Comment rationaliser le reporting financier Yardi

À l'instar de nombreux secteurs de l'économie, le secteur immobilier a connu des bouleversements majeurs au cours de l'année écoulée. L'évolution rapide des modes d'occupation, la volatilité économique et le resserrement des conditions de liquidité obligent les professionnels de l'immobilier à faire preuve d'agilité : ils doivent surveiller de près leur trésorerie, entretenir de bonnes relations avec les prêteurs et suivre attentivement les facteurs externes qui influencent le marché immobilier.

Dans des moments comme celui-ci, il est essentiel de disposer de la technologie adéquate. Plus que jamais, les dirigeants doivent disposer d’une visibilité claire sur ce qui se passe au sein de l’entreprise, en temps réel. Si votre organisation utilise Yardi pour gérer ses activités immobilières, vous disposez déjà de systèmes efficaces pour gérer les opérations, les ventes et le marketing, ainsi que les fonctions comptables essentielles. Cependant, obtenir une bonne visibilité sur l’ensemble des informations contenues dans Yardi peut s’avérer difficile. Yardi propose toute une gamme d’outils de reporting ; malheureusement, chacun présente ses propres lacunes.

Création de rapports dans Yardi : les options par défaut

Yardi a cessé d'utiliser Crystal Reports comme outil de reporting privilégié ; par conséquent, si vous vous êtes appuyé sur Crystal par le passé, vous devrez rechercher d'autres solutions lorsque vous passerez à une version plus récente de Yardi. L'entreprise propose plusieurs options prêtes à l'emploi parmi lesquelles choisir. Passons en revue ces outils et examinons les avantages et les inconvénients de chacun :

Rapports SQL à l'écran dans Yardi: À certains égards, les rapports traditionnels affichés à l'écran dans Yardi constituent le moyen le plus rapide et le plus économique d'obtenir des informations à partir du système. Malheureusement, cette option offre généralement une vue très limitée. Il n’existe aucune option permettant de modifier le format de ces rapports et, dans de nombreux cas, ceux-ci ne fournissent qu’un sous-ensemble de résultats. Si votre rapport contient plus de 3 000 lignes, Yardi le tronquera et omettra tous les résultats dépassant ce nombre. Il est possible de générer des rapports sur des ensembles de données plus volumineux, mais uniquement si vous exportez les résultats vers Microsoft Excel. Curieusement, Yardi ne propose aucun moyen d’imprimer ces rapports affichés à l’écran. Vous devrez donc exporter les informations au format PDF pour les imprimer, ou exporter les données vers Excel. Cette limitation, combinée à l’absence d’options de mise en forme et à la limite de 3 000 lignes, rend les rapports affichés à l’écran inadaptés à la plupart des usages autres que des fonctions de recherche élémentaires.

Yardi Spreadsheet Reporting (YSR): l’outil YSR de Yardi offre certaines fonctionnalités utiles, notamment lorsque les membres de votre équipe doivent manipuler des données à des fins d’analyse. Grâce à sa capacité à ajouter des formules, à trier des informations et à générer automatiquement des tableaux croisés dynamiques, YSR offre une flexibilité nettement supérieure à celle des rapports affichés à l’écran. Malheureusement, pour les équipes financières, il présente encore des lacunes à plusieurs égards.

Bien que YSR puisse fournir un rapport bien présenté pour un niveau de détail donné, il s’avère moins performant lorsqu’il s’agit d’approfondir l’analyse et d’explorer les informations à un niveau plus granulaire. Les capacités d’exploration de YSR se limitent à d’autres rapports affichés à l’écran. Par défaut, YSR présente les informations à l’écran au format PDF. Pour manipuler davantage les données, les utilisateurs doivent exporter le PDF vers Excel, ce qui rompt le lien avec les données Yardi en temps réel.

SQL Server Reporting Services (SSRS): si vous avez besoin de rapports au format soigné et imprimables à toutes les étapes, alors SSRS est la solution qu’il vous faut. Cependant, cette qualité a un coût. Les rapports SSRS sont les plus chronophages, et donc les plus coûteux, à développer. Ils exigent également un niveau d’expertise technique important. Cela mobilise un temps précieux de la part de votre personnel informatique, non seulement pour effectuer le travail, mais aussi pour se former à la structure de base de données sous-jacente de Yardi. Si vous ne disposez pas en interne de ressources possédant les compétences requises, vous devrez faire appel à des consultants externes pour réaliser ce travail. Quelle que soit l’approche que vous adoptiez, cela peut s’avérer très coûteux.

Microsoft SSRS présente également des limites quant à sa capacité à générer des rapports financiers pertinents. À la base, SSRS est conçu pour extraire des informations sous forme de tableaux (c'est-à-dire des données que l'on présente généralement sous forme de lignes et de colonnes) et les présenter sous la forme d'une liste d'enregistrements accompagnée de sous-totaux et d'autres agrégats.

