Få snabbare och mer exakt rapportering i Yardi och MRI

I den snabbrörliga världen av finans och fastighetsförvaltning är korrekt och aktuell rapportering avgörande. Även om plattformar som Yardi och MRI erbjuder värdefulla funktioner kan vissa användare uppleva det som svårt att skapa detaljerade rapporter. Faktorer som komplicerad datautvinning, manuella processer och beroende av IT-support kan hämma effektiviteten.

Verktyg från tredje part kan erbjuda större flexibilitet och göra det möjligt för fastighetsförvaltare och ekonomiteam att utforma anpassade rapporter som är skräddarsydda efter deras specifika behov. Många av dessa verktyg kräver dock teknisk expertis. Om du inte har ett team av mjukvaruutvecklare till hands kan det ändå hända att du får vänta länge på att IT-avdelningen ska ta fram den rapport du behöver. Och även då kanske den inte blir exakt som du bad om, vilket innebär att du måste vända dig till IT-avdelningen igen och begära ytterligare ändringar.

Allt detta tar tid och tar upp företagsresurser som skulle kunna utnyttjas bättre på andra håll inom organisationen. Men tänk om ni kunde få det bästa av två världar? Tänk om ni kunde förse ert ekonomiteam med kraftfulla rapporteringsverktyg som erbjuder maximal flexibilitet, samtidigt som ni ger dem möjlighet att arbeta självständigt och få fram exakt det de behöver utan att ständigt behöva förlita sig på programmerare och databasexperter från IT-avdelningen?

Spreadsheet Server från insightsoftware gör det möjligt för ekonomiteam att skapa finansiella och operativa rapporter direkt i Microsoft Excel, med tillgång till aktuell ERP-information. Istället för att följa den vanliga processen att extrahera information från Yardi eller MRI och sedan importera den (eller kopiera och klistra in den) i Excel, för Spreadsheet Server dessa data direkt till era ekonomianvändare i det verktyg de känner till och uppskattar: Microsoft Excel. Du kan uppdatera informationen när som helst, vilket ger dig en aktuell översikt över informationen i ditt ERP-system.

Spreadsheet Server ger din ekonomiavdelning maximal flexibilitet när det gäller rapportering i MRI och Yardi, utan alla de beroenden som vanligtvis förknippas med avancerade rapporterings- eller analysverktyg. Så här fungerar det:

Så här lägger du till ERP-data i Excel med Spreadsheet Server

Tänk dig att du skapar en standardiserad resultaträkning med fyra kolumner: Faktiskt resultat för innevarande månad, Faktiskt resultat hittills i år, Budget hittills i år och Avvikelse mellan budget och faktiskt resultat. Det är ganska enkelt att skapa en sådan rapport i Excel. Men om du arbetar med statiska data som du har exporterat från ditt ERP-system kan det ta ganska lång tid att formatera data, se till att allt ligger på rätt plats och dubbelkolla att summorna stämmer.

Tänk dig nu ett annat sätt att få tillgång till dessa siffror. Föreställ dig att du kan lägga till en formel i ditt kalkylblad som i praktiken säger ungefär så här: ”Hämta summan hittills i år för alla intäktskonton under ’Utbildning och rådgivning’ för december 2022 och visa det värdet i den här cellen.”

Låt oss anta att du också vill ändra rapportvyn snabbt och enkelt så att alla celler i den kolumnen visar värden för en annan månad och ett annat år, till exempel februari 2023.

Med Spreadsheet Server är det enkelt att göra. De flesta Excel-användare är bekanta med begreppet ”parametrar” (även kallade ”argument”) i en formel. När du till exempel använder funktionen ”COUNTIF” i Excel måste du ange ett villkor som måste vara uppfyllt för att en cell ska inkluderas i det slutliga antalet. Till exempel skulle COUNTIF(A1:A100, ”>0”) returnera antalet celler inom det angivna intervallet som innehåller ett värde större än noll.

I stället för att skriva in parametern direkt (i det här fallet ”>0”) kan du hänvisa till ett värde i en separat cell. På så sätt kan du ändra resultaten i din COUNTIF-formel genom att helt enkelt ändra gränsvärdet i den cellen. De flesta avancerade Excel-användare har använt det här knepet vid flera tillfällen. Det sparar enormt mycket tid och ger dina kalkylblad stor flexibilitet.

