Cómo optimizar la elaboración de informes financieros en Yardi

Al igual que muchos sectores de la economía, el sector inmobiliario ha sufrido grandes perturbaciones durante el último año. Los rápidos cambios en los patrones de ocupación, la volatilidad de la economía y la reducción de la liquidez están obligando a los profesionales del sector inmobiliario a mantenerse ágiles: vigilar de cerca el flujo de caja, mantener buenas relaciones con las entidades crediticias y seguir de cerca los factores externos que afectan al mercado inmobiliario.

En momentos como este, contar con la tecnología adecuada es fundamental. Ahora más que nunca, los directivos deben mantener una visión clara de lo que ocurre en la empresa, en tiempo real. Si tu organización utiliza Yardi para gestionar su negocio inmobiliario, ya dispones de sistemas eficaces para gestionar las operaciones, las ventas y el marketing, así como las funciones contables básicas. Sin embargo, disponer de la visibilidad adecuada sobre toda la información que contiene Yardi puede suponer un reto. Yardi ofrece una variedad de herramientas diferentes para la elaboración de informes; por desgracia, cada una tiene sus propias limitaciones.

Informes en Yardi: las opciones predeterminadas

Yardi ha dejado de utilizar Crystal Reports como herramienta de generación de informes preferida, por lo que, si has utilizado Crystal en el pasado, tendrás que buscar otras opciones al actualizar a una versión más reciente de Yardi. La empresa ofrece varias opciones listas para usar entre las que elegir. Repasemos estas herramientas y analicemos las ventajas y desventajas de cada una:

Informes SQL en pantalla en Yardi: En algunos aspectos, los informes tradicionales en pantalla de Yardi constituyen la forma más rápida y económica de obtener información del sistema. Lamentablemente, esta opción suele ofrecer una visión muy limitada. No hay opciones para modificar el formato de estos informes y, en muchos casos, es posible que solo muestren un subconjunto de resultados. Si tu informe contiene más de 3.000 filas, Yardi lo recortará y omitirá cualquier resultado que supere ese número. Es posible generar informes sobre conjuntos de datos más grandes que ese, pero solo si exportas los resultados a Microsoft Excel. Curiosamente, Yardi no ofrece ninguna forma de imprimir estos informes en pantalla. En su lugar, tendrás que exportar la información a un PDF y luego imprimirla, o bien exportar los datos a Excel. Esa limitación, unida a la falta de opciones de formato y al límite de 3.000 filas, hace que los informes en pantalla no sean adecuados para la mayoría de los fines, salvo para funciones de investigación básicas.

Informes en hojas de cálculo de Yardi (YSR): La herramienta YSR de Yardi ofrece algunas funciones útiles, sobre todo cuando los miembros de tu equipo necesitan manipular datos para su análisis. Gracias a su capacidad para añadir fórmulas, ordenar información y generar automáticamente tablas dinámicas, YSR ofrece una flexibilidad considerablemente mayor que los informes en pantalla. Sin embargo, lamentablemente, para los equipos financieros, sigue sin estar a la altura en varios aspectos.

Aunque YSR puede proporcionar un informe bien maquetado para un nivel de detalle determinado, no funciona tan bien cuando es necesario profundizar y explorar la información a un nivel más detallado. Las capacidades de desglose de YSR se limitan a otros informes que se visualizan en pantalla. Por defecto, YSR presenta la información en pantalla en formato PDF. Para seguir manipulando los datos, los usuarios deben exportar el PDF a Excel, lo que rompe el vínculo con los datos en tiempo real de Yardi.

SQL Server Reporting Services (SSRS): Si necesitas informes con un formato impecable que se puedan imprimir en cualquier momento, entonces SSRS es la mejor opción. Sin embargo, esa calidad tiene un coste. Los informes de SSRS son los que más tiempo requieren para su desarrollo y, por lo tanto, los más caros. Además, exigen un alto nivel de conocimientos técnicos. Esto consume un tiempo valioso de tu personal de TI, no solo para realizar el trabajo, sino también para formarse en la estructura subyacente de la base de datos de Yardi. Si no dispones de personal con las competencias adecuadas, tendrás que contratar a consultores externos para que realicen el trabajo. Sea cual sea el enfoque que elijas, esto puede resultar muy costoso.

Microsoft SSRS también presenta limitaciones a la hora de generar informes financieros significativos. En esencia, SSRS está diseñado para recuperar información tabular (es decir, datos que normalmente se presentarían en filas y columnas) y mostrarla como una lista de registros junto con subtotales y otros agregados.

