Wie man eine agilere Finanzorganisation aufbaut

Wie wird die Wirtschaft in 18 Monaten, in fünf Jahren oder in einem Jahrzehnt aussehen? Wenn man zehn verschiedene Menschen fragen würde, würde man 30 verschiedene Antworten erhalten. Wir leben in einer Zeit unglaublicher Unsicherheit.

Derzeit wirken verschiedene Kräfte zusammen, die traditionelle Geschäftsmodelle in Frage stellen und tiefgreifende Zweifel daran aufkommen lassen, ob Unternehmen auch in Zukunft nachhaltig bestehen können. Neue Vorschriften – von Datenschutz bis hin zu finanzieller Transparenz – werden die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu einer ständigen Quelle der Unsicherheit machen. Sich verschiebende Gewinnzentren und sich wandelnde Umsatzmodelle stellen die Zukunftsfähigkeit in Frage. Zu dieser Unsicherheit kommt die unaufhaltsame Kraft der digitalen Transformation hinzu, die Unternehmen dazu zwingt, sich von Grund auf neu zu erfinden. All dies führt zu einem Geschäftsklima, das von Ungewissheiten geprägt ist.

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Da es unmöglich ist, sich auf ein bestimmtes Ergebnis vorzubereiten, müssen Unternehmen so agil wie möglich werden, insbesondere im Finanzbereich. Buchhaltungsabteilungen, die an feste Abläufe und schrittweise Veränderungen gewöhnt sind, müssen einen völlig neuen Ansatz verfolgen, der auf Anpassungsfähigkeit und Flexibilität basiert. Das wird selbst für die aufgeschlossensten Unternehmen keine leichte Aufgabe sein. Doch es ist unerlässlich, denn ohne Agilität kann kein Unternehmen in Zeiten des ständigen Wandels wettbewerbsfähig bleiben.

Was zeichnet eine agile Finanzorganisation aus?

Jedes Finanzteam musste sich schon einmal anpassen. Agile Finanzorganisationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie diesen Prozess selbst in Zeiten tiefgreifender Umbrüche äußerst geschickt bewältigen. Diese Eigenschaften kennzeichnen die besten Finanzteams, die am besten auf eine ungewisse Zukunft vorbereitet sind:

• Eine Leitstrategie – Wennsich die Geschäftsbedingungen ständig ändern, können Teams leicht die Orientierung verlieren. Agile Organisationen können bei Bedarf Kursänderungen vornehmen, ohne dabei von einer Kernstrategie wie der Maximierung des Kundennutzens oder der Nutzung von Partnerschaften mit Dritten abzuweichen. Agilität ist nur dann ein Vorteil, solange Teams es vermeiden, unberechenbar zu handeln.

• Selbstständig handelnde Stakeholder – StarreTeamstrukturen sind das Gegenteil von Agilität. Im Idealfall verfügt das Finanzteam über eine feststehende Führung, ansonsten jedoch über eine flache Struktur, in der Zusammenarbeit Vorrang vor Hierarchien hat. Einzelpersonen und Gruppen haben klar definierte Rollen, sodass sie selbstständig arbeiten können, und verfügen zudem über die Ressourcen und die Schulungen, um flexibel zwischen Projekten und Prioritäten zu wechseln.

• Schnelle Entscheidungsfindung – Wer zulangsam handelt, läuft Gefahr, in seiner Branche ins Abseits zu geraten. Ein Markenzeichen agiler Teams ist ihre Fähigkeit, eine Situation zu analysieren, das optimale Ergebnis auszuwählen und einen umsetzbaren Plan zu entwickeln – und das alles innerhalb eines kurzen Zeitraums. Schnelle Entscheidungsfindung versetzt Finanzteams in die Lage, Hindernisse sofort zu beseitigen, sobald sie auftreten, und gleichzeitig Chancen zu nutzen, bevor es die Konkurrenz tut.

• Eine von Zusammenhalt geprägte Kultur – Schnell agierendeFinanzteams integrieren neue Mitglieder zügig und bleiben stabil, auch wenn Teammitglieder das Team verlassen. Eine von Zusammenhalt geprägte Kultur, die auf Respekt, Verantwortungsbewusstsein, Zusammenarbeit und Transparenz basiert, stellt sicher, dass die Agilität eines Teams auch dann erhalten bleibt, wenn sich die Zusammensetzung des Teams unvermeidlich ändert.

• Datengestützte Technologie – Diegrößte Herausforderung der Agilität besteht darin, wichtige Entscheidungen schnell und dennoch sicher treffen zu können. Datengestützte Technologien schaffen Sicherheit, indem sie den Zugriff auf Finanz- und Betriebsdaten sowie deren Analyse und Verständnis erleichtern. Da jede Entscheidung durch Daten untermauert wird, wird der Finanzbereich weder durch Unentschlossenheit noch durch unüberlegte Handlungen beeinträchtigt.

