El cómo y el porqué de la limpieza de datos
insightsoftware es el proveedor más completo de soluciones para la Dirección Financiera. Transformamos la información en conocimientos, lo que permite a los líderes empresariales dirigir su organización de forma estratégica.
En primer lugar, ¿qué es la limpieza de datos?
La limpieza de datos es el proceso de identificar y corregir errores, incoherencias e inexactitudes en un conjunto de datos para garantizar su calidad, precisión y fiabilidad. Este proceso es fundamental para las empresas que basan su toma de decisiones en los datos, ya que una mala calidad de los datos puede dar lugar a errores costosos y a ineficiencias. Mediante la limpieza de datos (eliminando duplicados, corrigiendo inexactitudes y completando la información que falta), las organizaciones pueden mejorar su eficiencia operativa y tomar decisiones más fundamentadas.
Limpieza de datos frente a depuración de datos
Los términos «depuración de datos» y «limpieza de datos» suelen utilizarse indistintamente, pero presentan diferencias sutiles:
La limpieza de datos se refiere al proceso general de preparar los datos para su análisis mediante la eliminación de errores e inconsistencias.
La limpieza de datos es un subconjunto más específico que se centra en corregir o eliminar registros inexactos para mejorar la integridad de los datos.
Por ejemplo, en la limpieza de datos contables, los equipos financieros pueden eliminar transacciones duplicadas, corregir asientos mal clasificados o actualizar datos financieros que falten para garantizar la precisión de los informes. Por el contrario, la limpieza de datos en un flujo de trabajo de ciencia de datos puede implicar la eliminación de puntos de datos irrelevantes, la corrección de inconsistencias de formato o la estandarización de los nombres de las variables para preparar un conjunto de datos para su análisis.
Ventajas de la limpieza de datos
Los datos desordenados lo ralentizan todo: las decisiones erróneas, la pérdida de tiempo y la frustración se deben, en todos los casos, a una información inexacta. La limpieza de los datos garantiza que la información con la que trabajas sea fiable, de modo que tu equipo no tenga que cuestionar los informes ni se vea obligado a correr para corregir errores. A continuación te explicamos por qué merece la pena dedicar tiempo a limpiar tus datos:
Toma de decisiones más inteligente: cuando tus datos son precisos, tus conclusiones y estrategias cobran sentido.
Menos pérdida de tiempo: se acabó tener que buscar errores o corregir duplicados. Unos datos limpios permiten que todo siga su curso.
Mejores relaciones con los clientes: una información precisa se traduce en un marketing más personalizado y en menos errores embarazosos.
Cumplimiento normativo: ¿requisitos reglamentarios? Ya nos encargamos de ello. Unos datos limpios te permiten cumplir con la normativa.
Ahorrar dinero: los datos erróneos suponen un gran coste para las empresas. Limpiarlos ahora evita costosos errores más adelante.
Mayor seguridad: los datos obsoletos o irrelevantes suponen un riesgo, y poner orden en ellos reduce los riesgos.
Pero, ¿qué ocurre cuando las empresas no limpian sus datos? Los costes —tanto financieros como operativos— pueden dispararse rápidamente. Analicemos más detenidamente lo caros que pueden resultar los «datos sucios».
¿Cuánto te cuesta la «información errónea»?
Según el Data Warehouse Institute (TDWI), los datos «sucios» suponen a las empresas estadounidenses un coste anual de unos 600 000 millones de dólares en forma de pérdida de ingresos, oportunidades perdidas y decisiones estratégicas tomadas sin la información adecuada. Los datos se consideran «sucios» cuando son incorrectos, incompletos, irrelevantes, están duplicados, faltan o tienen un formato inadecuado.
Para muchas organizaciones, los datos erróneos se deben a:
Recopilación de datos de forma aleatoria a lo largo de los años a partir de múltiples fuentes.
Utilizar tecnología obsoleta o sistemas que no pueden satisfacer las exigencias actuales en materia de datos.
