Automatisieren Sie die Erfassung und Verwaltung Ihrer Yardi-Immobiliendaten

Von der Verwaltung von Jahresabschlüssen über Beschilderungen, Lagerflächen, Büroflächen und Grundstücke – Immobilienfinanzfachleute kümmern sich um viele der wichtigsten Bereiche ihres Unternehmens. Und die Immobilienbranche wächst: Bis 2026 wird der Markt voraussichtlich ein Volumen von 5.388,87 Milliarden US-Dollar erreichen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 9,6 %.

Wenn es an der Zeit ist, die Monatsberichte zu erstellen, verwalten und gliedern ERP-Systeme wie Yardi die Daten mithilfe von vorgefertigten Berichten.

Yardi ist eine speziell auf die Immobilienbranche zugeschnittene Immobilienverwaltungssoftware, die Anwendern bei der Verwaltung von Gewerbeimmobilien, Wohnimmobilien, Mehrfamilienhäusern, Sozialwohnungen und vielem mehr helfen soll. Yardi verfügt, wie die meisten ERP-Systeme, über integrierte Berichtstools. Diese erfordern jedoch SQL-Kenntnisse zur Erstellung, sind mitunter unflexibel und decken die spezifischen Anforderungen von Immobilienfinanzteams an maßgeschneiderte Berichte nicht ab.

Fallstricke beim nativen ERP-Reporting

Standardberichte bieten oft nur begrenzte Flexibilität und lassen sich nicht an Ad-hoc-Abfragen anpassen. Finanzteams müssen sich daher möglicherweise an ihre IT-Abteilung oder externe Dienstleister wenden, um aussagekräftige Berichte zu erstellen, anstatt tagelang selbst daran zu arbeiten.

Das Problem bei der Abhängigkeit von der IT besteht darin, dass die Abteilungen oft bereits mit wichtigen Aufgaben überlastet sind, sodass die Finanzberichterstattung nur eine untergeordnete Rolle spielt. Angesichts der Vielzahl an Berichten, die Finanzfachleute erstellen müssen, kann die Erstellung neuer Analysen ein frustrierender, kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess sein.

Da das Outsourcing Kommunikation und Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmen erfordert, ist diese Option noch aufwändiger. Laut einer Umfrage von Hanover Research unter Fachleuten aus dem Bereich Immobilienfinanzierung lagern nur 12,5 % der Befragten die Berichterstellung aus. Zudem sind Informationen, die zur Bearbeitung an IT-Abteilungen oder externe Unternehmen übermittelt werden, schnell veraltet, was bei der Berichterstellung Raum für potenzielle Fehler lässt.

Analyse ist entscheidend

Die Anforderungen an Finanzteams waren noch nie so hoch wie heute. Wenn Sie den Großteil Ihrer Ressourcen dafür aufwenden, Berichte zu erstellen, anstatt diese zu analysieren, sind Sie im Nachteil. Eine gründliche, proaktive Analyse ist entscheidend für wichtige Geschäftsentscheidungen, die die Rentabilität steigern, den ROI erhöhen und kostspielige Fehler reduzieren.

Eine der größten Anforderungen an Finanzteams in der Immobilienbranche ist es, Planung und Einblicke in die Geschäftsabläufe zu liefern. Dies ermöglicht es den wichtigsten Stakeholdern, wichtige Entscheidungen mit größerer Klarheit zu treffen. Genaue Daten sind für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung, doch Finanzteams haben Schwierigkeiten, einfach auf Daten zuzugreifen und diese miteinander zu verknüpfen. Informationen nahezu in Echtzeit sind unerlässlich für:

• Zeit sparen

• Das Risiko menschlicher Fehler verringern

• Die Datenqualität verbessern

Laut der globalen Umfrage „FSN Future of Analytics“ haben die befragten Finanzteams ihre Analysen wie folgt eingeteilt:

22 % Routine: Der Schwerpunkt liegt auf der Erstellung zyklischer Berichte, wobei sich die Analyse auf Standard-ERP-Berichte und Tabellenkalkulationen beschränkt und jeder operative Bereich seine eigenen Aufgaben verwaltet.

30 % isoliert: Einige Funktionsbereiche nutzen Business-Intelligence- und Datenvisualisierungstools, arbeiten jedoch isoliert mit ihren eigenen Datensätzen und treffen Entscheidungen, die sich ausschließlich auf diesen Funktionsbereich beziehen.

33 % der reaktiven Finanzteams konzentrieren sich auf die Erstellung zyklischer Berichte, führen jedoch bei Bedarf Ad-hoc-Analysen durch, um Erkenntnisse zu gewinnen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

14 % der „Insightful Finance“-Teams zeichnen sich durch eine analytische Denkweise aus. Die zentralen Finanzprozesse sind aufeinander abgestimmt, Daten werden als unternehmensweite Ressource gemeinsam genutzt, und die Teams suchen regelmäßig nach neuen Informationsquellen. Diese Gruppe setzt Analysewerkzeuge proaktiv ein, um operative und strategische Erkenntnisse zu gewinnen, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Was ist am wirksamsten?

