala tietojen siirtotehtävä, minkä vuoksi useimmat ERP-siirtymän toteuttavat yritykset eivät lopulta tee sitä.

On kuitenkin muutamia erittäin tärkeitä syitä, joiden vuoksi saatat haluta siirtää osan historiallisista tiedoistasi uuteen järjestelmään. Olisi esimerkiksi hyödyllistä säilyttää mahdollisuus raportoida historiallisia myyntikehityssuuntauksia. Vaikka et ehkä välitäkään vuosikymmeniä vanhasta laskutiedosta, saatat haluta nähdä, miten myyntikehityksesi on muuttunut ajan myötä. Lisäksi tarvitset pääsyn osaan historiallisista ERP-tiedoistasi vero- ja sääntelyvaatimusten täyttämiseksi.

Monet yritykset suhtautuvat tähän ongelmaan käytännönläheisesti. Ne siirtävät järjestelmään perustiedot, kuten asiakkaat, toimittajat, pääkirjatilit ja niin edelleen. Ne siirtävät yhteenvedon pääkirjan luvuista yhdeltä tai kahdelta vuodelta sekä viimeisimmän vuoden pääkirjan yksityiskohdat. Lopuksi ne siirtävät avoimet tapahtumat, kuten maksamattomat asiakassaatavat, avoimet ostovelat, ostotilaukset jne.

Se on jo sinänsä melko mittava projekti, mutta se jättää monille talous- ja kirjanpito-osastoille tunteen, että ne ovat tyytyneet kompromissiin. Vaihtoehtoinen lähestymistapa on pitää vanha järjestelmä toiminnassa. Jos joudut etsimään vanhaa myyntitilausta, vanha järjestelmä on aina käytettävissä historiatietojen tarkastelua varten… kunnes se ei enää ole.

Ongelmat vaikeuttavat lopulta vanhan järjestelmän käyttöä. Ohjelmisto oli asennettu vanhentuneelle koneelle, ja kiintolevy hajosi. Tai ainoa henkilö yrityksessä, joka osasi huoltaa järjestelmää, on lähtenyt. Tai käyttöjärjestelmän päivitys aiheuttaa ristiriidan vanhan ERP-ohjelmiston kanssa, jolloin se ei enää toimi kunnolla. Jos haluat varmistaa, että järjestelmä pysyy toiminnassa, voit jatkaa vanhan ERP-ohjelmiston tuki- ja ylläpitomaksujen maksamista, mutta se voi tulla erittäin kalliiksi.

Tietovarastoratkaisu

Tarkastellaanpa nyt vaihtoehtoa, jota useimmat ERP-järjestelmien ylläpitäjät eivät tule ajatelleeksi:tietovarasto, joka sisältää vanhan ERP-järjestelmän tiedot ja tarjoaa kaiken tarvitsemasi tiedon historiallista viiteaineistoa varten. Loppujen lopuksi sinun ei tarvitse käsitellä tapahtumia vanhassa järjestelmässä. Sinun tarvitsee vain pystyä hakemaan tietoja.

Jos verrataan valmiin ERP-tietovarastoratkaisun kustannuksia vanhan ERP-järjestelmän jatkuvan ylläpidon kustannuksiin, tietovarasto on joka kerta edullisempi vaihtoehto. Se ei ainoastaan ratkaise ERP-historiatietojen ongelmaa, vaan sillä on myös jatkuva käyttöarvo. Se vähentää riskejä merkittävästi.

Normaloimalla vanhan ERP-järjestelmän tiedot uuden järjestelmän tietojen kanssa voit laatia raportteja koko historiasta ja pitkälle tulevaisuuteen, ikään kuin kaikki tiedot tulisivat yhdestä ainoasta järjestelmästä. Toisin sanoen, vaikka tietomallit olisivat erilaisia, voit yhdenmukaistaa ne tietovarastossa ja saada näin vertailukelpoisen näkymän ERP-tiedoistasi vuosien ajalta. Tietovaraston avulla saat haluamasi lopputuloksen ilman vaivaa, kustannuksia ja riskejä, jotka liittyvät monimutkaisempaan tietojen siirtoon.

Siirtotietojen esikäsittely tietovarastossa

Tähän liittyy vielä yksi etu. Luomalla tietovarastoon yhteisen tietomallin vanhalle ja uudelle ERP-järjestelmällesi voit käyttää itse tietovarastoa siirtotyökaluna. Voit hyödyntää kahden alustan välisen tietojen yhdenmukaistamisprosessia ennakoivasti puhdistamaan ja normalisoimaan vanhan järjestelmän tiedot sekä valmistelemaan ne siirrettäväksi uuteen järjestelmään.

Tämä on uusi lähestymistapa tietojen siirron haasteeseen, jota ei yleensä ehdoteta, koska useimmat ihmiset pitävät tietovarastoa pelkästään raporttien välivarastona.

ERP-siirtyminen ilman raporttien uudelleenkirjoittamista?

Jet Analytics on insightsoftwaren raportointituote, joka toimii yhdessä koko Microsoft Dynamics -tuoteperheen kanssa, mukaan lukien Microsoft Dynamics CRM, AX (Axapta), NAV (Navision), GP (Great Plains), SL (Solomon), BC sekä Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (D365 F&SCM).

