LV= refuerza los controles en materia de información interna y externa

La necesidad El rápido crecimiento y el deseo de adelantarse a los cambios en el entorno normativo tuvieron un profundo impacto en el departamento de Finanzas del Grupo de LV=. La transferencia de datos entre fuentes resultaba compleja; se necesitaban tareas manuales para garantizar la exactitud de las cifras; apenas existía un registro de auditoría disponible y, en ocasiones, las modificaciones en las políticas contables provocaban problemas de coherencia. La solución LV= se propuso encontrar una solución que mejorara los controles y permitiera obtener una única versión de la realidad, eliminando muchas etapas de sus procesos manuales. Los beneficios CDM redujo significativamente el tiempo dedicado a elaborar informes periódicos, tanto internos como externos; aumentó los controles en torno al proceso; se ganó la confianza de los auditores y redujo el riesgo general.

La combinación de un rápido crecimiento y el deseo de adelantarse a un entorno normativo en rápida evolución tuvo un profundo impacto en el departamento de Finanzas del Grupo de LV=. El equipo encargó un informe exhaustivo a Ernst & Young para analizar el entorno financiero e identificar áreas de mejora. Se analizaron los informes de fin de ejercicio, los informes dirigidos al Consejo de Administración y la eficiencia de las interfaces entre los sistemas financieros. La revisión abarcó más de 30 departamentos financieros de filiales de LV=, incluido el departamento financiero del grupo corporativo, y los resultados fueron dispares «En el lado positivo, se constató que nuestros informes estaban “libres de errores”, pero surgieron preocupaciones sobre el control que el departamento ejercía sobre las cifras debido a nuestros procesos manuales de recopilación y elaboración de informes, así como a la excesiva dependencia de numerosas y complejas hojas de cálculo», afirmó Andy Young, director financiero de LV=. «Así que nos pusimos manos a la obra de inmediato, creando un grupo de trabajo para revisar el informe de Ernst & Young e identificar dónde podíamos mejorar nuestros controles —y, por tanto, nuestra eficiencia— y mitigar nuestros riesgos en el proceso». El equipo financiero de LV= determinó que tenía un buen control sobre los sistemas de pólizas y de origen, la interfaz con el libro mayor y el propio libro mayor. En general, se trataba de un proceso bien controlado hasta que el equipo tenía que elaborar informes a partir del libro mayor. Como era de esperar para Young, el control se hacía más difícil de mantener cuando entraban en juego múltiples archivos de Microsoft Excel y Microsoft Word, junto con la transformación de una hoja de cálculo consolidada en Adobe InDesign para producir las cuentas «en papel satinado». «Las cuentas legales de nuestras filiales se preparaban en Word a partir de archivos de Excel procedentes de nuestros balances de comprobación. Estos documentos de Word se volvían a introducir manualmente en nuestra hoja de cálculo consolidada. Así obteníamos la información de nuestras filiales, con bastante esfuerzo, y luego esa hoja de cálculo consolidada tenía que introducirse en una plantilla de cuentas del grupo, que a su vez se copiaba en una aplicación de escritorio —Adobe InDesign— para elaborar nuestros informes para su presentación», explicó Young. Este proceso exponía a la empresa a un riesgo significativo. La transferencia de datos entre fuentes era compleja; se requerían tareas manuales para garantizar la exactitud de las cifras; apenas existía un registro de auditoría, y las modificaciones en las políticas contables y las notas que se producían a nivel de las filiales a veces provocaban problemas de coherencia. «Pero el mayor problema eran los cambios procedentes de las filiales —de abajo arriba— en el último momento, siempre en un momento crítico, cuando teníamos que terminar y presentar los informes, lo que limitaba nuestro tiempo de revisión y comprobación, lo que a su vez nos presionaba para no pasar por alto cambios clave en la información», explicó Young. «En efecto, era la “última milla” en la elaboración de los informes lo que nos dejaba en una situación vulnerable».

LV= se propuso encontrar una solución que mejorara los controles y, según Young, «…liberara a nuestro personal financiero, altamente cualificado, de la responsabilidad de tener que ser expertos en producción, y les permitiera dedicar su tiempo a aportar un valor añadido real a nuestras operaciones, de acuerdo con su formación y experiencia». LV= encontró muy pocas opciones en el mercado que se ajustaran a lo que buscaba, hasta que descubrió Certent CDM. «Vimos algunos productos supuestamente competitivos, pero, por lo que pudimos apreciar, en realidad no podían competir con CDM. No conocíamos ninguna otra solución en el mercado que hiciera lo que hace CDM», afirmó Young. «En pocas palabras, CDM nos ofrece una única versión de la verdad. Dado que CDM extrae los datos directamente de nuestros balances de comprobación, en lugar de pasarlos a través de Microsoft Excel, tenemos la garantía de que los datos clave proceden directamente de nuestro libro mayor. El método anterior, laborioso y propenso a errores, consistía en introducir la información en varias hojas de cálculo, moverla de una a otra y, a continuación, pasarla a Microsoft Word para elaborar las cuentas. CDM elimina muchas de las etapas de reprocesamiento de la información que caracterizaban nuestros procesos anteriores, que eran principalmente manuales», confirmó Young. Más de la mitad de las filiales de LV= se configuraron para presentar informes mediante CDM y todos los equipos señalaron mejoras sustanciales en el control y una buena aceptación de la solución por parte de los usuarios. «Los formatos existentes de Word y Excel se copiaron fácilmente en CDM y a nuestros auditores les encantó que tanto ellos como nosotros pudiéramos realizar un seguimiento de los cambios entre versiones, hasta el punto de que contábamos con una única versión de la verdad a la hora de elaborar las cuentas anuales de la empresa», afirmó Young. A medida que avanzaba la implementación de CDM y la solución se extendía a toda la organización, la elaboración de informes de gestión mensuales, informes semanales de información de gestión, informes de riesgo financiero y otros elementos pasaron a formar parte del proceso también.

«Ahora estamos incorporando todas las cuentas al CDM, y hemos diseñado nuestra solución CDM para que se actualice rápidamente, directamente a partir de los datos subyacentes, de modo que los revisores y la dirección puedan consultar los resultados mucho más rápido que antes», afirmó Young. Solo en el caso del paquete semanal de información de gestión, antes de implantar el CDM una persona dedicaba varios días a la semana a recopilar datos de diferentes áreas para reunir la información necesaria para elaborar el informe; con el CDM, ese proceso se ha reducido a 30 minutos. «Antes elaborábamos ocho paquetes mensuales de información de gestión independientes, que en total sumaban entre 200 y 250 páginas. Lo hemos trasladado todo a CDM, de modo que ahora, cuando publicamos nuestros paquetes mensuales, todos se crean desde el mismo lugar, con datos coherentes en todo el conjunto, en lugar de que el personal tenga que recopilar información diferente de distintas áreas de la empresa, de formas distintas». Actualmente, hay más de 70 personas que utilizan CDM y Young ha implantado con éxito la solución en toda la organización para mejorar la rendición de cuentas, la coherencia y el control de los procesos en todos los departamentos, asegurándose de que todos los «responsables de las fuentes de datos» sean conscientes de sus responsabilidades en relación con los datos. Con Certent CDM, LV= experimentó una reducción significativa del tiempo dedicado a la elaboración de informes periódicos, tanto internos como externos; aumentó los controles sobre el proceso; se ganó el voto de confianza de sus auditores y redujo el riesgo general.