Med Spreadsheet Server kan du tillämpa detta koncept med parametrar på en resultaträkning (eller på vilken rapport som helst, för den delen). För att bygga vidare på det tidigare exemplet kan du skapa en formel med hjälp av Spreadsheet Server som innehåller ett parametervärde för månad och år. Med andra ord kan du skriva din formel så att den ser ut ungefär så här: ”Hämta summan hittills i år för alla intäktskonton under ’Utbildning och konsultverksamhet’ för [MÅNAD] [ÅR] och visa det värdet i den här cellen.” Genom att hänvisa till värdena för ”månad” och ”år” som lagras på annan plats i samma kalkylblad gör du det enkelt att uppdatera rapporten så att den visar valfri månad och valfritt år, helt enkelt genom att ändra värdena i de två cellerna.

I exemplet nedan ser du en resultaträkning för december 2022. Om du ändrar cell N14 till ”2023” och cell N15 till ”2” uppdateras rapporten så att den visar data för februari 2023. För att visa en annan månad och/eller ett annat år kan du helt enkelt ändra dessa värden till något annat, och alla värden i kalkylbladet uppdateras automatiskt för att återspegla det nya valet. Så enkelt är det!

Spreadsheet Server erbjuder dock mycket mer än bara fördefinierade formler för att komma åt dina Yardi- eller MRI-data. Med Spreadsheet Servers Query Builder och Formula Builder kan du ta dina Excel-baserade ERP-rapporter till en ny nivå genom att hitta helt nya sätt att organisera dina ERP-data, bland annat genom att kombinera data från flera moduler. Du kan göra den informationen tillgänglig i Excel med dina egna anpassade formler. Det bästa av allt är att du inte ens behöver vara programmerare för att göra det.

Skapa sökfrågor för Yardi och MRI

För att förstå hur processen fungerar ska vi titta på begreppet frågor. En fråga är en begäran till databasen om information som uppfyller en specifik uppsättning villkor. Om du vill ha en lista över kunder med ett utestående saldo kan du skriva en enkel fråga som ger dig kundens namn, telefonnummer och utestående saldo.

For an IT person, that might look something like this: “SELECT CUSTOMERS.COMPANYNAME as ‘Customer Name,’ CUSTOMERS.PHONE as ‘Phone,’ CUSTOMERS.OPENBALANCE as ‘Balance Due’ FROM CUSTOMERS” WHERE CUSTOMERS.OPENBALANCE <>0.”

Det är ett mycket enkelt exempel, men det kräver ändå betydligt mer teknisk expertis än vad de flesta finansproffs besitter. Det programmeringsspråk som visas här (Structured Query Language, eller ”SQL” förkortat) kan vara besvärligt och inte förlåta fel. Faktum är att det kan bli mycket mer komplicerat om man behöver inkludera information från flera tabeller eller moduler. Denna typ av komplexitet innebär en brant inlärningskurva, och det är inte något som de flesta finansfolk har tid att hantera.

Ekonomiteamen behöver ett enklare och mer intuitivt sätt att arbeta med sina ERP-data, och det är här Spreadsheet Servers Query Designer kommer in i bilden. Med Query Designer kan praktiskt taget alla ekonomianvändare med Excel-kunskaper navigera i MRI:s och Yardis tabeller, hitta den information de behöver och börja skapa anpassade formler som gör det möjligt för dem att få tillgång till sina ERP-data direkt i Excel, i realtid.

Query Designer ger en grafisk översikt över tabellerna i ditt ERP-system och gör det möjligt för användaren att enkelt välja den information som behövs, tillämpa filterkriterier och spara den resulterande frågan, så att du kan använda den för att skapa anpassade formler och rapporter i Excel. Query Designer gör det också möjligt att byta namn på fält och använda namn som intuitivt är begripliga för andra slutanvändare på ekonomiavdelningen.

En av de mest kraftfulla funktionerna i Query Designer är möjligheten att lägga till parametrar. Med hjälp av parametrar kan du filtrera den information du vill ha utifrån användarens inmatning. För att anknyta till det föregående exemplet: om du vill skapa formler eller listor i Excel som visar kunder med ett saldo på över 1 000 dollar kan du göra det genom att helt enkelt lägga till ett fastställt värde i Query Builder.

Med Query Designer kan du dock uppnå ännu större flexibilitet. Låt oss säga att en användare vill ange ett tröskelvärde i sin Excel-formel, så att informationen som visas i Excel endast omfattar kunder med saldon som överstiger det belopp som användaren angett vid den tidpunkt då rapporten körs.