Den Wert von Agilität in den richtigen Kontext setzen

Begriffe wie „innovativ“ und „geschlossen“ werden häufig zur Beschreibung von Finanzteams verwendet, obwohl sich ihre Auswirkungen nicht wirklich definieren lassen. Bei Agilität ist das anders. Umfangreiche Untersuchungen, bei denen agile Finanzorganisationen mit ihren Mitbewerbern verglichen wurden, zeigen, dass Flexibilität messbare Auswirkungen auf die Leistung hat.

Eine Studie von Oracle und dem American Institute of CPAs zeigt, dass 89 Prozent der Teams, die von agilen Finanzverantwortlichen geleitet werden, ein positives Finanzwachstum verzeichnen. Nur 63 Prozent der anderen Teams berichten von denselben Ergebnissen. Zudem kann fast die Hälfte aller agilen Unternehmen zukunftsorientierte Analysen erstellen, verglichen mit nur 18 Prozent ihrer Pendants.

Die Untersuchung zeigt ferner, dass agile Teams besser darin sind, neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen, neue Märkte zu erschließen, digitale Initiativen anzustoßen, Fusionen und Übernahmen zu bewältigen sowie Geschäftsmodelle neu zu gestalten. Angesichts der derzeitigen Unsicherheit muss Agilität als eine Verpflichtung betrachtet werden. Darüber hinaus stellt sie für Unternehmen jedoch eine große Chance dar, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Ein agiles Finanzteam in fünf Schritten aufbauen.

Finanzteams werden nicht von heute auf morgen agil, aber das bedeutet nicht, dass Agilität ein langfristiges Ziel sein muss. Es gibt Maßnahmen, die Teams bereits jetzt ergreifen können, um sofort anpassungsfähiger zu werden und gleichzeitig die Grundlagen für eine Zukunft mit flexiblen Finanzprozessen zu schaffen:

1. Funktionalität von Tabellenkalkulationen verbessern – Agilitätbedeutet nicht, dass manalle alten Buchhaltungstools über Bord werfen muss. Tabellenkalkulationen zum Beispiel sind nach wie vor unglaublich nützlich, auch wenn sie nicht gerade für ihre Agilität bekannt sind. Durch die Erweiterung von Excel um Funktionen wie den automatischen Datenimport und automatisierte Berichtsfunktionen werden statische Tabellenkalkulationen zu dynamischen Dokumenten. Anstatt die Arbeit der Buchhalter zu behindern, ermöglichen sie einen detaillierten Einblick in die Finanzdaten und einen einfachen Zugriff auf finanzielle Erkenntnisse.

2. Arbeiten in der Cloud –Nicht umsonst ist dieCloud zum Synonym für Agilität geworden: Sie bietet unbegrenzte Skalierbarkeit, umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und Zugriff von überall. Cloud-Anbieter kümmern sich zudem selbst um Wartung, Updates und Patches, wodurch Buchhalter nicht mehr auf die IT-Abteilung angewiesen sind. Mehr als die Hälfte aller Finanzteams setzt bereits auf Cloud-Technologie, was darauf hindeutet, dass dies künftig die Plattform der Wahl sein wird.

3. Den Finanzabschluss rationalisieren – Der Abschlussdes Finanzabschlusses ist ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess, was ein Problem darstellt, da er die Finanzteams davon abhält, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem müssen Entscheidungsträger dadurch auf genaue Finanzinformationen warten. Mit Hilfsmitteln wie Automatisierung, Datenabgleich und Prozessoptimierung lässt sich der Finanzabschluss um mehrere Tage verkürzen, sodass die Buchhalter mehr Zeit haben, sich auf die Zukunft zu konzentrieren.

4. Dynamische Budgetierung und Planung einführen – Budgetsund Pläne können keine statischen Dokumente sein, wenn sich die Umstände ständig ändern. Ein dynamischer Ansatz ermöglicht es den Buchhaltern, regelmäßig Ist-Zahlen mit den ursprünglichen Planwerten zu vergleichen und die neuen Daten anschließend in den laufenden Plan zu integrieren. Unternehmen mögen zwar in der Lage sein, Entwicklungen im Voraus zu prognostizieren, doch wenn sie nicht entsprechend reagieren können, sind sie nicht wirklich agil.

5. Mobilität – Betrachten Sie Mobilität als Voraussetzung für Agilität. Wenn das Finanzteam sowohl zu Hause als auch unterwegs Zugriff auf Daten und Tools hat, sind alle auf dem gleichen Stand. Mobile Technologien machen Finanzinformationen für alle leichter zugänglich, auch für Entscheidungsträger außerhalb des Finanzbereichs, die Daten benötigen, um fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Agilität im Jahr 2019 führt zu Wohlstand in jedem folgenden Jahr. Oder, um es etwas pessimistischer auszudrücken: Finanzteams, die nicht agil sind, werden schon bald keine Rolle mehr spielen. So oder so ist die Priorität klar, und insightsoftware verfügt über Ressourcen, die dabei helfen können. Unsere Tools in Kombination mit Ihren Stärken sorgen für agilere Finanzteams. Um diese Lösungen in Aktion zu sehen, fordern Sie eine kostenlose Demo an.