El proceso de cierre financiero

Rápido y preciso. Estas dos palabras definen el proceso ideal de cierre financiero. Este estándar se considera un indicador de la eficacia de un departamento financiero o contable.

Se espera que las empresas completen el proceso de cierre financiero en el plazo de una semana laboral normal. Esto demuestra competencia, eficiencia en el uso de los recursos y una buena gestión.

Un proceso eficaz de consolidación financiera y cierre contable cumple dos funciones fundamentales:

• Esto permite que la dirección disponga de más tiempo para dedicarlo a otras tareas.

• Permite que los informes financieros más recientes y urgentes lleguen más rápido a manos del director financiero y del resto de directivos.

Esto no ocurre por casualidad. Las empresas que cierran los trámites de forma rápida y sin complicaciones de manera sistemática solo lo consiguen aplicando las herramientas y los métodos adecuados. Las que no lo hacen, acaban sumando días adicionales a su tiempo medio de tramitación.

Para lograr cierres rápidos y precisos es necesaria una gestión integral de los cierres financieros que unifique a los equipos, departamentos y programas.

Gestión del cierre financiero

Es posible que el proceso principal de cierre financiero deba completarse en menos de una semana laboral. Pero ese no es el momento en el que las cosas deberían empezar ni terminar. Es mucho más eficaz ir haciendo las cosas sobre la marcha, en lugar de dejar que se acumulen para un único periodo contable intenso.

Este es el principio rector de la gestión del cierre financiero: un nuevo enfoque para el cierre de cuentas. Orienta al departamento financiero hacia cierres financieros más rápidos, precisos y eficientes. Se puede considerar como una subcategoría del enfoque de contabilidad continua, que distribuye los procedimientos contables a lo largo del mes.

Las transacciones financieras operativas y otros estados contables pueden registrarse a diario. Y la conciliación de cuentas puede realizarse semanalmente.

Preparación del proceso de cierre financiero

El proceso de consolidación financiera y cierre del ejercicio requiere diversos estados financieros y documentos. Reúnelos todos antes de empezar.

Necesitarás:

• Ingresos totales

• Datos bancarios

• Extractos bancarios, incluidos los de préstamos y tarjetas de crédito

• Importe total del fondo de caja chica

• Balances

• Activos fijos totales

• Información sobre las cuentas de ingresos y gastos

• Niveles y totales de existencias

• Recibos de gastos y facturas de proveedores

• Estados financieros

• Cuentas por cobrar

• Información del libro mayor

Deberían ser los últimos extractos mensuales y la información financiera más reciente.

El proceso de cierre financiero

1. Elaborar el balance de comprobación inicial

Este paso solo se utiliza en la contabilidad por partida doble. Omítelo si utilizas la contabilidad por partida simple.

El balance de comprobación inicial sin ajustar muestra los saldos de las cuentas del libro mayor al final de un período contable. En él se enumeran todas las cuentas del libro mayor antes de que se realice ningún ajuste. Dichas cuentas son las cuentas permanentes del balance y las cuentas temporales de la cuenta de resultados.

En el balance general o en las cuentas permanentes, el saldo se traslada de un período al siguiente. Entre ellas se incluyen el efectivo, las cuentas a pagar, los activos fijos, etc.

En la cuenta de resultados o en las cuentas provisionales, el saldo se cierra al final de cada ejercicio contable y se traspasa a una cuenta de patrimonio neto. Entre ellas se incluyen las cuentas de ingresos y gastos.

En el balance de comprobación, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

2. Anota los ingresos del mes

Empieza por registrar todos los fondos recibidos durante ese mes. Esto incluye todas las formas de ingresos por ventas, rentas, financiación mediante préstamos o inversiones, pagos de deudas y efectivo.

Registro detallado:

• Importe de los ingresos, fuente de pago, fecha de pago y fecha de vencimiento

• Ingresos adeudados, pero no pagados

Comprueba lo siguiente:

• Ingresos por ventas

• Financiación de inversiones y préstamos

• Facturas, pagos con crédito de cliente, pagos de otras deudas

Comprueba todas las fuentes de pago posibles de cada cliente, entre ellas:

• Pagos en efectivo

• Cheques

• PayPal, transferencias electrónicas, etc.