SSRS est un outil complexe destiné aux experts en bases de données. Il s'appuie sur des langages propriétaires pour créer les requêtes nécessaires aux rapports Yardi. Celles-ci sont difficiles à concevoir et prennent beaucoup de temps ; vous devez en outre les mettre à jour et les maintenir à chaque mise à niveau vers une nouvelle version de Yardi.

Et pourquoi pas une solution BI moderne ?

Soucieux d'améliorer leur accès aux informations relatives à leur activité, de nombreux gestionnaires immobiliers se sont tournés vers des outils de business intelligence polyvalents tels que Microsoft Power BI ou Tableau. Malheureusement, ces outils ne répondent pas de manière satisfaisante à la plupart des exigences en matière de reporting financier et opérationnel propres au secteur immobilier.

Les outils de BI modernes sont généralement axés sur la science des données et la visualisation. En d’autres termes, ils sont conçus pour analyser en profondeur de très grands ensembles de données et pour présenter les informations de manière intuitive et facilement compréhensible. Cela répond à un besoin important, mais ne permet pas de traiter les tâches fondamentales que la plupart des équipes financières doivent accomplir régulièrement. En effet, les outils de BI modernes n’ont pas été conçus pour relever les défis spécifiques liés aux données financières. Ils privilégient les données bien structurées et ne s'adaptent pas très bien aux hiérarchies irrégulières d'un plan comptable classique. Ils ne comprennent pas les soldes créditeurs et débiteurs ; vous devez donc définir des règles pour garantir que vos données soient présentées correctement. Cela nécessite des compétences avancées et ne relève pas du libre-service pour l'utilisateur financier lambda. Tableau et Power BI, par exemple, proposent des programmes de certification pour les développeurs, ce qui souligne le fait qu'il s'agit d'outils complexes et hautement techniques.

Défis liés au reporting et à l'analyse

Pour les équipes financières et comptables ainsi que les organisations qui utilisent Yardi, la création de rapports et l’analyse s’accompagnent généralement d’une frustration liée à la visibilité limitée sur les informations et aux solutions de contournement fastidieuses nécessaires pour mettre les données au format requis. De nombreuses équipes financières se tournent vers YSR, car cet outil offre une plus grande flexibilité que les rapports affichés à l’écran ; elles exportent leurs données vers Microsoft Excel et les traitent dans ce logiciel. D’autres se tournent vers Microsoft SSRS pour créer des rapports personnalisés, mais cette solution peut s’avérer très coûteuse et ne répond pas véritablement à bon nombre des besoins spécifiques liés au reporting et à l’analyse financiers. Certains se tournent vers des outils de BI polyvalents, pour se retrouver dans une impasse lorsqu’ils découvrent le coût et les efforts que cette approche implique.

Pour beaucoup, les limites des outils de reporting prêts à l’emploi de Yardi obligent à recourir à des solutions manuelles. Cela implique généralement d’exporter les données de Yardi, puis de les importer (ou de les copier-coller) dans des tableurs, où elles peuvent ensuite être manipulées et analysées. Ce processus prend un temps précieux, empêchant les membres clés de votre équipe de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il tend également à générer des erreurs. Une simple erreur de copier-coller, un chiffre inversé ou l’ajout d’une nouvelle ligne dans les données sources peut introduire des anomalies dans un tableur préformaté. Il en résulte un rapport contenant des informations erronées. Cela peut alors conduire à de mauvaises décisions. S’il s’agit d’un rapport que vous fournissez régulièrement à vos prêteurs ou investisseurs, des données erronées peuvent ébranler la confiance de vos parties prenantes dans vos chiffres.

Les rapports destinés aux prêteurs, en particulier, peuvent représenter une charge considérable pour les sociétés de gestion immobilière. Vous devez les produire régulièrement ; ainsi, si vous devez passer par des processus manuels fastidieux chaque fois que la banque exige un rapport, cela engendre un coût récurrent pour votre entreprise. Comme ce coût est pris en charge par l’entreprise dans le cadre des charges salariales, de nombreuses sociétés le négligent. Or, si les dirigeants prennent en compte le nombre d’heures consacrées chaque mois au traitement manuel des données pour produire des rapports destinés aux prêteurs et aux investisseurs, les coûts s’avèrent considérables. En général, ce sont des professionnels hautement qualifiés de la finance et de la comptabilité qui se chargent de ce type de tâches, alors qu’ils pourraient utiliser leur temps de manière plus rentable en apportant de la valeur ajoutée à l’entreprise par d’autres moyens.

