Consigue informes más rápidos y precisos en Yardi y MRI

En el vertiginoso mundo de las finanzas y la gestión inmobiliaria, es fundamental contar con informes precisos y puntuales. Aunque plataformas como Yardi y MRI ofrecen funciones muy útiles, a algunos usuarios les puede resultar complicado el proceso de generar informes detallados. Factores como la complejidad de la extracción de datos, los procesos manuales y la dependencia del soporte informático pueden mermar la eficiencia.

Las herramientas de terceros pueden ofrecer una mayor flexibilidad, permitiendo a los gestores inmobiliarios y a los equipos financieros diseñar informes personalizados adaptados a sus necesidades específicas. Sin embargo, muchas de estas herramientas requieren conocimientos técnicos. Si no dispones de un equipo de desarrolladores de software a tu disposición, es posible que acabes esperando mucho tiempo a que el departamento de TI elabore el informe que necesitas. Incluso entonces, puede que no sea exactamente lo que pediste, en cuyo caso tendrás que volver a acudir al departamento de TI y solicitar cambios adicionales.

Todo eso lleva tiempo y ocupa recursos de la empresa que podrían aprovecharse mejor en otras áreas de la organización. Pero, ¿y si pudieras tener lo mejor de ambos mundos? ¿Y si pudieras dotar a tu equipo financiero de potentes herramientas de generación de informes que ofrezcan la máxima flexibilidad, al tiempo que les permites trabajar de forma autónoma, obteniendo exactamente lo que necesitan sin tener que depender constantemente de los programadores y expertos en bases de datos del departamento de TI?

Spreadsheet Server, de insightsoftware, permite a los equipos financieros elaborar informes financieros y operativos directamente en Microsoft Excel, accediendo a información actualizada del ERP. En lugar de recurrir al proceso habitual de extraer información de Yardi o MRI y luego importarla (o copiarla y pegarla) en Excel, Spreadsheet Server ofrece esos datos a los usuarios del departamento financiero directamente en la herramienta que conocen y aprecian: Microsoft Excel. Puede actualizar la información en cualquier momento, lo que le proporciona una visión actualizada de los datos de su ERP.

Spreadsheet Server ofrece a tu equipo de contabilidad la máxima flexibilidad para la elaboración de informes en MRI y Yardi, sin todas las dependencias que suelen conllevar las herramientas sofisticadas de generación de informes o análisis. Así es como funciona:

Cómo añadir datos de un sistema ERP a Excel con Spreadsheet Server

Imagina que estás elaborando una cuenta de resultados (P&L) estándar con cuatro columnas: «Datos reales del mes actual», «Datos reales acumulados del año», «Presupuesto acumulado del año» y «Variación entre presupuesto y datos reales». Este tipo de informe se puede elaborar con bastante facilidad en Excel. Sin embargo, si trabajas con datos estáticos exportados desde tu sistema ERP, puede llevarte bastante tiempo dar formato a los datos, asegurarte de que todo está en su sitio y comprobar dos veces que los totales sean correctos.

Ahora piensa en otra forma de acceder a esas cifras. Imagina que tienes la posibilidad de añadir una fórmula a tu hoja de cálculo que, en la práctica, diga algo así: «Busca el total acumulado en lo que va de año de todas las cuentas de ingresos de «Formación y consultoría» correspondientes a diciembre de 2022 y muestra ese valor en esta celda».

Supongamos que también quieres modificar rápida y fácilmente la vista del informe para que todas las celdas de esa columna muestren valores correspondientes a un mes y un año diferentes, por ejemplo, febrero de 2023.

Con Spreadsheet Server, hacerlo es muy sencillo. La mayoría de los usuarios de Excel están familiarizados con el concepto de «parámetros» (también denominados «argumentos») dentro de una fórmula. Por ejemplo, cuando se utiliza la función «CONTA.SI» en Excel, hay que especificar una condición que debe cumplirse para que una celda se incluya en el recuento resultante. Por ejemplo, COUNTIF(A1:A100, «>0») devolvería el recuento de todas las celdas del rango especificado que contengan un valor mayor que cero.

En lugar de introducir el parámetro de forma fija (en este caso, «>0»), puedes hacer referencia a un valor de otra celda. De esta forma, podrás modificar los resultados de tu fórmula COUNTIF simplemente cambiando el valor de corte de esa celda. La mayoría de los usuarios avanzados de Excel han utilizado este truco en numerosas ocasiones. Supone un gran ahorro de tiempo y aporta mucha flexibilidad a tus hojas de cálculo.