Wie Untersuchungen zeigen, stufen nur 14 % ihre Analysen als aufschlussreich ein – dabei handelt es sich um einen entscheidenden Faktor für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Sie helfen diesen Unternehmen dabei, festzustellen, ob ihr Geschäft stabil und profitabel ist oder Verbesserungsbedarf besteht – und wo diese wichtigen Veränderungen vorgenommen werden müssen.

Angesichts des breiten Aufgabenspektrums, das Immobilienfinanzierungsteams zu bewältigen haben, sowie der Tatsache, dass die Finanzberichterstattung in vielen Unternehmen eher reaktiv erfolgt – wie meistern Sie diese Herausforderungen und schaffen gleichzeitig Zeit für die Analyse Ihrer Daten?

Zeit für Automatisierung

Wenn Ihre Berichterstellung den Export von Daten in eine statische Tabellenkalkulation umfasst, kann dies so aufwendig sein, dass kaum noch Zeit für eine kritische Analyse bleibt. Die Automatisierung solcher manuellen Prozesse mithilfe von Lösungen, die speziell für Finanzteams entwickelt wurden, kann bei der Monatsabschlussberichterstattung Zeitersparnisse von Stunden bis hin zu Wochen bringen. Laut einer Umfrage von Hanover Research sind 46 % der Finanzfachleute so sehr mit manuellen Prozessen ausgelastet, dass sie nicht in der Lage sind, notwendige Aufgaben zu erledigen.

Der Zeitaufwand für manuelle Prozesse summiert sich, insbesondere bei der Bearbeitung einer Vielzahl unterschiedlicher Berichte wie Immobilien-Gewinn- und Verlustrechnungen, Mietlisten, Mietvertragsdetails, Cashflow-Übersichten und vieles mehr. Die gute Nachricht ist, dass sich diese häufig verwendeten Berichte mit Software wie Spreadsheet Server automatisieren lassen. Durch die Automatisierung werden Ressourcen geschont, sodass Sie individuelle Berichte erstellen können, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Dies entlastet die ohnehin schon stark beanspruchten Finanz- und IT-Abteilungen. Die Automatisierung ermöglicht Ihnen:

• Erstellen Sie im Handumdrehen Vorlagen für Immobilienberichte, ohne auf die IT angewiesen zu sein.

• Verbringen Sie weniger Zeit damit, Immobiliendaten manuell einzugeben und zu aktualisieren.

• Tief in Ihre Geschäftsdaten einsteigen, um sie besser analysieren zu können.

Spreadsheet Server nutzt eine Microsoft Excel-Oberfläche, sodass Sie bei der Automatisierung manueller Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen nicht auf die gewohnte Benutzererfahrung verzichten müssen. Mit Spreadsheet Server können Sie Ihren Jahresabschluss schneller erstellen, die Daten hinter den Zahlen genauer untersuchen und manuelle Prozesse automatisieren, wodurch mehr Zeit für proaktive Datenanalysen bleibt. Spreadsheet Server hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial Ihrer Unternehmensdaten durch aufschlussreiche Berichte auszuschöpfen und Zeit zu sparen, indem Analyseprozesse in einer sicheren Umgebung optimiert werden.

Zu den Vorteilen von Spreadsheet Server gehören:

• Aktualisierbare Berichte

• Keine Abhängigkeit von der IT bei der Erstellung oder Änderung von Berichten

• Möglichkeit, ganz einfach benutzerdefinierte Berichte zu erstellen

• Die Zeitersparnis schafft Raum für kritische Analysen

• Möglichkeit, Informationen detailliert zu untersuchen

• Verringerung des Risikos bei der Nutzung manueller Prozesse

Finanzteams im Immobilienbereich sehen sich mit einem hohen Maß an Verantwortung und steigenden Anforderungen der Branche konfrontiert. Wenn die Erstellung von Berichten anhand statischer Tabellenkalkulationen und starrer Vorlagen Ihre wichtigen Aufgaben verzögert, kann die Automatisierung den Finanzteams viel Zeit sparen. Dies eröffnet zudem mehr Möglichkeiten, Informationen detailliert zu untersuchen und zu analysieren, wodurch Ihr Unternehmen eine starke strategische Position einnimmt und fundiertere Entscheidungen treffen kann.

Spreadsheet Server wurde speziell für Finanzteams entwickelt und lässt sich nahtlos in Yardi sowie in über 140 weitere ERP-Systeme integrieren. Mit den aktualisierbaren und aufschlüsselbaren Excel-Berichten können Sie ganz einfach Berichte erstellen – von Gewinn- und Verlustrechnungen bis hin zu Mietlisten. Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns, um eine kostenlose Demo zu vereinbaren.