À la pointe de la révolution numérique des ressources humaines, Xref assure la maîtrise de ses données grâce à Calumo

Xref est un outil en ligne de vérification des références auquel font confiance des entreprises du monde entier pour prendre les meilleures décisions en matière de recrutement. Il offre une alternative rapide, simple et sécurisée aux méthodes traditionnelles et manuelles de vérification des références, tout en apportant une valeur ajoutée et une garantie supérieures à celles des autres solutions technologiques.

En 2016, James Solomons a rejoint Xref en tant que directeur financier, tout en conservant son poste de responsable comptable chez Xero, une plateforme logicielle de comptabilité dans le cloud destinée aux petites et moyennes entreprises. À l’époque, Xref était une start-up technologique légère et en pleine croissance, qui s’efforçait de sensibiliser le marché des ressources humaines aux avantages de la référence numérique. L’un des principaux obstacles pour Xref consistait à consolider ses données afin de garder une longueur d’avance sur le marché et d’apporter un maximum de valeur ajoutée à l’entreprise. Cependant, les données financières étaient dispersées dans plusieurs systèmes distincts. Il fallait donc mettre en place des solutions pour que l’équipe de direction dispose des informations nécessaires afin de s’adapter à l’évolution des conditions du marché et de saisir les opportunités dès qu’elles se présentaient. Lorsque la COVID-19 a frappé fin 2019, les entreprises du monde entier ont gelé leurs embauches. Solomons et son équipe ont dû faire face à un avenir incertain, dans lequel la capacité à exploiter les données pour anticiper les conditions du marché était essentielle à la pérennité de Xref. « Je me suis entretenu avec le PDG et le conseil d’administration et je les ai informés de l’impact considérable de la pandémie sur nos ventes. Pendant deux semaines et demie, je n’ai rien fait d’autre que d’utiliser Calumo pour établir et réviser des prévisions afin de trouver le juste équilibre permettant d’atteindre le seuil de rentabilité en termes de trésorerie », a déclaré M. Solomons. Heureusement, grâce à la mise en place de Calumo fin 2018, Xref était bien préparée et a pu resserrer les cordons de la bourse là où il le fallait pour surmonter l’impact initial de la pandémie.

Fin 2018, Xref était à la recherche d'un outil de reporting adapté à ses besoins. La solution devait :

• Connectez cinq instances de Xero à travers le monde.

• Activer la consolidation multidevises.

• Activer la planification au niveau des salariés

• Répondez rapidement et facilement aux demandes de rapports ponctuels.

• Assurer un retour sur investissement (ROI) rapide.

• Être facile à utiliser, même avec des connaissances limitées en Microsoft Excel.

• Être capable d'intégrer des informations non financières à des fins de reporting et d'analyse

Solomons et son équipe ont opté pour le programme de validation de concept à faible risque de Calumo afin de tester les capacités du système. En étroite collaboration avec les consultants de Calumo, Tim Bryden et Sue Hourigan, ils ont rapidement pris conscience de la valeur ajoutée que ce système pouvait apporter à Xref. « Cela nous a montré exactement ce dont nous avions besoin, ce qui a facilité notre décision. Le prix, très compétitif par rapport à de nombreux autres outils de reporting disponibles sur le marché, a constitué un atout majeur », a déclaré Solomons. « C’est la collaboration entre Calumo, vous et votre équipe qui permet à ce système de fonctionner, et c’est tout à fait idéal de notre point de vue. Ils sont venus avec la volonté de comprendre nos besoins métier et de proposer des solutions dont ils savaient qu’elles apporteraient une réponse durable. »

