Från manuell hantering till fart: Cherry SE förkortar tiden från ”nära offentliggörande” från veckor till dagar

• Förkortad informationsprocess från flera veckor till bara några dagar

• Avskaffande av manuella gransknings- och redigeringscykler mellan språkversionerna

• En centraliserad källa till sanna uppgifter för allt rapporteringsinnehåll

• Inbyggt stöd för lagstadgade krav, inklusive XBRL-märkning

• Från installation till tillförlitlig rapportering på 60 dagar

På grund av allt strängare lagkrav var Cherry SE tvunget att omforma sin process för informationsgivning för att göra den mer effektiv, revisionssäker och anpassad till företagets behov av flerspråkighet. Manuell samordning, brister i informationskanalerna och upprepade verifieringscykler förlängde rapporteringsprocessen avsevärt. Genom att införa en integrerad lösning för hantering av informationsgivning i kombination med det befintliga konsolideringssystemet kunde Cherry SE standardisera, automatisera och avsevärt påskynda dessa processer.

Cherry SE är ett internationellt verksamt, börsnoterat teknikföretag med huvudkontor i München och cirka 400 anställda. Som ett företag noterat på Frankfurtbörsen omfattas bolaget av strikta krav vad gäller öppenhet, konsekvens och snabb offentliggörande av finansiell rapportering. Koncernen konsoliderar tolv bolag i flera länder – däribland Tyskland, Kina, Sverige, Frankrike, Taiwan och USA – och bedriver verksamhet i fyra valutor (euro, amerikanska dollar, renminbi och svenska kronor). Cherry SE har länge använt sig av IDL Konsis från insightsoftware för korrekt och tillförlitlig konsolidering. Utmaningen låg inte i själva konsolideringen, utan i den efterföljande redovisningsprocessen. Den ökande komplexiteten i regelverket krävde ett nytt tillvägagångssätt. De tidigare processerna för att ta fram årsredovisningarna krävde omfattande manuellt arbete: Data måste exporteras från konsolideringssystemet via Excel-länkar för att införlivas i ett separat rapporteringssystem och sedan vidarebefordras till externa tjänsteleverantörer för översättning och layout. Varje språklig, datamässig eller grafisk justering utlöste nya omgångar av granskning och godkännande. Att upprätthålla konsekvensen mellan framför allt den tyska och den engelska versionen innebar en betydande arbetsinsats och ökade risken för fel. ”Det som tog mest tid var den manuella granskningen av de färdiga rapporterna”, minns Kristina Schuster, koncernredovisningsspecialist på Cherry SE. ”Efter varje steg i layout- eller översättningsprocessen var vi tvungna att kontrollera alla siffror på nytt för att säkerställa att den slutliga PDF-filen innehöll samma värden som det ursprungliga Word-dokumentet.” De viktigaste utmaningarna var bland annat:

• Samtidig skapande och underhåll av flera språkversioner med flera manuella kontrollcykler.

• Risk för fel till följd av manuell dataöverföring, felaktigt ordnade data och motstridiga filversioner.

• Ett ökande regelverk, bland annat krav på XBRL-märkning och elektronisk inlämning.

• Stora insatser och kostnader för layout, formatering och översättning.

Eftersom rapporteringsfristerna blev allt snävare behövde Cherry SE en lösning för hantering av informationsgivning som skulle standardisera processerna, minska risken för fel och möjliggöra central hantering av flera språkversioner.

Lösningen för informationshantering infördes under en kort projektperiod på två månader. Beslutet att genomföra implementeringen i slutet av året gjorde det möjligt att ha systemet klart i tid för utarbetandet av nästa årsredovisning. En tydligt strukturerad projektplan och ett nära samarbete mellan Cherry SE och insightsoftware säkerställde att implementeringen genomfördes enligt tidsplanen.

En praktisk och smidig införande

Implementeringsstrategin byggde på ett pragmatiskt tillvägagångssätt. Först etablerades de grundläggande systemstrukturerna i samarbete med de tekniska experterna från insightsoftware. Därefter överfördes föregående års årsredovisning till den nya miljön som mall. Detta gjorde det möjligt för redovisningsteamet att fortsätta arbeta med välbekanta rapporteringskomponenter, vilket säkerställde en smidig övergång.

