Bascule vers insightsofwtare consolidation : comment assurer la reprise des données historiques ?

L’évolution du panorama des solutions EPM que l’on vit ces dernières années a incité de nombreuses entreprises à déployer de nouveaux outils. Ces mises en œuvre sont toujours délicates puisqu’un projet d’une telle ampleur génère forcément du risque à certaines étapes. C’est le cas notamment de la reprise des données historiques (RDH), qui est une étape aussi cruciale que sensible dans la réussite d’un projet de migration.

Dès lors, se pose la question de savoir comment assurer cette étape de reprise des historiques, pour garantir la réussite du projet de migration. C’est ce que nous proposons de détailler dans cet article.

Reprise des données historique, une phase sensible des projets de migration ?

La phase de reprise des historiques est un enjeu central dans les projets de migration vers un nouvel outil EPM. En effet, les données sont au cœur de la vie des Directions Financières qui utilisent ces outils. La reprise des données est donc un sujet sensible à plusieurs égards :

• La continuité des opérations pour les utilisateurs doit être assurée. Les différents acteurs au sein de la Direction financière ont besoin de s’appuyer sur des données du passé pour réaliser bon nombre de leurs tâches quotidiennes

• La précision et la cohérence des données doivent être assurées pour répondre aux exigences normatives et garantir une communication financière juste.

• Les données historiques sont un indicateur de fiabilité des nouveaux outils. En effet, rejouer les données dans un outil nouvellement paramétré, et s’assurer que le résultat est identique à celui fourni par l’outil historique est un moyen de validation régulièrement utilisé dans les projets de migration.

• Les données historiques sont la mémoire de l’entreprise, et sont primordiales pour faciliter la prise de décision et l’analyse

Enjeux et défis de la phase de reprise des données historiques

La reprise des historiques est un processus à mener avec beaucoup d’attention. En effet, il existe de nombreux défis et enjeux propres à cette étape d'un projet de migration :

• La qualité des données : les données historiques peuvent contenir des erreurs de conversion, des incohérences ou des doublons. Il est important d’analyser, de nettoyer et de valider les données avant de les migrer.

• Le format des données : les différents logiciels EPM du marché peuvent utiliser des formats de données différents. La conversion des données peut donc s’avérer complexe et devenir source d'erreurs. Il est donc primordial de penser à utiliser un outil de mapping, que celui soit intégré à l’un des systèmes (source ou cible), ou indépendant de ceux-là. C’est cette méthode qui a été retenue et qui est utilisée par insightsoftware dans le cadre des projets de bascule entre Viareport Consolidation et insightsoftware consolidation.

• Le volume de données : reprendre un historique sur un outil en place depuis dix ou quinze ans vous met forcément en face d’un volume important de données à reprendre. Et cette reprise nécessite des ressources informatiques et du temps. Dès lors, il peut être intéressant de trier ce qui doit être repris ou non. Ainsi, certaines Directions financières font par exemple le choix de reprendre les historiques sur une durée limitée (1 an, 5 ans, 10 ans...), en fonction des enjeux métiers, légaux et opérationnels.

• La sécurité des données : compte tenu de la sensibilité des données issues des outils financiers, il est primordial de mettre en place un processus de contrôle pour éviter la perte ou le vol de données.

Les étapes clés d’une reprise des historiques réussie

Comme tout processus complexe, la reprise des historiques doit être bien organisée et suivie de près pour être un succès. Il est important, notamment, de documenter chaque étape et d’impliquer les utilisateurs qui sont le mieux à-même de connaitre et de comprendre les données.

Les équipes en charge de cette reprise des historiques devront s’assurer de se poser les bonnes questions, et d’y apporter les réponses adéquates.

Voici quelques bons réflexes à adopter avant la reprise de vos historiques :

Analyser les données

Reprendre les historiques ne signifie pas reprendre 100% des données. Il faut donc bien réfléchir à quelles données migrer, sous quel format, et sous quelle structure.

Nettoyer les données

Une fois le périmètre de reprise défini, les équipes devront réaliser un travail de nettoyage pour supprimer les erreurs, les incohérences, et les éventuels doublons. L’objectif est de reprendre une donnée qui soit la plus propre possible.

Définir une méthodologie de migration

Il existe plusieurs moyens de reprendre des historiques, et chaque entreprise a un fonctionnement propre qui va justifier l’une ou l’autre de ces méthodologies. Il est intéressant par exemple de se demander si l’on ne reprend que les totaux, ou si l’on récupère également les calculs intermédiaires ou les flux ? Autre question : de quel niveau de détails de nos historiques aura-t-on besoin pour travailler dans le futur outil ? Existe-t-il un outil de mapping détaillé des données entre le système source et le système cible ?

Anticiper la phase de validation des données

La reprise des historiques doit être validée par une recette fonctionnelle à bien penser en amont. C’est cette phase qui permettra de s’assurer de l’intégrité et de la cohérence des données rejouées dans le nouvel outil. C’est à la fois un moyen de valider la reprise, mais également le bon paramétrage de l’outil cible, en vérifiant par exemple les écritures ou l’équilibre des soldes.

Vous souhaitez déployer la plateforme insightsoftware au sein de votre direction financière ? Nos équipes pourront vous accompagner sur ce projet, et en particulier sur la phase de reprise des données historiques.

insightsoftware est un fournisseur mondial de solutions complètes pour la direction financière. Nous sommes convaincus qu'une stratégie d'entreprise actionnable commence et s’achève par des données financières accessibles. Grâce à des solutions couvrant la planification et l'analyse financières (FP&A), la comptabilité et le reporting, nous transformons le fonctionnement des équipes, en donnant aux dirigeants les moyens de prendre des décisions opportunes et éclairées. Les données étant au cœur de tout ce que nous entreprenons, insightsoftware permet d'automatiser les processus, de fournir des informations fiables, d'améliorer la prévisibilité et d'accroître la productivité.