L’équipe financière de Xref a immédiatement gagné du temps et optimisé ses analyses Les données, auparavant difficiles d’accès, sont désormais à portée de main. L’équipe peut analyser et exploiter les données en temps réel selon les indicateurs de son choix grâce à une plateforme intuitive. Mieux encore, comme Calumo se connecte directement à Xero, l’équipe a l’assurance que les chiffres sont exacts. Elle peut ainsi consacrer son temps à fournir des informations stratégiques utiles, plutôt qu’à la saisie manuelle des données et à la vérification des faits. « L’une des choses que j’apprécie le plus dans la plateforme Calumo, c’est sa facilité d’utilisation. On s’inquiète toujours des développements sur mesure, mais dans ce cas précis, il s’agissait simplement d’intégrer nos propres processus et rapports ; cette flexibilité était donc incroyable. Calumo a su s’appuyer sur ce que nous faisions déjà, pour l’accélérer et l’automatiser », a déclaré Solomons. L’équipe se sent désormais en mesure de mener ses propres analyses Avant l’intégration de Calumo, Xref n’utilisait pas beaucoup les outils Microsoft et n’utilisait Excel que de manière limitée. Malgré cela, Calumo s’est révélé si simple d’utilisation que l’équipe de M. Solomons a pu s’y familiariser immédiatement et consacrer son temps à l’analyse, plutôt qu’à la saisie de données. « À l’heure actuelle, j’ai deux responsables financiers très compétents qui mènent un audit et tiennent la comptabilité d’une société cotée en bourse, et tout cela grâce à l’ensemble d’outils que nous avons mis en place. Sans Calumo, mon personnel se sentirait moins autonome pour se lancer dans cette aventure par lui-même, pour devenir de meilleurs comptables et de meilleurs professionnels de la finance, car il passerait beaucoup trop de temps simplement à collecter les informations », a déclaré M. Solomons. L’intégration avec les systèmes Xref nouveaux et existants a été rapide et facile Calumo a pu s’interfacer de manière transparente avec les cinq instances Xero de Xref à travers le monde. L’accès aux données en temps réel a permis à M. Solomons et à son équipe de bénéficier de mises à jour immédiates et d’un gain de temps crucial pour choisir la voie à suivre pour l’entreprise. En juillet 2019, Xref a racheté RapidID, une plateforme disruptive de vérification d’identité et de prévention de la fraude. Normalement, la synchronisation des données entre les deux entités aurait été un processus laborieux, mais grâce à Calumo, cela n’a pris que quelques minutes. « Cela n’a littéralement pris que 10 minutes. Du jour au lendemain, nous avons pu consulter les données de RapidID. Elles sont simplement arrivées et nous avons pu nous mettre au travail », explique M. Solomons. La production des rapports destinés au conseil d’administration et aux investisseurs ne nécessite plus qu’une fraction du temps et des efforts nécessaires auparavant En tant que directeur financier d’une société cotée en bourse, M. Solomons consacrait auparavant une grande partie de son tempsà la production de rapports destinés àdiverses parties prenantes. Grâce à Calumo, son équipe peut simplement actualiser les rapports du mois précédent avec les nouveaux chiffres en sélectionnant le mois suivant, examiner de plus près toute incohérence pour y ajouter des commentaires, puis publier facilement le rapport dans un format adapté à son équipe de direction et à son conseil d’administration. Sans saisie manuelle des données ni les problèmes de précision qui l’accompagnent, son équipe peut se concentrer sur la fourniture d’analyses stratégiques pour aider Xref à aller dans la bonne direction. « Une fois les informations saisies, il nous faut environ une heure et demie pour constituer notre dossier mensuel destiné au conseil d’administration. Il s’agit d’un document complexe de 24 pages, comprenant des commentaires sur tous les chiffres. Cela ne me fait pas peur, car je sais que tout est correct », a déclaré M. Solomons. « Nous avons été la société cotée la plus rapide d’Australie à soumettre les rapports trimestriels de trésorerie [Annexe 4C] de juin et septembre 2021 à l’Australian Securities Exchange. Nous sommes en mesuredegénérer une Annexe 4C trimestrielle et de la déposer auprès de la bourse dans les cinq jours suivant la fin du trimestre, en toute confiance. » La COVID-19 a frappé fort, mais Xref a su rester agile, efficace et en équilibre de trésorerie Sa solution étant destinée au marché de l’emploi, Xref a été fortement touchée lorsque la pandémie a frappé début 2020. Grâce à la supervision des données assurée par Calumo, Xref a pu établir des projections et identifier les domaines dans lesquels des gains d’efficacité devaient être réalisés. Malgré les défis posés par la pandémie, l’entreprise a réussi à enregistrer une croissance de 56 % au cours de l’exercice 2021 et à dégager son premier bénéfice. Solomons a pleinement tiré parti des capacités de prévision avancées et intuitives de Calumo pour fournir des analyses financières ciblées permettant de tenir le conseil d’administration et la direction informés des conditions du marché ; cela l’a aidé à maintenir le cap malgré la tempête. « Lors de nos réunions mensuelles du conseil d’administration, je veillais à ce que les administrateurs soient informés de notre situation actuelle et de nos prévisions. Je leur fournissais les rapports Calumo pour étayer mes commentaires sur notre situation de trésorerie. Comme ces rapports sont interactifs et reliés à des données en temps réel, ils permettaient aux membres du conseil d’administration d’effectuer leurs propres analyses à l’aide d’informations à jour et de poser des questions si nécessaire », a déclaré M. Solomons.

Aujourd'hui, Xref estime être arrivée au terme de la première étape de son parcours avec Calumo et s'engage désormais dans une phase d'innovation. L'entreprise a récemment connecté Calumo à son entrepôt de données AWS interne afin d'extraire des indicateurs opérationnels clés à intégrer dans ses rapports, mais aussi pour modéliser différentes stratégies de tarification. Elle prévoit de s'appuyer sur sa base de connaissances et ses processus existants pour affiner son utilisation de la plateforme et mieux maîtriser les données dont elle dispose.