• Pagos con tarjeta de crédito

• Pagos del préstamo

A continuación, comprueba lo siguiente:

• Se han enviado y entregado todas las facturas

• Se han abonado todas las facturas emitidas

• Todas las facturas de los clientes se han introducido en el programa de contabilidad

• Todas las órdenes de compra: facturación, estado de pago y cumplimiento

• Comprueba que las facturas y los extractos bancarios sean correctos

• Cada pago de los clientes se ha asignado a la factura correspondiente

• Se han abonado todos los pagos pendientes; comprueba si hay alguna cuenta de cliente pendiente de pago.

• Enviar recordatorios por pagos atrasados

• Se aplicarán recargos por demora cuando sea necesario

3. Anota los gastos del mes

Sigue el mismo procedimiento con los gastos del mes. Anota todos los pagos realizados durante el mes.

Anotar todo:

• Comisiones bancarias y financieras

• Intereses del préstamo

• Nómina

• Gastos de viaje

• Facturas de servicios públicos

• Seguros

• Pagos a proveedores

• Cualquier pago de deuda

Asegúrate de incluir todos los pagos realizados mediante cheque, en efectivo y por transferencia bancaria, así como los pagos con tarjeta de débito y de crédito.

Comprueba bien que:

• Todas las facturas de los proveedores se registran en el programa.

• Todas las liquidaciones de los proveedores se concilian con el saldo correspondiente de la cuenta de acreedores.

• Se pagan las facturas pendientes.

• Se han realizado todos los pagos programados.

• Los registros de pago incluyen los métodos de pago y la fecha.

4. Verificar si los asientos son de débito o de crédito

Una vez que hayas anotado los ingresos y gastos mensuales, revisa cada asiento y comprueba que todo se haya registrado correctamente, ya sea como débito o como crédito.

5. Anotar otra información financiera en el libro mayor mensual

Añade otra información financiera que no esté incluida en las transacciones de ingresos o gastos.

Esto puede incluir:

• Gastos devengados

• Amortización

• Amortización

• Cualquier otra actividad o información

6. Revisar y gestionar las cuentas por cobrar

Empieza por revisar los descuentos, las notas de crédito y las devoluciones. A continuación, pasa a la gestión de la deuda.

La gestión del cierre financiero es mucho más que realizar y comprobar tediosas entradas contables. Esta etapa consiste en trabajar de forma activa para gestionar, controlar y reducir la deuda de los clientes.

Revisa las cuentas por cobrar de los clientes que se han retrasado en los pagos. A continuación, registra a cada cliente y establece un sistema sistemático de cobro.

• Crear un informe de morosidad: añadir a los clientes morosos o con pagos atrasados a un informe de morosidad.

• Establece un método de seguimiento sistemático: tu empresa necesita una forma de hacer un seguimiento de los clientes que se retrasan constantemente en los pagos. Se debe contactar periódicamente con cualquier persona que haya superado los plazos de crédito o haya incumplido el acuerdo de pago.

• Nota sobre la deuda incobrable: actualiza los libros contables mensuales para reflejar cualquier deuda incobrable que se vaya a dar de baja.

Nota: Esta es otra razón por la que es fundamental llevar a cabo una gestión activa del cierre financiero. Pon en práctica estas actividades a lo largo del mes.

7. Revisar las cuentas por pagar

Empieza por asegurarte de que la contabilidad de acreedores esté totalmente actualizada. A continuación, revisa los registros para detectar facturas o pagos duplicados.

Una vez hecho esto, asegúrate de que tus cuentas con proveedores y vendedores estén al corriente. Revisa las cuentas por pagar para detectar cualquier factura pendiente o pagada con retraso.

Puedes dar la vuelta al proceso de cuentas por cobrar.

• Buscar facturas vencidas: busca cualquier factura pendiente que se pueda pagar de inmediato.

