Automatisoi Yardi-kiinteistötietojen keruu ja hallinta

Kiinteistöalan talousammattilaiset hallinnoivat monia yrityksiensä kriittisimpiä osa-alueita, kuten tilinpäätöksiä, opasteita, varastotiloja, toimistotiloja ja maa-alueita. Kiinteistöala on kasvussa – vuoteen 2026 mennessä markkinoiden arvioidaan saavuttavan 5 388,87 miljardin dollarin arvon, ja niiden vuotuisen kasvuvauhdin (CAGR) ennustetaan olevan 9,6 %.

Kun on aika laatia kuukausiraportit, Yardin kaltaiset ERP-järjestelmät hallinnoivat ja ryhmittelevät tietoja valmiiden raporttien avulla.

Yardi on kiinteistöalan tarpeisiin räätälöity kiinteistönhallintaohjelmisto, joka on suunniteltu auttamaan käyttäjiä hallinnoimaan liikekiinteistöjä, asuinkiinteistöjä, kerrostaloja, vähävaraisten asuntoja ja muita kiinteistöjä. Yardiin, kuten useimpiin ERP-järjestelmiin, kuuluu valmiita raportointityökaluja. Niiden käyttö vaatii kuitenkin SQL-osaamista, ne voivat olla joustamattomia eivätkä ne kata kiinteistörahoitusryhmien erityisiä räätälöityjä raportointitarpeita.

Natiivien ERP-raportointijärjestelmien sudenkuopat

Valmiit raportit ovat usein joustamattomia, eikä niitä voi mukauttaa tilapäisiin kyselyihin. Talousosastojen on ehkä turvauduttava IT-osastoon tai ulkoisiin palveluntarjoajiin, jotta ne saavat aikaan oivaltavia raportteja, sen sijaan että viettäisivät päiviä niiden laatimiseen itse.

IT:hen turvautumisen ongelmana on, että osastot ovat usein jo ylikuormitettuja kriittisillä tehtävillä, jolloin talousraportointi jää toissijaiseksi. Kun otetaan huomioon, kuinka monta raporttia talousalan ammattilaisilta vaaditaan, uusien analyysien laatiminen voi olla turhauttavaa, kallista ja aikaa vievää.

Koska ulkoistaminen edellyttää viestintää ja tiedonvaihtoa eri yritysten välillä, tämä vaihtoehto on vieläkin työläämpi. Hanover Researchin kiinteistöalan rahoitusalan ammattilaisille tekemän kyselyn mukaan vain 12,5 % vastaajista ulkoistaa raporttien laatimisen. Lisäksi IT-osastoille tai ulkopuolisille yrityksille käsittelyä varten lähetetyt tiedot vanhenevat nopeasti, mikä jättää tilaa mahdollisille virheille raportointivaiheessa.

Analyysi on avainasemassa

Talousosastoihin kohdistuvat vaatimukset ovat suuremmat kuin koskaan. Jos käytät suurimman osan resursseistasi raporttien laatimiseen niiden analysoinnin sijaan, olet epäedullisessa asemassa. Perusteellinen ja ennakoiva analyysi on ratkaisevan tärkeää, kun tehdään liiketoiminnan kannalta tärkeitä päätöksiä, jotka parantavat kannattavuutta, lisäävät sijoitetun pääoman tuottoa ja vähentävät kalliita virheitä.

Yksi kiinteistöalan taloushallinnon tiimeille asetetuista suurimmista vaatimuksista on liiketoiminnan suunnittelu ja siitä saatavan tiedon tarjoaminen. Tämä auttaa keskeisiä sidosryhmiä tekemään tärkeitä päätöksiä selkeämmin. Tarkat tiedot ovat tässä prosessissa ratkaisevan tärkeitä, mutta taloushallinnon tiimeillä on vaikeuksia saada tietoja helposti käyttöönsä ja yhdistellä niitä. Lähes reaaliaikainen tieto on elintärkeää seuraavien asioiden kannalta:

• Säästä aikaa

• Vähennä inhimillisten virheiden riskiä

• Paranna tietojen laatua

FSN:n ”Future of Analytics Global Survey” -tutkimuksen mukaan tutkimukseen osallistuneet taloushallinnon tiimit luokittelivat analytiikkatoimintansa seuraavasti:

22 % Rutiinitoiminta keskittyi säännöllisten raporttien laatimiseen, ja analysointi rajoittui tavanomaisiin ERP-raportteihin ja taulukoihin, jolloin kukin toimintoalue hoiti omat tehtävänsä.

30 % erillisiä Jotkin toiminnalliset alueet käyttävät liiketoimintatiedon hallinta- ja datan visualisointityökaluja, mutta toimivat erillään omien tietojoukkojensa kanssa ja tekevät päätöksiä, jotka liittyvät ainoastaan kyseiseen toimintoon.

33 % reaktiivisista taloushallinnon tiimeistä keskittyy kausittaisten raporttien laatimiseen, mutta tuottaa tarvittaessa ad hoc -analyyseja tiedon hankkimiseksi ja päätöksenteon tukemiseksi.