Produktiv redan från första dagen

Nyckeln till framgången var att lösningen för hantering av finansiell rapportering integrerades fullständigt i Microsoft Office-paketet. Den smidiga integrationen i Microsoft Word och Excel gjorde att ingen ytterligare utbildning behövdes. Medlemmarna i ekonomiavdelningen kunde fortsätta använda sin välbekanta arbetsmiljö och blev omedelbart produktiva med den nya lösningen för hantering av finansiell rapportering. Förberedelser inför regelverket redan från början. Parallellt med systemimplementeringen konfigurerades alla relevanta XBRL-taxonomier och automatiserade valideringsregler. Detta säkerställde att kraven på digital finansiell rapportering uppfylldes redan från början. ”Vi hade en extremt snäv tidsfrist”, förklarar Kristina Schuster. ”Implementeringsteamet var flexibelt, tillgängligt dygnet runt och stöttade oss ända fram till publiceringen.”

Cherry SE valde en lösning för informationshantering som är tätt integrerad med den befintliga konsolideringsprocessen. Den erbjuder en central plattform där alla rapportkomponenter – inklusive siffror, tabeller, textmoduler och språkversioner – kan nås och hanteras. Lösningen kopplar samman informationshanteringen direkt med konsolideringssystemet. Rapportkomponenterna överförs inte längre manuellt utan refereras av systemet och underhålls inom en standardiserad miljö. Formatering, textunderhåll, uppdateringar och flerspråkigt innehåll hanteras centralt inom lösningen. Ändringar görs på en plats och blir omedelbart tillgängliga i alla relevanta delar av rapporten. Genom teknisk integration kopplas Word- och Excel-baserade rapportkomponenter direkt till de underliggande konsolideringsuppgifterna. Hela redovisningsprocessen genomförs inom en enhetlig systemmiljö.

Förbättringarna blev omedelbart synliga och låg i linje med prioriteringarna i regelverket:

Resultat inom informationshantering

Tack vare den integrerade lösningen för informationshantering kan Cherry SE nu skapa rapporter från en centraliserad plattform. Siffror, tabeller, textmoduler och språkversioner hålls automatiskt synkroniserade, oavsett format eller språk. Manuella överföringar och återkommande justeringscykler behövs inte längre. Justeringar som tidigare tog en eller två dagar kan nu genomföras på bara några minuter. Detta har avsevärt minskat granskningsarbetet, särskilt vid ändringar av layouten eller översättningen.

Konsolidering – förenklad och snabbare

Den nära integrationen mellan informationshantering och konsolidering påverkar även koncernredovisningen. Tolv företag levererar sina data direkt till konsolideringssystemet via SAP ByDesign. Utländska valutor omräknas automatiskt enligt ECB:s aktuella växelkurser. Kassaflödesanalysen, anläggningstillgångsförteckningen och förändringsanalysen för eget kapital kan skapas effektivt med hjälp av förkonfigurerade rapporter. Koncernredovisningen är nu tillgänglig inom en till två dagar – inklusive alla underliggande bilagor.

Inbyggd säkerhet för regelefterlevnad och revision

Valideringsregler, kontrollsummor och tydligt definierade processteg säkerställer en hög grad av spårbarhet i rapporteringen. Lösningen stöder även strukturerad XBRL-märkning och elektronisk inlämning i enlighet med gällande regelverk. [customer_testimonial]

Hos Cherry SE överför nu tolv företag sina finansiella data direkt från SAP Business One till konsolideringssystemet – i vissa fall över olika tidszoner. Utländska valutor omräknas automatiskt utifrån aktuella växelkurser från ECB, medan kassaflödesanalysen, förteckningen över anläggningstillgångar och rapporten över förändringar i eget kapital skapas på ett effektivt sätt med hjälp av förkonfigurerade rapporter. De konsoliderade årsredovisningarna är därmed tillgängliga inom en till två dagar – inklusive alla tillhörande rapporter.

Cherry SE planerar att ytterligare fördjupa integrationen mellan konsolidering och redovisningshantering samt att i större utsträckning automatisera återkommande processsteg. Företaget utvärderar även användningen av ytterligare lösningar från InsightSoftware, till exempel för skatterapportering. ”Vi skulle när som helst rekommendera kombinationen av konsolidering och redovisningshantering. Systemen integreras sömlöst och har märkbart moderniserat hela vår rapporteringsprocess.” – Kristina Schuster, Cherry SE Med IDL Konsis har Cherry SE skapat en integrerad plattform som kombinerar konsolidering, redovisningshantering och rapportering i en enhetlig plattform. Resultatet: tillförlitliga data, effektivare processer, minskad risk för fel och en ekonomiavdelning som kan fokusera på strategiskt finansrelaterat arbete istället för formateringsprocesser. ”Idag fokuserar ekonomiavdelningen på värdeskapande analyser istället för manuell datakoordinering”, sammanfattar Kristina Schuster. ”Den integrerade plattformen har tagit oss från operativt kaos till strategisk rapportering i världsklass.”