• Elaborar un informe de deuda pendiente: elaborar un informe con los acreedores pendientes de pago.

• Negocia planes de pago: si es necesario, ponte en contacto con el proveedor y acuerda un plan de pago más favorable.

• Renegociar las condiciones de crédito: si es necesario, ponte en contacto con los proveedores que te conceden crédito de forma habitual e intenta negociar unas condiciones más favorables.

Una vez que hayas detectado los duplicados y hayas regularizado los pagos atrasados, revisa los gastos más recientes del mes.

¿Todo iba según lo previsto o dentro del presupuesto? La gestión del cierre financiero te permite saber cuándo y en qué se gastó el dinero, lo que te permite ejercer un control más eficaz.

8. Conciliar, conciliar, conciliar

¿Listo para la conciliación? Una vez introducidos todos los asientos, es el momento de iniciar el proceso de conciliación.

Un proceso completo de cierre financiero puede incluir la conciliación de:

• Balances bancarios

• Cuentas por pagar y por cobrar

• Cuentas de periodificación y anticipos

• Efectivo y caja chica

• Libros auxiliares y cualquier módulo contable

Enumera todas las cuentas de la empresa, los libros auxiliares y los módulos contables. A continuación, revísalos de forma sistemática.

9. Conciliar los balances bancarios

Empieza por conciliar los balances bancarios —o las cuentas de caja—. Esto hay que hacerlo antes de pasar a otros libros de cuentas.

Esto incluye:

• Cuentas corrientes

• Cuentas de ahorro

• Tarjetas de crédito

Compara los libros de contabilidad con todos los recibos, extractos bancarios, formularios bancarios y demás documentos financieros que tengas.

Presta atención a cualquier señal de alerta mientras realizas esta tarea.

• ¿Dispone la empresa de tanto efectivo como se esperaba?

• ¿Faltaba alguna entrada, había alguna incorrecta o alguna duplicada?

• ¿El flujo de caja de este mes presentaba alguna anomalía o había alguna irregularidad?

Si la conciliación mensual de las transacciones lleva demasiado tiempo, plantéate realizar este proceso de cierre financiero semanalmente o a diario. Una vez verificados los saldos de caja y los saldos bancarios a crédito del libro mayor, pasa a conciliar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

10. Conciliar las cuentas de ingresos y gastos

A continuación, concilia los gastos y los ingresos con las cuentas bancarias.

• Ten a mano los recibos, las facturas, los comprobantes y cualquier otro documento relacionado con las transacciones.

• Asegúrate de que los registros tengan asignada la fecha correcta.

• Toma nota de cualquier deuda pendiente.

• Incluye las cuentas de periodificación y las cuentas de prepago.

11. Conciliar las cuentas por pagar

Este paso garantiza que se abone cualquier importe adeudado a los proveedores, en la cantidad correcta y a tiempo. Además, asegura que la empresa no sobreestime la cantidad de efectivo de la que dispone para gastar.

Necesitarás:

• Libro mayor general

• Informe de antigüedad de las cuentas por pagar

• Libro mayor de cuentas por pagar

Existen varios métodos para conciliar las cuentas por pagar. Sin embargo, casi siempre conviene comprobar que las cuentas estén completas y sean correctas, para luego incorporar esta información al libro mayor.

• Conciliar todos los extractos de proveedores, distribuidores o cuentas de crédito con las cuentas por pagar.

• Asegúrate de que esto refleje todos los pagos que se han realizado.

• Ahora concilia el saldo inicial de este período de cuentas por pagar con el del período anterior.

• Conciliar las cuentas por pagar con el libro mayor.

• Utiliza los recibos y otros documentos para comprobarlo.

12. Conciliar las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar suelen representar una parte importante de los activos de la empresa. Es necesario realizar un seguimiento, supervisar y registrar con precisión todo tipo de deuda de los clientes.

Se requiere:

• Informe de cuentas por cobrar por antigüedad

• Cuentas por cobrar a corto plazo

• Facturas

• Libro mayor

• Libro mayor de ventas o informe

El libro mayor de cuentas por cobrar debe incluir todas las cantidades que se adeudan a la empresa. Esto incluye los pagos de facturas pendientes y el crédito concedido a los clientes.