För att göra det kan du lägga till gränsvärdet för saldot som en parameter. Med andra ord vill du att frågan ska lyda: ”Ge mig en lista över de kunder som har ett saldo som överstiger [BELOPP].” Senare, när du använder den frågan för att skapa en anpassad Excel-formel, kan du ge användarna möjlighet att själva bestämma gränsvärdet vid det tillfället, som en del av deras formel.

Med Query Designer kan du skapa så många frågor du vill. De kan fungera som byggstenar för dina anpassade formler i Excel. Varje fråga ger dig ett unikt perspektiv på dina MRI- eller Yardi-data. Varje fråga kan ha sitt eget unika sätt att dela upp och filtrera data i ditt ERP-system.

Använda formelgeneratorn

Många medlemmar i ekonomiteamet kanske aldrig använder Query Designer alls, utan föredrar istället att helt enkelt arbeta med de frågor som andra redan har skapat. Faktum är att Spreadsheet Server innehåller en omfattande uppsättning fördefinierade formler som täcker de vanligaste rapporteringskraven från Yardi och MRI, så att vem som helst kan börja skapa anpassade rapporter i Excel utan att någonsin behöva använda frågor alls.

Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du att upptäcka att det är förvånansvärt enkelt att filtrera och bearbeta ERP-information i Excel tack vare Spreadsheet Servers Formelbyggare.

Med Formula Builder börjar en Excel-användare med att välja den fråga som man vill använda (man kan till exempel ha döpt det föregående exemplet till ”Fråga om kundernas saldon”). Därefter anger användaren om resultaten ska visas som ett enda värde i en cell (till exempel summan av utestående saldon för alla kunder som är skyldiga mer än 1 000 dollar) eller som en tabell (till exempel en lista över dessa kunder och deras respektive kontosaldon). Slutligen klickar man på ”Infoga” och formeln läggs till i Excel-kalkylbladet. Det liknar användningen av Excels diagramguide. Man behöver inte skriva in en lång och komplicerad rad med argument och parametrar i Excels formelfält; Spreadsheet Server sköter dessa detaljer automatiskt.

Maximal flexibilitet i den finansiella rapporteringen i MRI och Yardi

Spreadsheet Server kombinerar Excels oöverträffade flexibilitet med djupet och sofistikationen hos en robust plattform för finansiell och operativ rapportering. Precis som hos alla andra produkter från insightsoftware läggs stor vikt vid användarvänligheten. I allt vi gör strävar vi efter att uppnå denna enkelhet utan att göra avkall på funktionaliteten. I detta avseende utmärker sig Spreadsheet Server genom att vara fundamentalt annorlunda än de färdiga rapporteringsverktygen som ingår i ditt ERP-system, och jämfört med de komplicerade BI-plattformarna som kräver omfattande utbildning och ett team av IT-experter.

Tyvärr tvingas ekonomi- och redovisningsteamen på många fastighetsförvaltningsföretag leva med omständliga tillfälliga lösningar som leder till mycket slöseri med tid och arbete, eftersom högkvalificerad personal varje månad lägger värdefull tid på att manuellt kopiera och klistra in information i Excel för att kunna ta fram de rapporter de behöver. Detta kan leda till fel när filformat ändras, när teamen förbiser vissa uppgifter eller när de manuellt matar in värden på fel sätt.

Ännu värre är att informationen i de färdiga rapporterna redan är inaktuell så fort rapporten har skapats. För att uppdatera uppgifterna måste man utföra hela eller delar av kopierings- och klistringsprocessen på nytt.

Med Spreadsheet Server får du det bästa av två världar. Du får alla funktioner som ett rapporteringsverktyg i företagsklass erbjuder, kombinerat med den enkelhet, flexibilitet och användarvänlighet som kännetecknar Microsoft Excel.

Som världsledande leverantör av specialutvecklade ERP-rapporteringslösningar har insightsoftware omfattande erfarenhet av att lösa komplexa utmaningar inom rapportering och analys för användare av Yardi och MRI. Tusentals företag har vänt sig till insightsoftware för att få hjälp med rapportering och analys. Vi erbjuder rapporteringslösningar som hanteras av ekonomiavdelningen och som effektiviserar och förenklar era processer för finansiell och operativ rapportering.

Titta på det här webbinariet som finns tillgängligt på begäran för att lära dig mer om fördelarna med automatisering av rapporter för Yardi och MRI med hjälp av Spreadsheet Server.