Bästa praxis för att utforma och bygga en effektiv KPI-instrumentpanel

Med hjälp av KPI-dashboards kan företag snabbt få fram nyckeldata och dra de slutsatser som behövs för att fatta viktiga affärsbeslut. Även om de flesta organisationer är överens om vikten av att använda sina data på ett effektivt sätt är det få som vet hur man utformar KPI-dashboards som leder till konkreta åtgärder. I den här artikeln går vi igenom de gyllene reglerna och de bästa metoderna för att skapa fantastiska KPI-dashboards.

Vad är egentligen KPI-instrumentpaneler?

En KPI-instrumentpanel, även kallad affärs- eller ledningsinstrumentpanel, utformades ursprungligen efter en bilinstrumentpanel. Om man tänker efter är bilinstrumentpaneler perfekt anpassade för att ge dig en övergripande bild av vad som händer under motorhuven genom visuella indikatorer, såsom mätare, ikoner och displayer. När du kör har du inte riktigt tid eller mental kapacitet att hålla koll på varje process inuti bilen, men instrumentpanelen ger dig en utmärkt ”sammanfattning” av de viktigaste prestationsindikatorerna. På samma sätt har du inte resurser att noggrant övervaka varje nyckeltal när du driver ett företag – och ärligt talat behöver du inte det heller. En KPI-instrumentpanel fyller samma syfte som en i en bil – att ge en översikt över läget i ditt företag, din avdelning eller en specifik process med ett enda blick.

Tre vanliga typer av instrumentpaneler

Operativ översiktspanel

Operativa instrumentpaneler är utformade för att övervaka den operativa sidan av verksamheten. Ett bra exempel på en operativ instrumentpanel är till exempel en försäljningsinstrumentpanel som på ett överskådligt sätt visar och visualiserar data kring olika försäljningsmått, såsom genomförda samtal, avslutade affärer, kvalificerade leads eller bokade möten. Denna typ av instrumentpanel kräver nästan alltid data i realtid eller nära realtid för att kunna ge en så exakt ögonblicksbild som möjligt.

Strategisk/ledningsöversikt

Denna typ av översiktspanel drar störst nytta av väl valda nyckeltal (KPI:er). Översiktspaneler för ledningen är utformade för att fungera som ledningsgruppens fönster mot organisationens resultat i förhållande till de strategiska målen. I de flesta fall uppdateras översiktspanelerna för ledningen regelbundet – det vill säga dagligen, veckovis eller månadsvis. Som en övergripande översikt över verksamhetens tillstånd belyser en ledningsdashboard även de möjligheter som finns för verksamheten just nu – detta kan till exempel innebära att data om den aktuella försäljningspipeline ingår.

Analyspanel

Den analytiska instrumentpanelen kan hantera både operativa och strategiska data. Skillnaden här är dock att den vanligtvis ger användaren möjlighet att fördjupa sig i data, vilket gör det möjligt att utforska tillgängliga data i realtid i jakten på mer meningsfulla insikter. Även om detta är en extremt användbar funktion bör den användas med viss försiktighet. Tänk på målgruppen – du bör endast erbjuda denna funktion till användare som har datakunskap och som kommer att se mervärdet. Det är aldrig en bra idé att överfylla din översikt med massor av olika datapunkter i hopp om att slutanvändaren ska plocka ut det de behöver – det kommer de inte att göra.  

Du kan enkelt växla mellan olika instrumentpaneler med hjälp av vår tillägg Sheet Menu

Affärsmätetal kontra KPI: vad är skillnaden?

Även om många ofta tror att mätvärden och nyckeltal är samma sak finns det några viktiga faktorer som skiljer dessa två typer av visualiseringar åt.

Okej, vad är då ett affärsmått?

Ett affärsmått är ett kvantifierbart mått som används för att följa upp, övervaka och utvärdera statusen och effektiviteten hos en specifik affärsprocess. Olika mått bör användas för att passa olika målgruppers behov. Dessa viktiga målgrupper kan vara investerare, styrelsen, kunder, mellanchefer och olika typer av medarbetare. Man använder inte nödvändigtvis samma mått för varje process eller område inom ett företag. Det är visserligen avgörande att visa rätt affärsmätetal för rätt intressenter, men det är lika viktigt att se till att användarna har tillräckligt med sammanhang för att fullt ut förstå data och agera på rätt sätt. För bästa effekt rekommenderas det alltid att jämföra affärsmätetalen med etablerade branschriktmärken eller affärsmål. Exempel på affärsmätvärden: Kundlojalitet mätt som kundbehållning, avhopp, försäljningsintäkter, bruttomarginal, produktivitetsnyckeltal, SEO-trafik, sentiment på sociala medier, allmänna omkostnader, månatlig resultaträkning, onlinekonverteringar, kundens livstidsvärde (CLV) osv.

Vad är egentligen ett nyckeltal (KPI)?