Localiza los saldos pendientes de pago cotejando las facturas con los movimientos contables. Concilia las cuentas por cobrar con el libro mayor.

Este paso de conciliación garantiza que todos tus libros contables reflejen el importe correcto de las deudas que los clientes tienen con la empresa y evita que se pase por alto alguna deuda.

13. Conciliar las cuentas de gastos devengados, anticipados y cualquier otra cuenta

Es hora de conciliar las cuentas de gastos devengados, anticipados y cualquier otra cuenta diversa.

Las cuentas de gastos devengados o de facturas registran las operaciones que tienen lugar a lo largo de un mes y que aún no han dado lugar a la transacción correspondiente. Las cuentas de pagos anticipados registran la contraprestación económica por servicios que aún no se han prestado.

14. Conciliar los libros auxiliares y los módulos del software de contabilidad

Revisa todos los libros auxiliares o submódulos de tu programa de contabilidad y concilíalos con el libro mayor.

• Los libros auxiliares suelen incluir:

• Punto de venta

• Ingresos por eventos

• Ingresos de carácter benéfico

• Campañas de temporada

Estos aspectos varían en función de cada empresa y, a menudo, cambian con el tiempo. Los tuyos deberían figurar en una lista de comprobación, junto con la sección del libro mayor a la que pertenecen.

15. Revisar y conciliar la caja chica

El fondo de caja chica debe revisarse, registrarse y conciliarse al menos una vez al mes. Algunas empresas pueden considerar conveniente revisarlo y conciliarlo a diario o semanalmente.

Esta parte del proceso de cierre financiero resulta bastante sencilla para las empresas que cuentan con un único fondo de caja chica que no se utiliza con mucha frecuencia.

Sin embargo, si tu empresa cuenta con varios fondos de caja chica —que suelen utilizarse para distintos departamentos o eventos—, quizá te interese crear un sistema de gestión de caja chica con flujos de trabajo optimizados.

16. Realizar el recuento y la conciliación del inventario

El inventario físico es un activo de la empresa. Por ello, ocupa un lugar en el proceso de cierre financiero. Un recuento mensual aporta información tanto financiera como sobre la gestión de existencias.

Esto permitirá saber cómo se están vendiendo determinados artículos, qué productos podrían estar a punto de caducar o deteriorarse, cuáles están dañados, si se ha producido algún robo o qué se ha perdido debido a las pérdidas generales.

• Realiza un recuento completo del inventario.

• Registra las pérdidas debidas a la merma de existencias, los robos o los daños en los productos.

• Conciliar el sistema de inventario con los registros contables.

También puedes tener en cuenta los próximos costes de reposición de existencias como parte de una gestión activa del cierre financiero.

17. Revisar los activos y pasivos

Revisa los activos y pasivos de la empresa, tanto los fijos como los líquidos. Haz un listado, cuéntalos, valóralos y regístralos todos.

•  Enumera todos los activos o categorías de activos, por ejemplo, inmuebles, ordenadores, propiedad intelectual, vehículos, equipamiento; esta lista ya debería estar elaborada, pero presta atención a cualquier nueva compra o adquisición.

•  Cuenta los activos por categorías.

•  Revisar los activos fijos con valor en efectivo.

•  Revisa el valor monetario actual de los activos amortizables.

Toma nota de los pasivos:

• Anota los préstamos, las líneas de crédito y el estado actual de los pagos. • Revisa los activos que sean amortizables, que puedan deteriorarse o que tengan un coste por deterioro. • Revisa los activos que generen gastos, como aquellos que puedan necesitar reparaciones; anota la vida útil restante, el valor de reventa o los posibles costes de reparación para contabilizarlos como pasivos.

18. Hacer que se revisen los libros mayores

Pide a otra persona con conocimientos de contabilidad que revise los libros mayores y los libros contables. Este paso puede considerarse opcional, pero es una práctica muy recomendable.

