Un proveedor de servicios de Internet elimina errores críticos en la elaboración de presupuestos al pasar de las hojas de cálculo a Bizview

El London Internet Exchange (LINX) ofrece a sus miembros servicios de red de Internet, que cuentan con más de 950 proveedores de servicios de Internet conectados desde más de 80 países de todo el mundo. Sus miembros tienen acceso a rutas directas de Internet a través de varios socios internacionales de peering. LINX ofrece un intercambio fiable de tráfico de Internet con un mayor control del enrutamiento y un mejor rendimiento. LINX es una organización sin ánimo de lucro, lo que significa que invierte las cuotas de servicio y de afiliación en reforzar todos sus servicios de red.

Antes de implementar Bizview, LINX dependía en gran medida de hojas de cálculo de Excel creadas internamente para la elaboración de presupuestos, la planificación y la presentación de informes. Además de consumir mucho tiempo valioso, el uso de hojas de cálculo para la planificación y la presentación de informes generaba errores graves, debidos en gran parte a la confusión que provocaba el intercambio constante de numerosas hojas de cálculo. Por otra parte, el proceso resultaba difícil de supervisar, lo que hacía que la organización dependiera de la comunicación por correo electrónico para enviar formularios y recopilar cifras. El equipo financiero dedicaba mucho tiempo a consolidar las cifras en un único documento presupuestario coherente. Además, resultaba complicado extraer los datos correctos y combinarlos en los informes. Kurt Erik Lindqvist, director general de LINX, ya había utilizado Bizview en su anterior puesto en otra empresa. Ahora, ante el engorroso proceso de elaboración de presupuestos de LINX, sabía que Bizview sería la solución adecuada para hacer frente a sus retos en este ámbito.

LINX eligió Bizview como herramienta de planificación. En un principio, integraron Bizview con Sage, pero más tarde se pasaron al software de contabilidad en la nube de Xero. Bizview ofrecía integraciones directas con ambos sistemas. «Hemos integrado Bizview con todos nuestros sistemas internos y estamos muy satisfechos», afirmó Kurt Erik Lindqvist, director ejecutivo de LINX. La implementación se llevó a cabo sin problemas. «Hemos trabajado con los mismos expertos en el producto durante todos los años que llevamos utilizando Bizview y los conocemos bien. La implementación ha sido satisfactoria y estable», afirmó Lindqvist. Durante la primera fase, utilizaron Bizview para la elaboración de presupuestos. Ahora han ampliado el uso de Bizview a la elaboración de informes financieros, además de introducir previsiones continuas a dos y cinco años como parte de un proceso de planificación continuo. También han comenzado a utilizar Bizview para crear paneles de control y analizar indicadores clave de rendimiento (KPI), incluyendo tanto datos financieros como no financieros. Los paneles de control les ayudan a presentar las cifras clave a sus clientes y socios de una manera eficaz y convincente. «Poder presentar datos procedentes de diversos sistemas y cruzar cifras en un mismo gráfico fue una ventaja adicional de la que no esperábamos beneficiarnos. Hemos utilizado esa función más de lo previsto», afirmó Lindqvist. «Es muy fácil crear paneles de control en Bizview». Al ser una organización sin ánimo de lucro, se enfrentan al reto de equilibrar sus ingresos y gastos para alcanzar su objetivo de «cero», de modo que no generen demasiados beneficios. Utilizan Bizview para simular escenarios en los que reducen los precios unitarios a distintos niveles y, a continuación, prevén durante cuánto tiempo pueden mantener esas reducciones de precios. Ahora confían más en sus previsiones y modelos, algo que no siempre era así antes de utilizar Bizview. «Solíamos tener muchos errores en nuestras hojas de cálculo de Excel», explica Lindqvist. «Con Bizview es mucho más fácil y nuestras previsiones son más precisas». Gracias a Bizview, LINX ha conseguido reducir el número de errores, dedicar menos tiempo a las tareas manuales de elaboración de presupuestos y descubrir todo un nuevo mundo de posibilidades en materia de informes, previsiones y paneles de control. «El uso de Bizview nos ha abierto un sinfín de nuevas ideas sobre lo que deberíamos hacer», afirma Lindqvist. «¡Ahora solo tenemos que encontrar el tiempo para ponerlas en práctica!»