3 clés pour renforcer et accélérer votre reporting financier

Le pilotage de la performance d’une entreprise peut se définir comme la capacité des dirigeants à prendre des décisions basées sur des données financières. Les Directions financières sont ainsi au cœur de cet enjeu de performance, et sont soumises à une augmentation continue du nombre de reportings à produire.

Cependant, nombreuses sont les Directions financières confrontées à un environnement complexe, qui rend l’agrégation et l’analyse des données difficile et chronophage. En effet, trop souvent dans les groupes, les données sont dispersées dans des outils hétérogènes. Il faut dès lors les rassembler, les harmoniser, les contrôler, et les valider, avant même de pouvoir commencer le moindre reporting.

Dans ce contexte, la perte de temps et le manque de fiabilité des données créent un environnement inconfortable et incertain pour les Directions financières, qui ne sont pas en mesure de prendre les décisions adéquates en temps voulu.

Les enjeux pour ces Directions sont donc multiples :

• Accélérer les cycles de reporting

• Avoir une vision instantanée des performances

• Mettre en évidence les données clés pour une meilleure prise de décision

Dans cet article, nous vous donnons trois clés pour répondre à ces enjeux.

Réduire les opérations manuelles et automatiser la collecte des données

Dans le processus de création des reporting financiers, un certain nombre d’étapes sont encore trop souvent réalisées manuellement :

• Recensement et collecte des données : identifier les différentes solutions au sein desquelles se trouvent les données financières qui peuvent alimenter les reporting, puis extraire ces données, souvent au format Excel.

• Agrégation et comparaison : les données financières, issues de différents systèmes, doivent être contrôlées et comparées entre elles pour s’assurer de n’avoir qu’une seule version de la vérité

• Consolidation des données : les différents fichiers Excel sont ensuite consolidés, et les données en doublon supprimées

Chacun de ces étapes peut être la source d’erreurs potentielles puisque le traitement manuel n’offre pas de garantie d’exhaustivité et encore moins de perfection. La solution est donc d’automatiser cette phase de collecte des données financières en déployant un outil qui va venir s’interfacer avec les différentes solutions déjà en place, y récupérer les données, et les agréger dans une base de données unique qui alimentera ensuite les différents reportings.

Renforcer la collaboration

Le reporting financier est un exercice qui fait appel à plusieurs collaborateurs de l’entreprise. Parfois également à des prestataires externes. La collaboration entre ces différents contributeurs est donc un facteur clé de la réussite et de la fluidité d’un tel processus. Parmi les causes identifiables de complexité et d’inefficacité, nous pouvons lister :

• Des échanges informels et non tracés (échanges de mails, appels téléphoniques, discussions en visio, etc.). Pour y remédier, les entreprises peuvent déployer des outils financiers qui intègrent nativement une gestion des commentaires, un chat, ou tout autre système permettant aux collaborateurs d’échanger, et aux différents « contrôleurs » (managers, auditeurs, etc.) de sourcer les échanges et d’accéder à une information complète et fiable. Idéalement, la solution serait même en mesure de consolider intelligemment les commentaires des rapports pour en faire un élément facilitant la compréhension des données.

• Une gestion aléatoire des accès aux données (en particulier les données sensibles). Sur cet aspect, la mise en place d’une solution qui intègre une gestion fine des rôles et des accès parait incontournable pour conserver une sécurité forte, et ne donner accès qu’à l’information nécessaire et uniquement aux personnes ayant besoin d’y accéder.

• Un suivi complexe et laborieux de l’avancement des tâches, rendant chronophage les actions de supervision et de relance des différents collaborateurs impliqués dans le processus. En ce sens, les workflows personnalisables proposés par certains outils peuvent être une source de gain de temps incontestable.

• Une difficulté à remonter à la source d’une information, et aux opérations ayant mené à un résultat. C’est pourquoi les pistes d’audit offertes par les outils de reporting financier peuvent aider les Directions financières à économiser du temps lors des phases d’audit, et à gagner en fiabilité dans leurs réponses aux besoins en matière de gouvernance et de conformité.

Valoriser les données

La donnée brute est parfois difficile à comprendre, à interpréter et à analyser. Une donnée prise sans contexte, sans avoir été comparée ou agrégée à d’autres données n’aide pas les dirigeants dans leur prise de décision. Pour valoriser la donnée, les tableurs Excel sont parfois insuffisants. Déployer des outils financiers plus puissants est une meilleure solution pour les Directions financières qui souhaitent obtenir une vision personnalisée, ajustée, et agrégée au bon niveau. La capacité des outils à offrir une vision consolidée, puis de zoomer sur un indicateur pour mieux en comprendre sa composition et son contexte est également un puissant moyen de renforcer la qualité du reporting financier.

De plus, les systèmes de gestion des commentaires évoqués au chapitre précédent peuvent être une source intéressante d’analyse, pour autant que ces commentaires puissent être agrégés et intégrés aux rapports financiers. En racontant l’histoire complète derrière les chiffres, les équipes donnent ainsi vie à la donnée financière et permettent aux utilisateurs de trouver rapidement l’information dont ils ont besoin, pour une prise de décision plus pertinente et plus rapide.

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