Faciliter la réconciliation des intercommunes : enjeux et solutions

Les directions financières sont au cœur d’un processus qui ne cesse de gagner en intensité et en complexité au fil du temps : la communication des résultats financiers de leur groupe. Intense, car le rythme et la vitesse de publication de ces résultats ne cessent de s’accélérer. Complexe, car les groupes évoluent, les organisations se complexifient et les outils ne suivent pas forcément le rythme. Cette pression croissante a pour effet d’accroître la pression sur ces directions financières, qui doivent dès lors s’adapter, tout en maintenant un niveau de qualité et de fiabilité irréprochables. Cela est d’autant plus important pour les processus spécifiques susceptibles d’avoir un impact majeur sur le résultat final, parmi lesquels le rapprochement des comptes inter-sociétés occupe une place importante. En quoi ces comptes inter-sociétés sont-ils indispensables ? Quels enjeux représentent-ils pour les directions financières ? Comment en garantir la fiabilité ? C’est ce que nous allons détailler maintenant.

Faciliter la réconciliation des intercos : quel intérêt ?

Une définition simple des intercos

Le processus de réconciliation des opérations inter-sociétés (également appelé « élimination des opérations intra-groupe ») est une opération comptable qui consiste à identifier puis à supprimer toutes les opérations effectuées entre des sociétés distinctes mais appartenant à un même groupe. L’objectif est d’éviter, par exemple, de fausser le chiffre d’affaires du groupe en comptabilisant des ventes réalisées au sein même de ce groupe.

Cette opération de réconciliation s’inscrit dans un processus plus large visant à renforcer la fiabilité : tous les indicateurs financiers communiqués par un groupe doivent refléter la réalité aussi fidèlement que possible. Les investisseurs disposent ainsi de données fiables leur permettant d’évaluer la pérennité du groupe, et donc celle de leur investissement. Ce sont ces indicateurs financiers qui déterminent si un groupe parviendra ou non à attirer, rassurer et fidéliser les investisseurs.

Comment fonctionne le processus de rapprochement des comptes inter-communes ?

Dans la pratique, le rapprochement des transactions intragroupe est une opération comptable effectuée, idéalement, par les équipes au sein des différentes filiales d’un même groupe. Chaque entité comptabilise localement ses opérations (créances et/ou dettes) en identifiant l’autre entité (sa « partenaire ») avec laquelle cette opération a été effectuée. Des contrôles sont ensuite effectués pour s’assurer qu’il n’y a pas d’écart significatif, ou pour les corriger le cas échéant. Enfin, les opérations intragroupe sont consolidées au niveau du groupe par les équipes de consolidation.

Mais si le processus peut sembler simple sur le papier, plusieurs facteurs peuvent le rendre plus complexe. Citons par exemple :

• Des différences entre les déclarations réciproques de deux entités (montants différents déclarés par l'acheteur et par le vendeur)

• Des règles qui varient d’une entité à l’autre

• L'utilisation de différentes devises

• Une hétérogénéité dans les outils utilisés

• Un manque de fiabilité lorsque le processus est effectué sous Excel

• Un écart entre les bonnes pratiques en matière de gestion des intercommunalités et la réalité sur le terrain

  • Rôle des équipes comptables et de consolidation

  • Calendrier de mise en œuvre de ces suppressions

  • La « correction » des écarts se transforme en une « explication » des écarts

On comprend mieux pourquoi les Directions financières cherchent aujourd’hui des moyens de faciliter ce processus de rapprochement des comptes intercommunaux. Mais concrètement, comment s’y prendre ?

Faciliter la réconciliation des systèmes intercommunaux, c’est avant tout rendre le processus plus fiable, plus sûr et plus rapide.

La tâche des équipes de consolidation sera d’autant plus facile qu’elles disposeront de données fiables, dans un outil sécurisé qui automatise les tâches pouvant l’être afin de leur faire gagner du temps.

Améliorer la fiabilité des données intercommunales

En s’appuyant sur un outil qui se connecte directement aux progiciels de gestion comptable utilisés dans les filiales, on s’assure qu’il n’y a ni altération, ni perte, ni modification des données. Plus le nombre de progiciels utilisés au sein d’un groupe est élevé, plus cette connexion à la source est indispensable.

L'utilisation d'un outil unique facilitera également la collaboration entre les différents acteurs du processus. La vérification et la correction d'un écart s'avéreront d'autant plus simples que les deux entités concernées auront accès à des données communes présentées de manière homogène, éliminant ainsi tout risque d'incompréhension ou de mauvaise interprétation.

Enfin, la mise en place d’un outil unique évite à l’ensemble des équipes financières les risques liés à l’échange de fichiers Excel, à un suivi insuffisant des versions et à la multiplication des envois par e-mail.