Intentar sintetizar conjuntos de datos grandes y complejos en un formato más manejable.
Integración de sistemas con datos duplicados o mal etiquetados.
Integración de diferentes conjuntos de datos tras una fusión o adquisición empresarial.
Usuarios que no comprenden los sistemas de datos ni saben cómo utilizarlos.
Saca a la luz tus trapos sucios, no esperes a tener «datos limpios»
Quizá te estés preguntando:«¿Cuándo se consideran mis datos “lo suficientemente limpios” como para ser útiles?»
La cruda realidad es que tus datos se deterioran constantemente. Conseguir datos limpios es un proceso continuo que requiere mucho tiempo. Existen muchas estrategias que pueden ayudarte a alcanzar este objetivo, pero podrían pasar varios meses, si no años, hasta que tus datos se consideren «limpios».
Por eso creemos que hay que utilizar tus datos ahora mismo, y no somos los únicos.
Según un estudio realizado por la Universidad de Texas, aumentar la usabilidad de los datos en un 10 % incrementaría los ingresos anuales de las empresas de la lista Fortune 1000 en más de 2.000 millones de dólares.
Argumentos a favor de publicar los «datos sin depurar» lo antes posible
No esperes para publicar tus datos. Una ventaja importante de publicar tus datos cuanto antes, a través de una plataforma como Calumo, es que fomenta la responsabilidad de las personas. Comparte la tarea de limpieza de datos con los responsables de recopilarlos, lo que te permitirá sacar mayor partido a tus datos antes.
Aumentar la responsabilidad del personal
En la mayoría de los casos, a los equipos financieros les resulta difícil involucrar a la empresa y fomentar la responsabilidad en el proceso de recopilación de datos. Publicar y compartir los datos, incluso antes de que estén al 100 % depurados, ayuda a concienciar a los empleados sobre la importancia de disponer de información precisa y aumenta el sentido de la responsabilidad respecto a las cifras. Los recordatorios automáticos de tu sistema de CPM pueden señalar los datos que faltan para garantizar el cumplimiento de las mejores prácticas en toda la organización.
Detectar y corregir las incoherencias lo antes posible
El uso de informes, visualizaciones y paneles de control para compartir información facilita la rápida difusión de los datos, de modo que el conjunto de la empresa pueda identificar e investigar fácilmente las inconsistencias o anomalías.
Los equipos encargados de introducir los datos notarán el efecto en cadena más pronto que tarde y podrán realizar cambios para corregir los errores actuales y futuros.
Datos limpios, a la primera
A largo plazo, las personas encargadas de la recopilación de datos serán más meticulosas a la hora de introducir los datos, ya que sabrán qué información es importante. Los profesionales de Six Sigma se refieren a esto como «First Time Right» (bien a la primera) y los beneficios de siquiera intentar conseguirlo son inmensos.
Antes de empezar a utilizar los datos, es necesario desarrollar un marco estratégico para identificar los posibles riesgos de seguridad de los datos y los requisitos de cumplimiento aplicables; trabajar con nuestros consultores profesionales y una solución como Calumo puede ayudarte a abordar estos aspectos.
4 estrategias para la limpieza de datos
Mantener tus datos limpios no es una solución puntual. Se trata de un esfuerzo continuo que requiere estrategia, coherencia y el compromiso de toda la empresa. Sin los procesos adecuados, seguirán apareciendo errores, duplicados e incoherencias.
¿La buena noticia? Con el enfoque adecuado, puedes crear una cultura de datos que dé prioridad a la precisión y la eficiencia. A continuación te presentamos cuatro procesos esenciales, con los pasos correspondientes, que te ayudarán a mantener datos de alta calidad en toda tu organización.
1. Transformar la cultura de datos de la organización mediante una comunicación clara y el compromiso de los directivos
La forma más eficaz de garantizar la calidad de los datos es convertirla en una prioridad en toda la empresa. Es fundamental contar con el apoyo de la dirección.