Jet Analyticsin ja eri Microsoft Dynamics -tuotteiden välinen yhteys toimii automaattisesti; voit poimia tietoja ERP-järjestelmästä (tai Microsoft CRM:stä), ja ne liitetään tietovarastossa yhdenmukaistettuun tietomalliin. Tämän seurauksena Microsoft Dynamics GP:n asiakastiedot näyttävät tietovarastossa hyvin samankaltaisilta kuin Microsoft Dynamics Business Centralin asiakastiedot. Myös eri järjestelmistä peräisin olevat laskutiedot näyttävät samankaltaisilta, ja niin edelleen.

Itse asiassa, jos olet laatinut raportteja vanhalle ERP-järjestelmällesi Jet Analyticsin avulla, on hyvin todennäköistä, että ne toimivat jatkossakin saumattomasti uuden Microsoft Dynamics ERP -järjestelmän tietojen kanssa ilman minkäänlaisia muutoksia. Siirryttäessä Microsoft Dynamics NAV:sta Microsoft Dynamics 365 BC:hen on lähes 100-prosenttisen todennäköistä, että kaikki raportit toimivat moitteettomasti ilman muutoksia.

Jos suunnittelet järjestelmänsiirtymää, etenkin jostakin Microsoftin vanhemmasta ERP-tuotteesta D365 BC:hen tai D365 F&SCM:ään, voit säästää tuhansia dollareita (tai jopa kymmeniä tuhansia) käyttöönottokustannuksissa yhdistelemällä näitä menetelmiä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Jet Analyticsin tietovarasto tarjoaa seuraavaa:

• Yhdistämällä Jet Analytics -tuotteen vanhaan järjestelmääsi voit automatisoida siirrettävien tietojen poimimisen ja muokkaamisen sekä siirtää ne väliaikaisesti tietovarastoon valmistautuaksesi niiden tuontiin uuteen järjestelmään.

• Jet Analyticsin avulla voit ratkaista historiatietojen ongelman ja saada rajattoman näkyvyyden tietoihin, joiden siirtäminen on liian vaikeaa ja/tai kallista. Tämä vähentää riskejä, säästää rahaa ja parantaa tuottavuutta.

• Jos olet laatinut raportteja vanhalle Microsoft Dynamics ERP -järjestelmällesi Jet Analytics -työkalun avulla, voit jatkaa näiden raporttien käyttöä uuden Microsoft Dynamics ERP -järjestelmän tietojen käsittelyssä ilman tai vain vähäisin muutoksin. Tämä säästää huomattavasti aikaa ja rahaa käyttöönotossa.

• Siirtymisen jälkeen saat käyttöösi markkinoiden luotettavimman BI- ja raportointialustan, joka poistaa kaikki tulevat raportointipulat.

Kokonaisvaltainen näkökulma ajan kuluessa

Näiden etujen lisäksi Jet Analyticsin tietovarastomalli mahdollistaa sekä vanhojen että uusien tietojen tarkastelun yhdessä, yhtenäisenä kokonaisuutena. Jos haluat laatia vertailuraportteja, jotka kattavat useita vuosia, Jet Analyticsin avulla se on mahdollista. Tietovarasto järjestää ja esittää tiedot ikään kuin ne tulisivat yhdestä järjestelmästä.

Useimpiin ERP-järjestelmien käyttöönottoihin liittyy jonkin verran kompromisseja. Yksi näistä kompromisseista on tarve ”katkaista kaikki siteet menneisyyteen”. Jet Analyticsin tietovarastomalli poistaa tämän ongelman tehokkaasti.

Miksi Jet Analytics on järkevä valinta juuri nyt

Jet Analytics voidaan ottaa käyttöön vain muutamassa tunnissa, eikä se vie päiviä tai viikkoja kuten monilla kilpailijoilla.

Vaikka et olisikaan vielä valmis päivittämään järjestelmääsi johonkin Microsoftin ERP-järjestelmien uusimmista versioista, on silti järkevää aloittaa Jet Analyticsin käyttö jo nyt. Ottamalla Jet Analytics -tietovaraston käyttöön virallisena tietojärjestelmänäsi jo tänään voit saavuttaa useita tärkeitä etuja:

• Jet Analyticsin käyttöönotto ennen ERP-järjestelmän päivitystä antaa sinulle etumatkaa, keventää myöhempää käyttöönottotyötä ja pienentää riskejä. Jet Analyticsissa tehty raporttien kehittäminen tuottaa hyötyä myös silloin, kun otat lopulta käyttöön uuden ERP-järjestelmän.

• Kun perehdytät itsesi ja tiimisi tietovarastoympäristöön, saat jo varhaisessa vaiheessa käsityksen siitä, miten Jet Analytics -tietovarastoa hyödyntämällä voidaan saavuttaa tässä artikkelissa kuvatut edut.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten Jet Analytics voi auttaa organisaatiotasi, lataa jo tänään Microsoft Dynamicsille suunniteltu Jet Solutions -esitteemme.