Les tâches de recherche courantes font également perdre beaucoup de temps au personnel : il s'agit par exemple de trouver des réponses à des questions concernant certaines lignes des états financiers, de repérer un écart dans les registres de loyers ou de rapprocher un solde du grand livre avec un relevé de prêt fourni par la banque. Même si ces tâches ne semblent pas prendre beaucoup de temps prises individuellement, les petits désagréments liés à la recherche d'un solde ou d'une transaction finissent par s'accumuler.

C'est là que les fonctionnalités d'exploration en profondeur s'avèrent indispensables. Les rapports intégrés de Yardi permettent aux utilisateurs d'accéder à un niveau de détail supplémentaire dans les rapports affichés à l'écran, mais n'apportent aucun contexte supplémentaire. Cette absence de fonctionnalité d'exploration en profondeur se traduit par un surcroît de temps et d'efforts de recherche pour votre équipe financière, ce que vous souhaitez éviter autant que possible.

Élargir les fonctionnalités de Yardi

Compte tenu de la volatilité récente du contexte économique, la planification et les prévisions revêtent aujourd’hui plus d’importance que jamais. L’« agilité » est le nouveau mot d’ordre des petites et moyennes entreprises d’aujourd’hui, et de nombreux chefs d’entreprise y ont répondu en mettant en place des cycles de planification et de budgétisation plus fréquents. Les professionnels de l’immobilier ont pris conscience de la nécessité de suivre les événements en temps réel et d’accélérer le rythme de la budgétisation et de la planification. Face à une incertitude importante, beaucoup ont recouru davantage à la planification par scénarios, en explorant les questions de type « et si » susceptibles d’avoir un impact profond sur leurs activités.

Une planification et une analyse avancées nécessitent l'accès à des informations historiques sur l'entreprise, afin de pouvoir replacer les événements actuels dans le contexte des tendances à long terme. Elles exigent également la flexibilité nécessaire pour explorer et manipuler librement les données. La plupart des utilisateurs se tournent vers Excel lorsqu'ils souhaitent réaliser ce type d'analyse. Après tout, Excel est extrêmement flexible et familier à la plupart des utilisateurs. Cependant, lorsque toutes vos données ne sont pas facilement accessibles dans Microsoft Excel, en temps réel, il peut s'avérer difficile de réaliser ce type d'analyse flexible de manière efficace et précise.

La plupart des entreprises qui utilisent Yardi pour gérer leurs activités immobilières ont des besoins spécifiques en matière de rapports et doivent donc concevoir ou personnaliser bon nombre de leurs propres rapports. Dans de nombreux cas, cependant, les entreprises de gestion immobilière partagent un ensemble de besoins communs qui peuvent (et devraient) être satisfaits à l'aide de rapports et de modèles prêts à l'emploi. Que vous utilisiez ces rapports prédéfinis tels quels ou que vous les adaptiez à vos besoins spécifiques, une bibliothèque de rapports spécialement conçus pour le secteur immobilier vous offre une longueur d'avance considérable pour répondre à un large éventail de vos besoins en matière de reporting et d'analyse.

Nous avons constaté que de nombreuses sociétés de gestion immobilière ont testé des solutions modernes de BI, pour finalement se rendre compte qu’elles ne répondaient pas à bon nombre des besoins fondamentaux du service financier et comptable et qu’elles nécessitaient un investissement bien plus important que prévu initialement. Très souvent, les équipes financières reviennent alors aux mêmes processus manuels qu’elles utilisaient auparavant, qui prennent beaucoup de temps et sont sources d’erreurs.

Donnez à votre équipe les moyens d'agir grâce aux bons outils

Il existe une meilleure solution. Spreadsheet Server d'insightsoftware répond à ces défis courants en matière de reporting pour les clients de Yardi en automatisant les processus manuels et en proposant des requêtes ad hoc rapides et flexibles, des rapports réguliers, des rapports d'exception et des visualisations.

Grâce à Spreadsheet Server, les utilisateurs de Yardi bénéficient d'un accès immédiat aux données clés. Des rapports et des tableaux de bord faciles à créer permettent aux équipes d'analyser et de partager rapidement des informations financières et opérationnelles, sans avoir à gérer les exportations de données depuis YSR ou Excel. (Lisez cette étude de cas pour découvrir comment American Asset Corporation a réduit de 90 % le temps nécessaire à la génération de ses rapports depuis la mise en œuvre de Spreadsheet Server.)

Spreadsheet Server permet d'activer le filtrage et l'exploration en profondeur des journaux, des soldes et de la comptabilité auxiliaire afin d'accélérer les rapprochements et de faciliter l'établissement de rapports intermédiaires permettant de vérifier l'état des comptes et de repérer les valeurs aberrantes.

Si votre entreprise cherche à gagner en précision et en efficacité dans le domaine du reporting et de l'analyse financiers, contactez-nous dès aujourd'hui pour bénéficier d'une démonstration gratuite de Spreadsheet Server.