Lo ideal sería que se lo encargaras a alguien que no haya participado en el proceso hasta ahora. O también puedes tomarte un descanso y revisar todo con una mirada fresca.

19. Ajustar el balance de comprobación

Llegados a este punto, ya deberías haber completado todos los asientos contables. Es el momento de elaborar un balance de comprobación ajustado.

Vuelve a anotar todos los saldos de las cuentas y, a continuación, calcula el balance de comprobación final. La suma de los débitos y los créditos debería volver a ser igual.

Este paso debe realizarse antes de generar cualquier informe.

20. Elaborar estados financieros e informes

Es hora de dar un suspiro de alivio. La parte más temida del proceso de cierre financiero —las anotaciones, las comprobaciones, las verificaciones cruzadas, las revisiones y las correcciones— ya ha terminado.

Ahora es el momento de elaborar los estados financieros y recopilar los informes financieros del mes.

Los estados financieros básicos y los informes que hay que elaborar incluyen:

• Cuentas de resultados

• Balances

• Estados de flujo de efectivo para la contabilidad de devengo

• Resumen del libro mayor

Por supuesto, la mayoría de las empresas desean obtener una visión más profunda de la situación financiera a través de informes más detallados y analíticos. Es importante que la elaboración de informes sea coherente y esté bien organizada, para poder tener una visión histórica amplia del rendimiento mes a mes.

21. Volver a comprobar la información financiera, los extractos y los documentos

Es hora de entregar a la dirección los libros de cuentas, los estados financieros y los informes fiscales debidamente organizados. Este es el último paso antes de completar el proceso de consolidación financiera y cierre del ejercicio.

No sigas adelante hasta que se haya comprobado que todos los asientos, extractos e informes son correctos. Sí, la información ya se ha comprobado y vuelto a comprobar. Pero este paso es la medida de control interno definitiva en el proceso de cierre contable mensual.

No conviene tener que buscar asientos o transacciones para añadir, actualizar o corregir una vez cerrados los libros.

22. Cerrar las cuentas del mes

Por fin ha llegado el momento de cerrar oficialmente el período contable del mes. El proceso de cierre financiero definitivo consiste en realizar un asiento de cierre final en el libro mayor y restablecer o poner a cero los saldos provisionales, al tiempo que se transfieren esas cantidades a los saldos permanentes.

Se trata de un proceso de cuatro pasos:

• Cierra las cuentas de ingresos en una cuenta de resumen de ingresos transfiriendo los saldos (carga las cuentas de ingresos y abona la cuenta de resumen de ingresos).

• Cierra las cuentas de gastos en la cuenta de ingresos (abona las cuentas de gastos y carga la cuenta de ingresos).

• Cierra la cuenta de resumen de ingresos en una cuenta de beneficios no distribuidos (abona la cuenta de resumen de ingresos y carga la cuenta de beneficios no distribuidos).

• Cierra las cuentas de dividendos con la cuenta de beneficios no distribuidos (abona el dividendo y carga los beneficios no distribuidos).

Ya has cerrado completamente el período contable.

El proceso posterior al cierre

El periodo posterior al cierre es el momento de revisar la información, poner en práctica los nuevos conocimientos adquiridos y prepararse para el próximo cierre.

También es el momento de revisar el calendario del cierre financiero y ajustar cualquier aspecto que no haya funcionado o que se pueda mejorar.

• ¿Qué miembros del equipo hay que incorporar al proyecto?

• ¿Se han recopilado y registrado todas las transacciones de forma eficaz?

• ¿Con qué frecuencia hay que conciliar las operaciones financieras a lo largo del mes?

• ¿Se ha perdido algún recibo durante este mes?

• ¿Qué procedimientos de seguridad hay que establecer para evitar que se pierdan o desaparezcan documentos?

• ¿Cuáles son las fechas límite en las que los miembros del equipo deben enviar los documentos?

• ¿Qué fechas de las tareas programadas hay que modificar?

Gestiona todo esto mediante un software de gestión del cierre financiero. Uno que se integre con el software de otros departamentos, importe automáticamente extractos e informes, realice un seguimiento de los plazos, ofrezca flujos de trabajo guiados y mantenga todo organizado.

