Cómo preparar tus sistemas empresariales para el futuro con un almacén de datos

Planificar la implantación de un sistema ERP puede resultar una tarea abrumadora. Con el lanzamiento de la última versión del producto ERP de Microsoft para pequeñas y medianas empresas, es probable que muchos de los clientes que hasta ahora utilizaban las versiones anteriores de GP, NAV y SL de la empresa estén empezando a plantearse el cambio a la nueva plataforma.

Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC) es la siguiente evolución del código base de Microsoft Dynamics NAV, ampliado a una plataforma más adaptada a la nube y más integrada que nunca con el resto de la gama de productos de Microsoft.

Independientemente del sistema ERP desde el que se realice la migración, el proceso de trasladar los datos a un nuevo sistema nunca es fácil. La migración de datos plantea algunos retos específicos. Curiosamente, muchos de ellos se pueden abordar de forma muy eficaz mediante un almacén de datos.

Aunque los almacenes de datos se desarrollaron con un fin distinto (es decir, para preparar los datos con vistas a realizar análisis sofisticados), pueden aportar un valor significativo en una migración a un sistema ERP, hasta tal punto que una solución completa de almacén de datos puede amortizarse solo con el ahorro de costes que se consigue gracias al propio proceso de migración.

Retos de la migración de datos

Una de las primeras preguntas que debe plantearse un equipo de proyecto en relación con la migración de datos es: «¿Qué datos vamos a trasladar del sistema antiguo al nuevo?». La respuesta inicial, muy a menudo, es «todo».

Pero «todo» rara vez es una opción viable. En primer lugar, muchas empresas han acumulado una gran cantidad de datos históricos. El proceso de exportar los datos, filtrarlos, depurarlos y reformatearlos para el nuevo sistema requiere mucho tiempo y es costoso. ¿Es tan importante poder consultar una factura o un pago registrado hace 10 años? Probablemente no. ¿Y uno del año pasado? Probablemente sí.

Además, existen los retos específicos que plantea la conciliación de las denominadas transacciones «muchos a muchos». Una cosa es importar una lista de los pagos de los clientes y la lista de las facturas de los clientes. Y otra muy distinta es recrear el historial, mostrando qué pagos se aplicaron a qué facturas y en qué importes. Se trata de una tarea de migración de datos sumamente engorrosa, razón por la cual la mayoría de las empresas que llevan a cabo una migración a un ERP acaban por no realizarla.

Sin embargo, hay algunas razones muy importantes por las que quizá te interese incorporar parte de tus datos históricos al nuevo sistema. Por ejemplo, sería útil conservar la capacidad de elaborar informes sobre las tendencias históricas de ventas. Aunque quizá no te interese el detalle de una factura de hace décadas, es posible que te interese ver cómo han cambiado tus tendencias de ventas a lo largo del tiempo. Además, necesitarás tener acceso a algunos de tus datos históricos del ERP por motivos fiscales y de cumplimiento normativo.

Muchas empresas adoptan un enfoque pragmático ante este problema. Importan registros maestros como clientes, proveedores, cuentas del libro mayor, etc. Importan los saldos resumidos del libro mayor correspondientes a uno o dos años, además del detalle del libro mayor del último año. Por último, importan las operaciones pendientes, como las cuentas por cobrar de clientes pendientes de pago, las cuentas por pagar pendientes, las órdenes de compra, etc.

Aunque se trata de un proyecto bastante ambicioso, muchas organizaciones de finanzas y contabilidad tienen la sensación de haberse conformado con una solución de compromiso. La alternativa es mantener el sistema antiguo en funcionamiento. En caso de que tengas que consultar un pedido de venta antiguo, el sistema antiguo siempre estará ahí como recurso para consultar información histórica... hasta que ya no esté.

Con el tiempo, surgen problemas que dificultan el acceso al sistema antiguo. El software se instaló en un ordenador obsoleto y el disco duro se estropeó. O bien, la única persona de la empresa que sabía cómo mantenerlo se ha marchado. O una actualización del sistema operativo entra en conflicto con el antiguo software ERP y este ya no funciona correctamente. Si quieres asegurarte de que siga funcionando, puedes seguir pagando el soporte y el mantenimiento del antiguo software ERP, pero eso puede resultar muy caro.

La solución de almacén de datos

Ahora plantéate una alternativa que a la mayoría de los responsables de sistemas ERP no se les ocurre:un almacén de datos con información de tu antiguo sistema ERP que te proporcione toda la información que necesitas como referencia histórica. Al fin y al cabo, no necesitas procesar transacciones en el sistema antiguo. Solo necesitas poder consultar datos.

Si comparas el coste de una solución de almacén de datos lista para usar para un sistema ERP con el coste que supone el mantenimiento continuo de tu antiguo sistema ERP, el almacén de datos saldrá ganando siempre. No solo resuelve el problema de los datos históricos del ERP, sino que además cumple una función permanente. Reduce considerablemente el riesgo.

Al normalizar los datos de tu antiguo sistema ERP con los del nuevo, podrás elaborar informes que abarquen todo el historial y se extiendan hasta bien entrado el futuro, como si toda esa información procediera de un único sistema. En otras palabras, aunque los modelos de datos fueran diferentes, puede armonizarlos dentro del almacén de datos, lo que le proporciona una visión comparativa de sus datos de ERP a lo largo de los años. Con el almacén de datos, puede obtener el resultado final que desea sin el esfuerzo, el gasto y el riesgo asociados a un escenario de migración de datos más complicado.