SSRS es una herramienta compleja diseñada para expertos en bases de datos. Se basa en lenguajes propios para crear las consultas necesarias para los informes de Yardi. Su diseño resulta complicado y lleva mucho tiempo, y es necesario actualizarlas y mantenerlas cada vez que se actualiza a nuevas versiones de Yardi.

¿Qué tal una solución moderna de BI?

Con el objetivo de mejorar el acceso a la información sobre su negocio, muchos gestores inmobiliarios han recurrido a productos de inteligencia empresarial de uso general, como Microsoft Power BI o Tableau. Lamentablemente, estos productos no satisfacen adecuadamente la mayoría de los requisitos de información financiera y operativa del sector inmobiliario.

Las herramientas modernas de BI suelen estar orientadas a la ciencia de datos y la visualización. En otras palabras, están diseñadas para analizar en profundidad conjuntos de datos muy grandes y presentar la información de forma intuitiva y fácil de asimilar. Esto cumple una función importante, pero no aborda las tareas fundamentales que la mayoría de los equipos financieros deben realizar de forma habitual. Esto se debe a que las herramientas modernas de BI no se diseñaron para hacer frente a los retos específicos de los datos financieros. Prefieren datos bien estructurados y no funcionan tan bien con las jerarquías irregulares de un plan de cuentas típico. No entienden los saldos deudores y acreedores, por lo que es necesario establecer reglas para garantizar que los datos se presenten correctamente. Esto requiere conocimientos avanzados y no es una tarea de autoservicio para el usuario medio del departamento financiero. Tableau y Power BI, por ejemplo, cuentan con programas de certificación para desarrolladores, lo que subraya el hecho de que se trata de herramientas complicadas y altamente técnicas.

Retos en materia de elaboración de informes y análisis

Para los equipos de finanzas y contabilidad y las organizaciones que utilizan Yardi, la elaboración de informes y el análisis suelen ir acompañados de la frustración derivada de la escasa visibilidad de la información y de las tediosas soluciones provisionales necesarias para adaptar los datos al formato requerido. Muchos equipos financieros recurren a YSR, ya que ofrece mayor flexibilidad que los informes en pantalla; transfieren sus datos a Microsoft Excel y trabajan con ellos allí. Otros recurren a Microsoft SSRS para elaborar informes personalizados, pero esto puede resultar muy costoso y no resuelve realmente muchas de las necesidades específicas asociadas a la elaboración de informes y análisis financieros. Algunos recurren a herramientas de BI de uso general, solo para encontrarse en un callejón sin salida al descubrir el coste y el esfuerzo que conlleva ese enfoque.

Para muchos, las limitaciones de las herramientas de generación de informes estándar de Yardi obligan a recurrir a soluciones manuales. Esto suele implicar exportar los datos de Yardi y, a continuación, importarlos (o copiarlos y pegarlos) en hojas de cálculo, donde se pueden manipular y analizar. Ese proceso consume un tiempo muy valioso, lo que impide que los miembros más destacados de tu equipo realicen tareas de mayor valor. Además, suele dar lugar a errores. Un simple error al copiar y pegar, un número invertido o la adición de una nueva fila en los datos de origen pueden provocar anomalías en una hoja de cálculo preformateada. El resultado es un informe que ofrece información errónea. Esto, a su vez, puede llevar a tomar decisiones equivocadas. Si se trata de un informe que envías habitualmente a tus prestamistas o inversores, los datos erróneos pueden minar la confianza de tus partes interesadas en tus cifras.

Los informes para los prestamistas, en particular, pueden suponer una carga considerable para las empresas de gestión inmobiliaria. Es necesario elaborarlos de forma rutinaria, por lo que si hay que pasar por engorrosos procesos manuales cada vez que el banco solicita un informe, esto genera un coste continuo para tu empresa. Dado que la empresa absorbe ese coste como parte de los gastos de nómina, muchas empresas lo pasan por alto. Sin embargo, si los directivos tienen en cuenta las horas que se dedican cada mes a la manipulación manual de datos para elaborar informes para prestamistas e inversores, los costes son considerables. Por lo general, este tipo de tareas las realizan profesionales altamente cualificados del ámbito financiero y contable, y dichos profesionales podrían emplear su tiempo de forma más rentable aportando valor añadido a la empresa de otras maneras.

