IFRS 16 : gérer efficacement une cession-bail, une sous-location, ou une réduction de périmètre locatif

Depuis que la pandémie a révolutionné la relation des entreprises et des collaborateurs au télétravail, les bureaux et les quartiers d’affaires sont devenus des lieux fantômes. Les fermetures dues à la pandémie ont appris aux employeurs et aux employés que la plupart des tâches peuvent être accomplies à domicile aussi bien, sinon mieux, qu'au bureau.

Comme seulement 40 % des employés sont prêts à se rendre régulièrement au bureau, les locaux des entreprises sont souvent vides et celles-ci cherchent des solutions pour leurs espaces inutilisés. Celles qui possèdent leurs propres biens immobiliers y parviennent grâce à la vente et à la cession-bail de leurs locaux, tandis que les entreprises qui louent leurs bureaux auprès d'un bailleur commercial trouvent des sous-locataires pour leurs locaux vides.

Chacune de ces solutions a ses mérites, mais comporte également des défis uniques en matière de conformité à la norme IFRS 16. C'est là que la solution Viareport Lease d’insightsoftware entre en jeu.

Depuis sa création en 2017, Viareport Lease est une plateforme centralisée de gestion des contrats de location, qui vous garantit le respect des normes IFRS 16, ANC 2020-01 et IAS 17, sans passer des heures à valider les données à travers vos systèmes de consolidation et de comptabilité. Son interface conviviale et multilingue facilite sa prise en main et son adoption dans des entreprises présentes à l’international. Viareport Lease optimise vos processus de collecte des contrats de location pour plus d'efficacité, de sécurité, et une meilleure collaboration.

Viareport Lease s'enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités et s'adapte en permanence à l'évolution des normes en matière de location. C’est ainsi que Viareport Lease est aujourd’hui capable de traiter la sous-location, la cession-bail, et la réduction du périmètre locatif.

Gestion simplifiée de la sous-location

Si la sous-location d'espaces de bureaux inutilisés est un moyen idéal de réduire les coûts et d'offrir aux employés restés sur place un environnement plus intime, elle apporte de la complexité dans le processus de mise en conformité à la norme IFRS 16.

Viareport Lease garantit une conformité totale à cette norme, et offre une gestion simplifiée des impacts comptables de la sous-location, grâce à des fonctionnalités essentielles telles que :

• Ajouter un évènement à un contrat pour indiquer le passage en sous-location

• Modifier la périodicité et le montant du contrat

• Indiquer la durée de la sous-location (durée figée ou durée résiduelle du contrat)

• Calculer automatiquement la nouvelle créance financière correspondante et les impacts sur les différents flux

Gestion optimisée des cas de cession-bail

Une opération de cession-bail est un accord financier dans lequel une entité vend un actif à un tiers et le reloue immédiatement, ce qui permet au vendeur de libérer du capital tout en conservant l'usage de l'actif.

Suivre et calculer les impacts d’une telle opération sur la mise en conformité IFRS 16 est un véritable challenge puisque les sources de complexité sont nombreuses. Par exemple :

• Un prix de transfert qui peut générer une plus-value ou une moins-value (ou aucune des deux) qui impliquent chacune des traitements différents

• Des impacts sur le calcul de la dette, du plan d’amortissement de l’actif, du résultat de cession-bail...

• Un montant de valeur brute du bien potentiellement différent de la valeur de la dette (en fonction des montants de la valeur nette comptable et du montant de la juste valeur)

• Une variation des impacts en fonction du prix de transfert, du montant du loyer, de la durée de la location...

Il est donc primordial pour les équipes de consolidation de bien comprendre ces impacts pour pouvoir les prendre en compte dans les retraitements IFRS 16. Viareport Lease est conçue pour leur faciliter cette tâche, grâce notamment à sa capacité à :

• Création en quelques clics d'un contrat de cession-bail

• Définir le prix de transfert, la VNC, la juste valeur

• Définir le montant du loyer, sa durée, sa périodicité

• Calculer automatiquement la dette, le plan d’amortissement de l’actif, la valeur brute du bien, le résultat de cession-bail...

Gestion des réductions de périmètre locatif

La réduction du périmètre locatif consiste à diminuer la portée d’un contrat de location (par exemple : passer de deux étages loués à un seul).

Ce type d’opération a des impacts comptables spécifiques à prendre compte dans le cadre de la mise en conformité avec la norme IFRS 16 :

• Au passif, le montant total de la dette reste identique, mais le montant correspondant à la réduction (dans notre exemple, le second étage), est intégré dans un flux de mouvement spécifique. Il ne s’agit pas de faire une réévaluation négative, mais bien d’enregistrer une sortie de dette.

• A l’actif, en revanche, la réduction du contrat correspond bien à une réduction de l’actif d’un montant identique, avec une reprise des amortissements.

Ces impacts sont particulièrement complexes à intégrer et à mesurer dans une feuille de calcul classique. En vous appuyant sur la puissance de Viareport Lease, vous bénéficierez d’une solution qui vous permet de :

• Mettre à jour simplement vos contrats, en quelques clics, en indiquant le pourcentage de scope abandonné.

• Calculer automatiquement les impacts de la réduction, et les flux concernés

• Gérer l’asymétrie entre les impacts à l’actif et au passif

Relever les défis d’aujourd’hui avec Viareport Lease

Alors que certaines entreprises continuent à se débattre avec des fichiers Excel pour calculer l’impact IFRS 16 des différents évènements liés à leurs contrats de location, Viareport Lease permet de relever facilement les défis de la sous-location, des accords de cession-bail, et de la réduction de périmètre locatif.

Il s'agit d'une solution évolutive conçue pour répondre aux besoins d’entreprises de toutes tailles, et capable de gérer de quelques dizaines à plus de 100 000 contrats actifs. La force de notre solution réside notamment dans ses capacités d’intégration, dans l’optimisation des processus, et dans la grande précision des données et des analyses multidimensionnelles à destination des consolideurs et des équipes Finance.

Pour découvrir comment Viareport Lease peut optimiser la mise en conformité de vos contrats de location avec la norme IFRS 16, planifiez une démonstration dès aujourd'hui.

Pour une meilleure compréhension de la gestion de cas complexes tels que la sous-location et les transactions de vente et de cession-bail, regardez notre webinar à la demande. Vous pouvez également en savoir plus sur notre solution complète de gestion de la norme IFRS 16 en visionnant ce webinar.