Explicar con claridad a todo el personal por qué es importante disponer de datos limpios contribuirá a transformar la cultura de datos de tu organización. Haz quela «gestión de datos»sea un punto habitual del orden del día en las reuniones semanales o en las reuniones breves, animando al personal a plantear cuestiones o inquietudes.
Organizar reuniones con los encargados de la recopilación de datos para debatir las mejores prácticas y proporcionar información periódica sobre cualquier cambio en los procesos o los sistemas.
2. Impartir formación y educación a los usuarios
Ofrecer formación y capacitación no solo fomenta la adopción del sistema por parte del personal, sino que también garantiza que los datos se introduzcan de forma completa y precisa desde el principio.
La formación debería incluir conocimientos prácticos sobre cómo y qué datos hay que introducir, pero también información sobre qué se entiende por «datos limpios».
La formación regular y periódica de todo el personal, y no solo de los nuevos empleados, elimina cualquier mal hábito en el manejo de datos, como tomar atajos, que se haya podido adquirir. En este contexto, también se pueden enseñar las mejores prácticas, como actualizar los datos con un formato incorrecto y comprobar si ya existen datos antes de crear nuevas entradas.
3. Configura tu base de datos o tu sistema
Limita los posibles errores configurando tu base de datos o tu sistema para que solo acepte datos del tipo y formato requeridos. Puedes hacerlo utilizando los siguientes métodos, según corresponda:
Configura los campos de datos obligatorios para garantizar que toda la información esencial esté completa y sea correcta.
Crea un menú desplegable con entradas predefinidas para que los usuarios no puedan introducir contenido irrelevante.
Si sabes que un campo requiere una cantidad o un tipo determinados de caracteres, limita el tamaño del campo a ese tipo y número máximo de caracteres, de modo que los usuarios no puedan introducir información adicional.
Si varios usuarios acceden a tus datos, garantiza su seguridad otorgándoles derechos de acceso adecuados a su función.
4. Nombrar a un responsable de datos
Asignar a una persona específica la tarea de gestionar tus procesos te ayudará a mantener la coherencia de los datos y facilitará la gestión de tu base de datos. Como parte de sus funciones, el responsable de datos no solo supervisa y depura los datos del sistema, sino que también mejora los procesos de recopilación de datos.
Tu responsable de datos puede ayudar a capacitar al personal para que adopte las mejores prácticas y garantizar el apoyo de la dirección.
Mantén tus datos en perfecto estado actualizando tus sistemas a una solución de CPM sólida, como Calumo, que te ayude en tus procesos de recopilación y análisis de datos.
¿Qué es lo primero, la limpieza de datos o la solución de CPM?
Una pregunta que nos hacen a diario nuestros clientes potenciales es:«¿Merece la pena implementar un sistema CPM si nuestra base de datos no está en buen estado y necesita una limpieza?».
Cualquiera que haya llevado a cabo una limpieza de datos como preparación para la migración de una base de datos sabe que puede resultar complicada, laboriosa y costosa; no es precisamente una tarea sencilla. Debe realizarse de forma minuciosa y siguiendo un proceso bien definido; de lo contrario, acabarás volviendo al punto de partida.
Tu equipo necesita tiempo para comprender las tendencias, identificar los errores, controlar los puntos de introducción de datos, depurar los datos, rediseñar procesos sólidos y, a continuación, probarlos y repetir el proceso. Lo que tú ves como un proceso secuencial es, de hecho, un proceso iterativo e interminable. Pero, por favor, no dejes que eso te desanime: estamos aquí para ayudarte.
Lo que mucha gente no sabe es que una solución de CPM adecuada puede agilizar considerablemente el proceso de limpieza de datos. Esto es especialmente cierto en las primeras fases, en las que el análisis de tu conjunto de datos actual puede ayudar mucho a tu equipo a comprender las tendencias y detectar errores. Esta información temprana es esencial para el éxito a largo plazo.