14 % Oivaltavat taloushallinnon tiimit toimivat analyyttisen ajattelutavan pohjalta. Keskeiset taloushallinnon prosessit ovat synkronoituja, tietoja jaetaan yrityksen yhteisenä resurssina, ja tiimit etsivät säännöllisesti uusia tietolähteitä. Tämä ryhmä käyttää analyyttisiä työkaluja ennakoivasti edistääkseen operatiivista ja strategista ymmärrystä, kilpailukykyä ja päätöksentekoa.

Mikä on tehokkainta?

Tutkimusten mukaan vain 14 % pitää analytiikkaansa oivaltavana, vaikka se onkin keskeinen tekijä yrityksen taloudellisen vakauden ylläpitämisessä. Sen avulla organisaatiot voivat selvittää, onko niiden liiketoiminta vakaata, kannattavaa vai parannusta vaativaa – ja missä näitä tärkeitä muutoksia tulisi tehdä.

Kun otetaan huomioon kiinteistörahoitusryhmille annetut laajat vastuualueet sekä se, että monissa organisaatioissa talousraportointi on luonteeltaan reaktiivista, miten selviät näistä haasteista ja vapautat samalla aikaa tietojen analysointiin?

Aika automatisoida

Kun raportointi edellyttää tietojen siirtämistä staattiseen taulukkolaskentaohjelmaan, se voi olla niin työlästä, että kriittiseen analyysiin jää hyvin vähän aikaa. Tällaisten manuaalisten prosessien automatisointi rahoitusosastoille suunnitelluilla ratkaisuilla voi säästää kuukausiraportointiin käytettävää aikaa tunteja tai jopa viikkoja. Hanover Researchin tutkimuksen mukaan 46 % talousalan ammattilaisista on niin kiinni manuaalisissa prosesseissa, etteivät he pysty suorittamaan tarvittavia tehtäviä.

Manuaalisiin prosesseihin kuluva aika kertyy, etenkin kun käsitellään lukuisia erilaisia raportteja, kuten kiinteistöjen tuloslaskelmia, vuokraluetteloita, vuokrasopimusten yksityiskohtia, kassavirtoja ja muita. Hyvä uutinen on, että nämä yleisesti käytetyt raportit voidaan automatisoida esimerkiksi Spreadsheet Server-ohjelmiston avulla. Automatisointi säästää resursseja ja mahdollistaa räätälöityjen raporttien luomisen ilman IT-osaston apua. Tämä vapauttaa aikaa jo muutenkin kuormitetuista talous- ja IT-osastoista. Automatisoinnin avulla voit:

• Luo nopeasti kiinteistöraporttien mallipohjia ilman IT-osaston apua.

• Käytä vähemmän aikaa kiinteistötietojen manuaaliseen lisäämiseen ja päivittämiseen.

• Syvennä liiketoimintatietojesi tarkastelua saadaksesi kattavampaa analyysia.

Spreadsheet Server käyttää Microsoft Excelin käyttöliittymää, joten sinun ei tarvitse tinkiä tutusta käyttökokemuksesta, kun automatisoit manuaalisia prosesseja koko organisaatiossasi. Spreadsheet Serverin avulla voit saada tilinpäätöksen valmiiksi nopeammin, syventyä lukujen taustalla oleviin tietoihin ja automatisoida manuaalisia prosesseja, jolloin jää enemmän aikaa ennakoivaan tietojen analysointiin. Spreadsheet Server auttaa sinua hyödyntämään yrityksesi tietojen todellista potentiaalia oivaltavien raporttien avulla ja säästämään aikaa virtaviivaistamalla analyysiprosesseja turvallisessa ympäristössä.

Spreadsheet Serverin etuja ovat muun muassa:

• Päivitettävät raportit

• Raporttien luominen tai muuttaminen ei edellytä tietotekniikan käyttöä

• Mahdollisuus luoda mukautettuja raportteja helposti

• Ajan säästö antaa tilaa kriittiselle analyysille

• Mahdollisuus syventää tietojen tarkastelua

• Manuaalisten prosessien käyttöön liittyvän riskin vähentäminen

Kiinteistörahoitusosastot joutuvat kantamaan suurta vastuuta ja vastaamaan alan kasvaviin vaatimuksiin. Kun raporttien laatiminen staattisista laskentataulukoista ja joustamattomista malleista viivästyttää kriittisiä tehtäviäsi, automaatio voi säästää rahoitusosastoille huomattavasti aikaa. Tämä avaa myös lisää mahdollisuuksia syventyä tietoihin ja analysoida niitä, mikä asettaa yrityksesi vahvaan strategiseen asemaan, jossa se voi tehdä paremmin perusteltuja päätöksiä.

Spreadsheet Server on kehitetty nimenomaan taloushallinnon tiimeille, ja se integroituu saumattomasti Yardiin sekä yli 140 muuhun ERP-järjestelmään. Sen päivitettävien ja porautuvien Excel-raporttien avulla voit helposti luoda raportteja tuloslaskelmista vuokraluetteloihin. Jos haluat lisätietoja, ota meihin yhteyttä ja varaa ilmainen esittely.