Las tareas rutinarias de investigación también suponen una pérdida de tiempo considerable para el personal, como buscar respuestas a preguntas sobre determinadas partidas de los estados financieros, localizar una discrepancia en los registros de alquileres o conciliar el saldo del libro mayor con un extracto bancario de un préstamo. Aunque estas tareas pueden no llevar mucho tiempo si se consideran una por una, los pequeños inconvenientes que supone localizar un saldo o una transacción se van acumulando.

Aquí es donde las funciones de desglose resultan esenciales. Los informes integrados de Yardi permiten a los usuarios ver un mayor nivel de detalle en los informes que aparecen en pantalla, pero no proporcionan ningún contexto más allá de eso. Esta falta de capacidad de desglose se traduce en un aumento del tiempo y el esfuerzo de investigación por parte de tu equipo financiero, algo que querrás evitar siempre que sea posible.

Ampliación de las capacidades de Yardi

Teniendo en cuenta la reciente volatilidad del entorno económico, la planificación y la elaboración de previsiones están cobrando más importancia que nunca. La «agilidad» es la nueva consigna para las pequeñas y medianas empresas actuales, y muchos líderes empresariales han respondido implantando ciclos de planificación y elaboración de presupuestos más frecuentes. Los profesionales del sector inmobiliario han reconocido la necesidad de seguir de cerca los acontecimientos en tiempo real y acelerar el ritmo de la elaboración de presupuestos y la planificación. Ante la gran incertidumbre, muchos han recurrido cada vez más a la planificación de escenarios, analizando las hipótesis que podrían afectar profundamente a sus negocios.

La planificación y el análisis avanzados requieren acceso a información histórica sobre la empresa, para poder situar los acontecimientos actuales en el contexto de las tendencias a largo plazo. También requieren flexibilidad para explorar y manipular los datos con total libertad. La mayoría de los usuarios recurren a Excel cuando quieren realizar ese tipo de análisis. Al fin y al cabo, Excel es extremadamente flexible y resulta familiar para la mayoría de los usuarios. Sin embargo, cuando no se puede acceder fácilmente a todos los datos en Microsoft Excel, en tiempo real, puede resultar difícil realizar ese tipo de análisis flexible de forma eficiente y precisa.

La mayoría de las empresas que utilizan Yardi para gestionar sus negocios inmobiliarios tienen unas necesidades específicas en materia de informes y, por lo tanto, deben diseñar o personalizar muchos de sus propios informes. Sin embargo, en muchos casos, las empresas de gestión inmobiliaria comparten un conjunto de necesidades comunes que pueden (y deben) satisfacerse con informes y plantillas listos para usar. Tanto si utilizas estos informes predefinidos tal cual como si los adaptas a tus requisitos específicos, una biblioteca de informes diseñados específicamente para el sector inmobiliario te ofrece una ventaja considerable a la hora de satisfacer una amplia gama de tus necesidades de generación de informes y análisis.

Hemos visto cómo muchas empresas de gestión inmobiliaria han probado soluciones modernas de inteligencia empresarial (BI), solo para darse cuenta de que estas no satisfacen muchas de las necesidades fundamentales del departamento de finanzas y contabilidad y que requieren una inversión considerablemente mayor de lo que se pensaba inicialmente. Muy a menudo, los equipos financieros vuelven a recurrir a los mismos procesos manuales que utilizaban antes, que consumen mucho tiempo y son propensos a errores.

Dota a tu equipo de las herramientas adecuadas

Existe una opción mejor. Spreadsheet Server, de insightsoftware, resuelve estos problemas habituales en la elaboración de informes para los clientes de Yardi, automatizando los procesos manuales y ofreciendo consultas ad hoc rápidas y flexibles, informes periódicos, informes de excepciones y visualizaciones.

Con Spreadsheet Server, los usuarios de Yardi obtienen acceso inmediato a datos clave. Los informes y paneles de control, fáciles de crear, ayudan a los equipos a analizar y compartir rápidamente la información financiera y operativa, sin las complicaciones que suponen las exportaciones de datos de YSR o Excel. (Lee este caso práctico para descubrir cómo American Asset Corporation ha reducido el tiempo de generación de informes en un 90 % desde que implementó Spreadsheet Server.)

Spreadsheet Server ofrece la posibilidad de aplicar filtros y realizar análisis detallados de los libros de diario, los saldos y la contabilidad auxiliar, con el fin de agilizar las conciliaciones y facilitar la elaboración de informes provisionales para comprobar el estado y detectar valores atípicos.

Si tu organización busca una mayor precisión y eficiencia en la elaboración de informes y análisis financieros, ponte en contacto con nosotros hoy mismo para solicitar una demostración gratuita de Spreadsheet Server.