Para cerrar el ejercicio rápidamente se necesita una disciplina rigurosa en los departamentos y un software sólido de gestión del cierre financiero. Ambos aspectos deben ir de la mano. Es la única forma de evitar errores y cumplir sistemáticamente con los plazos.

Utilízalo para poner en práctica estos pasos. Te ayudará a unificar los departamentos, a que todos trabajen en armonía y a agilizar todo el proceso de cierre financiero.

Lista de comprobación para la consolidación financiera y el cierre del ejercicio

Llevar a cabo este proceso puede resultar abrumador. Es fácil perder la pista, extraviar los ingresos o saltarse uno o dos pasos.

Esta lista de comprobación ofrece un resumen de lo que hay que hacer antes, durante y después del proceso de cierre financiero.

Actividades mensuales en curso

• Revisar los estados financieros para detectar errores y inexactitudes

• Anota los estados financieros todos los días

• Registrar las transacciones operativas diarias

• Conciliar los saldos bancarios todos los días

• Revisar y corregir periódicamente los libros auxiliares

• Comparar las facturas con los registros de envío o de gestión de pedidos

• Revisar los cheques no cobrados

• Actualiza el registro de activos según sea necesario.

• Llevar un registro diario de la caja chica y conciliar sus saldos

Justo antes del cierre

• Finalizar los registros de horas de los empleados y los trabajadores autónomos

• Exceso de existencias

• Introduce todas las facturas atrasadas de los proveedores.

Lista de preparación de la información previa al cierre

• Recibos

• Estados financieros

• Facturas y facturas vencidas

• Formularios y datos

• Libro mayor

• Gastos devengados

• Recuuentos de inventario

El cierre

• Calcula el balance de comprobación inicial (si utilizas la contabilidad por partida doble)

• Anota el efectivo recibido durante el mes

• Anota los gastos del mes

• Comprueba que todos los asientos se hayan contabilizado correctamente como débito o crédito.

• Registra otros cambios financieros, como la amortización y la depreciación

• Revisar las cuentas por cobrar y gestionar de forma activa cualquier deuda pendiente

• Comprobación de errores en las cuentas por pagar

• Conciliar los balances bancarios

• Conciliar las cuentas de ingresos

• Conciliar las cuentas de gastos

• Conciliar las cuentas por pagar

• Conciliar las cuentas por cobrar

• Conciliar las cuentas de gastos devengados, anticipados y cualquier otra cuenta diversa

• Conciliar los libros auxiliares

• Revisar, registrar y cuadrar la caja chica

• Revisar, registrar y conciliar los activos y pasivos

• Pide a otra persona que revise los libros de contabilidad

• Ajustar el balance de comprobación (solo para el sistema de partida doble)

• Elaborar los estados financieros

• Revisa la información

• Cerrar la contabilidad

• Prepárate para el cierre del mes que viene

Un último repaso al proceso de cierre financiero

Este esquema es únicamente una guía orientativa. No existe un único proceso de cierre que sea ideal para todas las empresas, departamentos o equipos. Debe adaptarse a cada uno de los distintos niveles de la empresa.

Averiguar cómo coordinarlo todo, fijar los plazos adecuados y conseguir que todo el mundo cumpla con el calendario puede resultar abrumador. Utiliza este esquema como herramienta útil para poner en marcha el tuyo o corregir los errores que pueda tener.

Algunos gestores financieros han dejado de lado el proceso de cierre, y prefieren externalizar estas tareas a empresas especializadas en lugar de sobrecargar a sus contables, o incluso suelen omitirlo por completo.

Es comprensible, pero totalmente innecesario. Y ahí es donde vuelve a entrar en juego el software de gestión del cierre financiero.

La solución adecuada será una herramienta práctica y fácil de usar para los miembros del equipo implicados, además de un recurso de gestión que facilite el análisis y la optimización de los procesos.

Es la pieza clave para garantizar un proceso de cierre financiero eficiente, sin errores, rápido y ordenado.