Preparación previa de los datos de migración en el almacén de datos

Hay otra ventaja. Al establecer un modelo de datos común para tus sistemas ERP antiguos y nuevos dentro del almacén de datos, puedes utilizar el propio almacén de datos como herramienta de migración. Puedes aprovechar el proceso de armonización de datos entre las dos plataformas de forma preventiva para limpiar y normalizar los datos del sistema antiguo y prepararlos para su migración al nuevo sistema.

Se trata de un enfoque novedoso para abordar el reto de la migración de datos, uno que no suele proponerse porque la mayoría de la gente considera el almacén de datos estrictamente como un área de preparación para los informes.

¿Migración de un sistema ERP sin tener que reescribir los informes?

Jet Analytics es un producto de generación de informes de insightsoftware que es compatible con toda la familia de productos de Microsoft Dynamics, incluidos Microsoft Dynamics CRM, AX (Axapta), NAV (Navision), GP (Great Plains), SL (Solomon), BC y Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (D365 F&SCM).

La conexión entre Jet Analytics y los distintos productos de Microsoft Dynamics funciona de forma automática; puedes extraer datos del sistema ERP (o de Microsoft CRM), que se asignan a un modelo de datos armonizado dentro del almacén de datos. Como resultado, los registros de clientes de Microsoft Dynamics GP tendrán un aspecto muy similar al de los registros de clientes de Microsoft Dynamics Business Central en el almacén de datos. Los registros de facturas de los diferentes sistemas también tendrán un aspecto similar, y así sucesivamente.

De hecho, si has creado informes para tu antiguo sistema ERP utilizando Jet Analytics, es muy probable que sigan funcionando a la perfección con los datos de tu nuevo sistema ERP de Microsoft Dynamics, sin necesidad de ninguna modificación. En el caso de la migración de Microsoft Dynamics NAV a Microsoft Dynamics 365 BC, la probabilidad de que todos los informes funcionen correctamente sin ninguna modificación es cercana al 100 por ciento.

Si estás planeando una migración, especialmente desde uno de los productos ERP heredados de Microsoft a D365 BC o D365 F&SCM, podrías ahorrarte miles de dólares (o incluso decenas de miles) en costes de implementación utilizando una combinación de estos enfoques.

En resumen, esto es lo que puede ofrecer un almacén de datos de Jet Analytics:

• Al conectar el producto Jet Analytics a tu sistema anterior, podrás automatizar la extracción y transformación de los datos que pretendes migrar, almacenándolos temporalmente en el almacén de datos como paso previo a su importación al nuevo sistema.

• Con Jet Analytics, puedes resolver el problema de los datos históricos, ya que ofrece una visibilidad ilimitada de la información cuya migración resulta demasiado complicada o costosa. Esto reduce el riesgo, ahorra dinero y aumenta la productividad.

• Si has creado informes para tu antiguo sistema ERP de Microsoft Dynamics utilizando Jet Analytics, podrás seguir utilizando esos informes con los datos de tu nuevo sistema ERP de Microsoft Dynamics con muy pocas modificaciones, o incluso sin ninguna. Esto te permitirá ahorrar mucho tiempo y dinero en la implementación.

• Tras la migración, dispondrás de la plataforma de BI y generación de informes más sólida del mercado, lo que eliminará cualquier posible cuello de botella en la generación de informes en el futuro.

Una visión holística a lo largo del tiempo

Además de esas ventajas, este enfoque de almacén de datos de Jet Analytics te permite ver los datos antiguos y los nuevos juntos, como un todo unificado. Si deseas generar informes comparativos que abarquen varios años, Jet Analytics te permite hacerlo. El almacén de datos organiza y presenta la información como si procediera de un único sistema.

La mayoría de las implantaciones de sistemas ERP implican cierto grado de concesión. Una de esas concesiones es la necesidad de «romper definitivamente con el pasado». El enfoque de almacén de datos de Jet Analytics elimina eficazmente ese problema.

Por qué Jet Analytics tiene sentido ahora

Jet Analytics puede estar operativo en tan solo unas horas, y no en días o semanas como muchos de sus competidores.

Aunque aún no estés preparado para actualizarte a una de las últimas versiones de los sistemas ERP de Microsoft, sigue siendo recomendable empezar a utilizar Jet Analytics ahora mismo. Al establecer hoy mismo el almacén de datos de Jet Analytics como tu sistema de registro, podrás obtener varias ventajas clave:

• La implementación de Jet Analytics antes de actualizar el sistema ERP te permite adelantarte, aligerar la carga de trabajo que supondrá la implementación y reducir los riesgos. El desarrollo de informes en Jet Analytics seguirá dando sus frutos cuando, finalmente, implementes un nuevo sistema ERP.

• Al familiarizarse usted y su equipo con el entorno del almacén de datos, podrán comprender desde el principio el potencial que ofrece el uso del almacén de datos de Jet Analytics para obtener las ventajas descritas en este artículo.

Para obtener más información sobre cómo Jet Analytics puede ayudar a tu organización, descarga hoy mismo nuestro folleto de Jet Solutions, diseñado para Microsoft Dynamics .