Assurer la réconciliation des comptes

La mise en place d’un outil de gestion des rapprochements intragroupe permet de sécuriser à la fois le partage et l’accès aux données, mais aussi le suivi de l’avancement des travaux.

En appliquant des règles d’accès précises, vous vous assurez que chaque contributeur ne voit que les informations dont il a besoin pour travailler. Le fait de centraliser les données dans un seul outil et de ne plus échanger de fichiers Excel par e-mail réduit également le risque de fuite d’informations.

Une entité ayant terminé ses déclarations intragroupe peut, pour des raisons pratiques, décider de verrouiller ces informations dans l'outil.

Grâce à la mise en place d’un workflow spécifique, de contrôles (bloquants ou non) et à une vue d’ensemble de type « cockpit », un tel outil garantit le bon déroulement du processus. Dans le cas contraire, il est facile d’identifier ce qui bloque, à quel niveau, et d’en avertir les personnes concernées.

Automatiser ce qui peut l’être afin d’accélérer le rapprochement entre les sociétés

Enfin, la gestion des intercos au sein d’un outil représente évidemment une opportunité à saisir pour faire gagner du temps aux équipes. L’automatisation des tâches chronophages est la clé pour accélérer ce processus :

• Gestion des écarts: possibilité de laisser la solution enregistrer des écritures d’élimination dans des comptes d’écart (écart de change, erreurs de déclaration, etc.)

• Seuils d’alerte: définissez des seuils au-delà desquels un contrôle devient bloquant (seuil en valeur absolue ou en pourcentage du montant de la transaction intragroupe concernée)

• Collaboration: en cas de contrôle bloquant, par exemple, possibilité d’alerter par e-mail l’entité concernée directement via l’outil

L’utilisation d’un outil vous permet de tirer parti de la puissance de ses paramètres et, bien souvent, de personnaliser son fonctionnement afin qu’il s’adapte parfaitement à votre organisation. Parmi les outils disponibles sur le marché, IDL Konsis regroupe toutes les fonctionnalités clés pour faciliter le processus de rapprochement des factures inter-sociétés. Zoom sur cette solution.

IDL Konsis : le meilleur outil pour faciliter la réconciliation entre les sociétés

IDL Konsis est l'outil de consolidation intégré à la plateforme insightsoftware, destinée aux directeurs financiers. Conçu pour faciliter le travail des équipes financières, IDL Konsis intègre nativement de nombreuses fonctionnalités qui amélioreront votre processus de rapprochement des comptes inter-sociétés.

Améliorer la qualité des données

La qualité des données étant un élément clé de ce processus, IDL Konsis propose nativement :

• Une intégration avec vos systèmes en amont (via des fichiers CSV adaptés en fonction du système source, ou avec Excel grâce à un complément Excel)

• Le rapprochement des devises de transaction

• La gestion des opérations intragroupe jusqu’à la facturation

• La possibilité pour un consolidateur central de modifier manuellement les montants directement dans l’outil au niveau des entités

• Un rapprochement entre les postes de solde et de flux

Sécuriser le processus

IDL Konsis aide les équipes financières à sécuriser leur processus de rapprochement des opérations intragroupe, notamment grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Une gestion précise des droits des utilisateurs (accès, actions autorisées, etc.)

• Un verrouillage partiel des données intragroupe validées avant la transmission de l'ensemble des documents

• Une configuration des seuils d’ajustement permettant de déterminer si les écarts constituent ou non des éléments bloquants. Ces seuils d’ajustement sont définis soit dans la devise du groupe, soit dans la devise de la transaction. Ils peuvent être exprimés en valeur absolue ou en pourcentage du montant de la transaction intragroupe concernée.

• Une piste d’audit efficace (jusqu’à la facture) pour garantir l’exactitude des chiffres

• Un poste de pilotage central pour les équipes de consolidation du Groupe : vue d'ensemble de la situation dans l'ensemble des entités (état d'avancement, clôtures...)

• Un flux de travail performant

Accélérer le processus

Les équipes financières étant soumises à des contraintes de plus en plus strictes en matière de délais de publication des résultats, IDL Konsis propose d’emblée des fonctionnalités permettant d’automatiser et d’accélérer certaines tâches :

• La possibilité de laisser le logiciel enregistrer automatiquement des écritures d'élimination dans des comptes d'écart (par exemple pour les écarts de change ou pour les erreurs de déclaration inférieures aux seuils définis)

• Envoi simplifié par e-mail à la personne responsable de la société partenaire, directement depuis l'outil

• Des regroupements prédéfinis par défaut et personnalisables (en vue du bilan et en vue du compte de résultat)

Pour en savoir plus sur IDL Konsis et sur la manière dont il peut s’intégrer à votre environnement afin d’aider vos équipes à gérer plus sereinement le rapprochement des opérations intragroupe, demandez votre démonstration personnalisée.

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