Spreadsheet Server te permite aplicar este concepto de parámetros a una cuenta de resultados (o a cualquier informe, en realidad). Ampliando el ejemplo anterior, puedes crear una fórmula con Spreadsheet Server que incluya un valor de parámetro para el mes y el año. En otras palabras, podrías escribir la fórmula de la siguiente manera: «Obtén el total acumulado en lo que va de año de todas las cuentas de ingresos de «Formación y consultoría» correspondientes al [MES] del [AÑO] y muestra ese valor en esta celda». Al hacer referencia a los valores de «mes» y «año» almacenados en otras partes de la misma hoja de cálculo, resulta muy sencillo actualizar el informe para que muestre cualquier mes y año concretos, simplemente cambiando los valores de esas dos celdas.

En el ejemplo siguiente, se muestra una cuenta de resultados correspondiente a diciembre de 2022. Si cambia el valor de la celda N14 a «2023» y el de la celda N15 a «2», el informe se actualizará para mostrar los datos de febrero de 2023. Para mostrar un mes y/o un año diferentes, basta con cambiar esos valores por otros, y todos los valores de la hoja de cálculo se actualizarán automáticamente para reflejar la nueva selección. ¡Así de sencillo!

Sin embargo, Spreadsheet Server va mucho más allá de limitarse a ofrecerte fórmulas predefinidas para acceder a tus datos de Yardi o MRI. Con el Generador de consultas y el Generador de fórmulas de Spreadsheet Server, puedes llevar tus informes de ERP basados en Excel a un nuevo nivel, creando formas totalmente nuevas de organizar tus datos de ERP, incluida la combinación de datos de varios módulos. Puedes hacer que esa información esté disponible en Excel con tus propias fórmulas personalizadas. Y lo mejor de todo es que ni siquiera hace falta ser programador para hacerlo.

Creación de consultas para Yardi y MRI

Para entender cómo funciona el proceso, veamos el concepto de «consultas». Una consulta es una solicitud dirigida a la base de datos para obtener información que cumpla con un conjunto específico de condiciones. Si quieres una lista de clientes con saldo pendiente, podrías escribir una consulta sencilla que te proporcione el nombre del cliente, su número de teléfono y el saldo pendiente.

For an IT person, that might look something like this: “SELECT CUSTOMERS.COMPANYNAME as ‘Customer Name,’ CUSTOMERS.PHONE as ‘Phone,’ CUSTOMERS.OPENBALANCE as ‘Balance Due’ FROM CUSTOMERS” WHERE CUSTOMERS.OPENBALANCE <>0.”

Es un ejemplo muy sencillo, pero aun así requiere muchos más conocimientos técnicos de los que suelen tener la mayoría de los profesionales del sector financiero. El lenguaje de programación que se muestra aquí (Structured Query Language o «SQL», por sus siglas en inglés) puede resultar engorroso y no perdona los errores. De hecho, puede complicarse mucho más si es necesario incluir información de varias tablas o módulos. Ese tipo de complejidad implica una curva de aprendizaje muy pronunciada, y no es algo para lo que la mayoría de los profesionales de las finanzas tengan tiempo.

Los equipos financieros necesitan una forma más sencilla e intuitiva de trabajar con sus datos de ERP, y ahí es donde entra en juego el Diseñador de consultas de Spreadsheet Server. Con el Diseñador de consultas, prácticamente cualquier usuario financiero con conocimientos de Excel puede navegar por las tablas de MRI y Yardi, encontrar la información que necesita y empezar a crear fórmulas personalizadas que le permitan acceder a sus datos de ERP directamente desde Excel, en tiempo real.

Query Designer ofrece una vista gráfica de las tablas de tu ERP y permite al usuario seleccionar fácilmente la información que desea, aplicar criterios de filtrado y guardar la consulta resultante para que puedas utilizarla para crear fórmulas e informes personalizados en Excel. Query Designer también permite renombrar los campos con nombres que resulten intuitivamente comprensibles para otros usuarios finales del departamento financiero.

Una de las funciones más potentes del Diseñador de consultas es la posibilidad de añadir parámetros. Los parámetros te permiten filtrar la información que deseas en función de los datos introducidos por el usuario. Siguiendo con el ejemplo anterior, si quisieras crear fórmulas o listas en Excel que mostraran a los clientes con un saldo superior a 1.000 dólares, podrías hacerlo simplemente añadiendo un valor fijo en el Generador de consultas.

Sin embargo, con Query Designer puedes conseguir aún más flexibilidad. Supongamos que un usuario quiere especificar un valor límite en su fórmula de Excel, de modo que la información que se muestra en Excel solo incluya a los clientes con saldos superiores al importe especificado por el usuario en el momento de generar el informe.

