Rapporteringslösning som uppfyller Certent-kraven

Ett globalt internetjätteföretag hade ett omfattande aktieprogram som sträckte sig över hela världen och förvaltningen samt rapporteringen skedde med hjälp av en kombination av en administrationsplattform och kalkylblad. Rapporteringen krävde en dumpning av rådata och omfattande omberäkningar för flera miljoner transaktioner, vilket tog sju eller åtta dagar. Företaget behövde ett rapporteringsverktyg som uppfyllde kraven i ASC 718 för att hantera NQSOs och RSUs för sina 15 000 anställda världen över. Manuell rapportering var förenad med stora risker och utgjorde ingen skalbar lösning.

Den tekniska redovisningschefen insåg att den befintliga programvaran inte uppfyllde GAAP-kraven och började undersöka vilka alternativ som fanns tillgängliga. Vid ett möte med insightsoftware diskuterade företaget sin önskelista gällande efterlevnad av ASC 718, batchrapportering och ytterligare funktioner specifika för multinationella företag. insightsoftware uppfyllde många av kraven direkt, var villiga att utveckla nya rapporter för att tillgodose resten och erbjöd möjligheten att gruppera och filtrera deltagardata per post, vilket var ett stort plus. Den tekniska redovisningschefen var entusiastisk över den flexibilitet som insightsoftware erbjöd, vilket gjorde det möjligt för företaget att fortsätta använda sin befintliga administrationslösning.

Med Certent Equity Management på plats kunde kunden utöka antalet deltagare från 11 000 till 16 000 under det första året. Kunden kunde hantera fler tilldelningar, minska antalet fel och samtidigt använda mindre kvalificerad arbetskraft för detta: ”I genomsnitt hanterar vi 37 trancher per tilldelning, med tanke på den 12-månaders långa inlåsningsperioden och att förverkanden måste tillämpas per tranch. CEM hanterar beräkningarna av förfallna tilldelningar korrekt. Dessutom tillåter Certent Equity Management inte att ett uppsägningsdatum infaller före anställningsdatumet. Vi har avsevärt minskat risken för mänskliga fel, och vår rapporteringsprocess enligt SFAS 123R kräver inte längre att personer med djupgående FAS-expertis är involverade på detaljnivå.” Tack vare den nya processen kunde företaget spara hela tre dagar av de sju eller åtta dagar det tidigare tog varje kvartal att genomföra beräkningar och rapportering. Det behövdes inte längre någon extra granskare för att verifiera riktigheten i kalkylbladets beräkningar. Revisionen tog kortare tid när revisorerna kunde utföra sitt arbete snabbare med hjälp av CEM. Slutligen uppnådde kunden dramatiska tidsbesparingar genom att använda rapporten om stamaktieekvivalenter, som tillhandahåller utspädningsvärden för aktiebaserad ersättning vid beräkningen av vinst per aktie. Liksom många av insightsoftwares kunder kunde denna kund slippa förlita sig på ett Excel-kalkylblad fullt av pivottabeller, makron, länkar och flikar – ett kalkylblad som var svårt att granska på grund av sin komplexitet och icke-standardiserade utdata. Med insightsoftware fick kunden nu ett standardiserat utdataformat som tillhandahöll data på hög nivå, med en revisionsspår som visade varifrån alla siffror härstammade. All data som teammedlemmarna behövde för att ta fram rapporter fanns till hands, och arbetsbördan för rapporteringen av aktieprogrammet minskade dramatiskt.