Ett KPI är ett mätbart affärsmått som utvärderar hur effektivt ett företag uppnår viktiga affärsmål. KPI:er kan användas på alla nivåer inom en organisation för att mäta och utvärdera framgången när det gäller att nå strategiska mål och delmål. KPI:er på hög nivå fokuserar vanligtvis på företagets övergripande resultat, medan KPI:er på låg nivå syftar till att följa utvecklingen på avdelnings- eller medarbetarnivå. Exempel på KPI:er: kostnad per lead, försäljningsmål, avkastning på marknadsföringsinvesteringar (ROI), försäljningstillväxt, produktprestanda, försäljning per säljare, måluppfyllelsegrad m.m.  

Vizlib KPI-tillägg för Qlik Sense

Vad är skillnaden mellan ett affärsmått och ett KPI?

Skillnaden mellan ett affärsmått och ett KPI kan i slutändan sammanfattas så här:

• Affärsmätvärden används för att följa upp och utvärdera hela verksamheten eller enskilda delar av den

• KPI:er används för att utvärdera viktiga prestationsområden

Hur skapar man en effektiv KPI-översikt?

Fastställ dina mål och din målgrupp

Det kanske låter enkelt, men att fastställa målen för din instrumentpanel och avgöra vilken målgrupp den riktar sig till är de avgörande faktorerna för dess effektivitet. Innan du sätter igång med utformningen av din instrumentpanel bör du besvara dessa tre mycket enkla frågor:

• Vem kommer att använda den här översiktssidan?

• Vilka uppgifter kommer de att behöva?

• Hur kan man bäst visualisera denna information?

När du har fått svar på dessa frågor kommer du att ha en ganska tydlig bild av vad som behöver finnas på din översiktssida och varför. Med utgångspunkt från denna översiktliga vy kommer du att kunna välja de mest lämpliga nyckeltalen och ordna dem på ett sätt som är lätt att förstå och ta till sig. Om du dock fortfarande är osäker på vilka nyckeltal som ska prioriteras är det alltid bättre att involvera intressenterna och ta reda på det tillsammans.

Skapa ett naturligt och logiskt dataflöde

När du bestämmer utformningen av din KPI-instrumentpanel, tänk tillbaka på exemplet med bilens instrumentpanel. Inte allt som visas på din instrumentpanel har samma betydelse. Det är avgörande att fastställa ett logiskt flöde för dina data. Föreställ dig att din instrumentpanel är en bok där varje KPI representerar ett nytt kapitel – att ordna dem i rätt ordning är av yttersta vikt. Innan du skapar instrumentpanelen bör du överväga att skissa upp en tankekarta över dina KPI:er, där du i detalj beskriver informationsflödet och hur det hänger ihop med andra grafer och diagram runt omkring. Om du till exempel har som mål att skapa en framgångsrik försäljningsinstrumentpanel vill du troligen börja med antalet genererade leads, följt av konverteringsgraden för de leads som registrerar sig för en provperiod och slutligen konverteringsgraden för provanvändare som blir betalande kunder.

Utforma din instrumentpanel så att den är lätt att överblicka

De bästa instrumentpanelerna är intuitiva och lätta att förstå. Om det tar en användare fem minuter att förstå vad som är vad, är det ingen bra instrumentpanel. Designaspekter, såsom textstorlek, färger, verktygstips, diagramtyper och annat, är oerhört viktiga och bör inte väljas slumpmässigt. För att en instrumentpanel ska vara överskådlig (dvs. lätt att ta till sig med ett ögonkast) måste den eliminera kognitiva hinder (onödigt rörigt utseende och missvisande diagram) samt korrekt visualisera och märka upp nyckeltal eller mätvärden. Kom ihåg att bra instrumentpaneler har kraften att inspirera till handling och driva på förändring – användarna måste kunna använda de data de ser för att snabbt fatta bättre beslut. Ibland räcker det med att bara lägga till tydliga etiketter till dina visualiseringar – till exempel ”Kunder vi fått genom marknadsföring” eller ”MRR denna månad jämfört med målet”. Ett annat bra sätt att göra dina instrumentpaneler mer effektiva är att inkludera indikatorer som man kan agera på, såsom pilar eller visare.

Vizlib KPI Designer

Vizlib KPI Designer, en tilläggsfunktion för Qlik Sense, hjälper dig att skapa framgångsrika KPI-dashboards. När du har lagt till funktionen i din Qlik Sense-miljö är det bara att dra och släppa den i ditt ark och börja välja lämpliga visualiseringar. Det revolutionerande lagerkonceptet gör att du kan kombinera olika diagram, ikoner och mått för att skapa vilken layout och design som helst. Och om du inte känner dig särskilt kreativ kan du använda ett antal förinställningar som medföljer Vizlib KPI Designer.  

Vizlib-mallar för Vizlib KPI Designer

Vizlib Templates är en funktion som hjälper dina dataanvändare att snabbt skapa, spara och dela anpassade KPI-mallar. Den nya funktionen påskyndar utvecklingsprocessen eftersom du kan välja och använda tidigare utformade och sparade mallar med perfekt pixelprecision. Eftersom du kan dela godkända mallar med ditt team gör det också att ditt företag kan skapa ett enhetligt och professionellt utseende i alla dina Qlik Sense-appar. Du kan läsa mer i vår Vizlib KPI Designer-guide eller ta en titt på den fullständiga dokumentationen här.

Vizlib-mallar för Vizlib KPI Designer

Kom ihåg att när det gäller datavisualisering gäller alltid: mindre är mer!