Pasos para la limpieza de datos y cómo puede ayudar CPM
Una solución de CPM puede resultarte de ayuda en las distintas fases del proceso de limpieza de datos.
Paso 1: Inspección
En esta fase, se revisan los datos para detectar aquellos que sean inesperados, incorrectos, que falten o que presenten incoherencias. Una solución de CPM aúna datos dispersos en una única plataforma, lo que proporciona una única fuente de información fiable. Tu equipo puede revisar el conjunto completo de datos con mayor facilidad, lo que facilita la identificación de tendencias, incoherencias y datos que faltan.
Perfilado de datos
Un resumen estadístico de tus datos ayuda a evaluar su calidad. El proceso de implementación de una solución CPM no solo facilita la elaboración de perfiles de datos, sino que estas soluciones también pueden identificar, señalar y notificar los valores atípicos y los errores.
Visualizaciones
Las visualizaciones presentan los datos de forma que resulten fáciles de entender para todo el mundo, no solo para los expertos en finanzas. Los informes interactivos, los paneles de control y otras herramientas permiten a tu equipo analizar los datos rápidamente para detectar valores inesperados y, por tanto, erróneos.
Paso 2: Limpieza
A continuación viene la limpieza de datos, que consiste en corregir o eliminar las anomalías detectadas. Una solución CPM puede automatizar y estandarizar este proceso. Al reducir la manipulación manual de los datos, también se reduce la probabilidad de que se produzcan errores. Configurar el sistema y estandarizar los campos de introducción de datos puede evitar la duplicación de datos y el formato inconsistente, factores que pueden afectar a la calidad de los datos.
Una solución CPM garantiza que cualquier cambio realizado en tus datos se refleje en todos los sistemas, de modo que todo el mundo trabaje con la información más actualizada. La introducción de datos en tiempo real también ayuda a mantener tus datos limpios y actualizados. Las funciones integradas de Calumo, como la sincronización bidireccional, también te permiten actualizar los sistemas de origen, para que los datos estén limpios en todas partes.
Paso 3: Comprobación
Es necesario revisar los datos obtenidos para comprobar que sean correctos. Una solución CPM te permite publicar informes y distribuir información para que tu equipo pueda analizar y verificar los datos.
Funciones como el «drill-through» y el «drill-to-transactions» facilitan a tu equipo la verificación de los datos y la investigación de anomalías.
Paso 4: Elaboración de informes
Con las herramientas de CPM, puedes realizar un seguimiento de los cambios realizados en tus datos y generar informes al respecto. Las funciones de Calumo, como los comentarios integrados, permiten a los usuarios del sistema explicar los cambios, las anomalías o los resultados de sus investigaciones desde una misma plataforma. También puedes configurar informes automáticos para señalar los datos que faltan, lo que garantiza que los datos estén actualizados y aumenta la responsabilidad de tus equipos.
Haz que la limpieza de datos sea una prioridad, no un problema
Seamos sinceros: la limpieza de datos no es precisamente la tarea más emocionante, pero sí es una de las más importantes. Sin datos limpios y precisos, la toma de decisiones se convierte en un juego de adivinanzas, la eficiencia se ve afectada y se acumulan errores costosos. Pero mantener tus datos bajo control no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Si das prioridad a la calidad de los datos, ofreces la formación adecuada, optimizas tus sistemas y designas a un responsable de datos, podrás desarrollar una estrategia de datos más inteligente y fiable.
Y no tienes por qué hacerlo solo. Una potente plataforma de CPM como Calumo te libera de la ardua tarea de limpiar los datos, ayudándote a automatizar procesos clave, mantener la precisión y garantizar el buen funcionamiento de tu negocio.
¿Estás listo para dejar de lidiar con datos desordenados? Hablemos: nuestros especialistas en datos están aquí para ayudarte.