Para ello, podrías añadir el valor de umbral del saldo como parámetro. En otras palabras, quieres que la consulta diga: «Muéstrame una lista de los clientes que tengan un saldo superior a [IMPORTE]». Más adelante, cuando utilices esa consulta para crear una fórmula personalizada en Excel, podrás ofrecer a los usuarios la flexibilidad de determinar el importe de umbral en ese momento, como parte de su fórmula.

Con Query Designer, puedes crear tantas consultas como quieras. Estas pueden servir como elementos básicos para tus fórmulas personalizadas en Excel. Cada consulta ofrece una perspectiva única desde la que visualizar tus datos de MRI o Yardi. Cada consulta puede tener su propia forma de segmentar y filtrar los datos de tu sistema ERP.

Cómo utilizar el Generador de fórmulas

Es posible que muchos miembros del equipo financiero nunca lleguen a utilizar el Diseñador de consultas y prefieran limitarse a trabajar con las consultas que ya han creado otros. De hecho, Spreadsheet Server incluye un completo conjunto de fórmulas predefinidas que cubren los requisitos de generación de informes más habituales de Yardi y MRI, por lo que cualquiera puede empezar a crear informes personalizados en Excel sin necesidad de utilizar consultas en absoluto.

Sea cual sea la opción que elijas, comprobarás que el proceso de filtrar y manipular la información del ERP en Excel resulta muy sencillo gracias al Generador de fórmulas de Spreadsheet Server.

Con Formula Builder, el usuario de Excel comienza seleccionando la consulta que desea utilizar (por ejemplo, es posible que hayas denominado al ejemplo anterior «Consulta de saldos de clientes»). A continuación, el usuario especifica si desea que los resultados aparezcan como un único valor dentro de una celda (por ejemplo, la suma de los saldos pendientes de todos los clientes que deben más de 1000 dólares) o como una tabla (por ejemplo, una lista de esos clientes y sus respectivos saldos de cuenta). Por último, hace clic en «Insertar» y la fórmula se añade a la hoja de cálculo de Excel. Es similar a utilizar el asistente para gráficos de Excel. No es necesario escribir una cadena larga y complicada de argumentos y parámetros en la barra de fórmulas de Excel; Spreadsheet Server se encarga de esos detalles automáticamente.

Máxima flexibilidad en la presentación de informes financieros en MRI y Yardi

Spreadsheet Server combina la máxima flexibilidad de Excel con la profundidad y la sofisticación de una sólida plataforma de generación de informes financieros y operativos. Al igual que con el resto de productos de insightsoftware, se hace especial hincapié en la facilidad de uso. En todo lo que hacemos, nuestro objetivo es lograr esa simplicidad sin sacrificar la funcionalidad. En este sentido, Spreadsheet Server destaca por ser fundamentalmente diferente de las herramientas de generación de informes estándar que vienen con su sistema ERP, así como de las complicadas plataformas de BI que requieren una formación exhaustiva y un equipo de expertos en TI.

Lamentablemente, los equipos de finanzas y contabilidad de muchas empresas de gestión inmobiliaria se ven obligados a recurrir a soluciones provisionales poco prácticas que suponen una gran pérdida de tiempo y esfuerzo, ya que el personal altamente cualificado dedica cada mes valiosas horas a copiar y pegar manualmente información en Excel para poder elaborar los informes que necesitan. Esto puede dar lugar a errores cada vez que cambian los formatos de los archivos, cuando los equipos pasan por alto ciertos datos o cuando introducen manualmente valores de forma incorrecta.

Y lo que es peor, la información de los informes resultantes queda desactualizada en cuanto se crea el informe. Para actualizar los datos, es necesario volver a realizar, en parte o en su totalidad, los procesos de copiar y pegar.

Con Spreadsheet Server, obtienes lo mejor de ambos mundos. Disfrutas de todas las prestaciones de una herramienta de generación de informes de nivel empresarial, junto con la sencillez, la flexibilidad y la familiaridad de Microsoft Excel.

Como líder mundial en soluciones de generación de informes ERP diseñadas específicamente para este fin, insightsoftware cuenta con una amplia experiencia en la resolución de retos complejos relacionados con la generación de informes y el análisis de datos para los usuarios de Yardi y MRI. Miles de empresas han recurrido a insightsoftware en busca de ayuda en materia de generación de informes y análisis de datos. Ofrecemos soluciones de generación de informes gestionadas por el departamento financiero que agilizan y simplifican sus procesos de generación de informes financieros y operativos.

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