Argumentos a favor de una planificación financiera continua tras la COVID-19

Al igual que el entorno empresarial ha cambiado drásticamente durante el último año, también lo ha hecho el proceso de planificación de muchas empresas. Tradicionalmente, las actividades de planificación se han centrado principalmente en ciclos trimestrales y anuales, y las revisiones y ajustes solían realizarse con periodicidad mensual. Dado que nos encontramos en un entorno económico muy volátil e impredecible, los responsables empresariales han acortado sus horizontes de previsión y revisan las cifras con mucha más frecuencia.

Para muchos, esto ha dado lugar a un nuevo paradigma orientado a ajustar la planificación de forma continua, en el que el seguimiento de los datos en tiempo real facilita una evaluación rápida y la toma de decisiones empresariales más adecuadas a unas condiciones económicas en constante cambio. Históricamente, la planificación y el análisis financieros solían implicar una gran cantidad de fuentes de datos, procesos manuales y ciclos de planificación prolongados. Sin embargo, en el contexto de 2021, las antiguas formas de trabajar ya no nos resultan eficaces.

Lograr el consenso en la organización puede ser, en sí mismo, una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Esto es especialmente cierto en los casos en los que los responsables de los departamentos elaboran sus propias previsiones independientes, que deben integrarse en un plan para toda la empresa. Los acontecimientos del último año han puesto de relieve la importancia fundamental de la colaboración y de que los responsables de toda la organización se pongan de acuerdo en una visión común sobre la situación actual de la empresa, los retos a los que debe hacer frente y el objetivo al que, en última instancia, aspira llegar.

Al mismo tiempo, los altos directivos se centran más que nunca en ganar visibilidad en toda la organización. Para las empresas dispersas en múltiples zonas horarias y ubicaciones geográficas, esto supone un reto especial. El cambio repentino hacia una plantilla mayoritariamente teletrabajadora ha complicado aún más esta situación. Afortunadamente, los avances tecnológicos han facilitado la colaboración y la han hecho más eficaz, y las herramientas de generación de informes diseñadas específicamente para este fin han eliminado muchos de los obstáculos que, en el pasado, ralentizaban el flujo de información y dificultaban la consecución de una visión unificada basada en la situación actual de la empresa.

Por qué la planificación continua es un imperativo empresarial en la actualidad

En pocas palabras, la planificación continua consiste en acortar los intervalos en los que los responsables de la empresa evalúan el rendimiento de la organización en relación con los planes existentes, ajustan las previsiones basándose en la información más reciente disponible y adoptan medidas para resolver cualquier problema con el fin de mejorar los resultados.

En la práctica, esto significa acelerar el flujo de información en toda la organización y pasar de ciclos de previsión más largos (por ejemplo, trimestrales o anuales) a previsiones continuas (por ejemplo, mensuales, en lugar de trimestrales o anuales). Los ciclos de previsión más cortos suelen hacer que la organización se centre más intensamente en el futuro a corto plazo, y las medidas correctivas suelen adoptarse antes, en un momento en el que pueden tener un mayor impacto en los resultados.

En muchos aspectos, la planificación financiera continua requiere un cambio cultural en el que los miembros del equipo participen de forma habitual en el proceso de seguimiento y ajuste para mejorar los resultados de la empresa. Los empleados deben ser capaces de establecer una relación clara entre su trabajo diario y los objetivos empresariales definidos en el plan.

Otra característica clave de la planificación continua es que, con frecuencia, incorpora datos no financieros. Muchas organizaciones, por ejemplo, realizan un seguimiento del proceso de ventas en un sistema CRM independiente o en Microsoft Excel. Muchas empresas realizan un seguimiento de los procesos de ventas por comercial, y cada uno utiliza sus propias herramientas y métodos. La planificación continua requiere visibilidad sobre toda esa información. Exige un enfoque más unificado que rompa esos silos y elimine todo el esfuerzo manual necesario para recopilar datos de diferentes fuentes en una única previsión trimestral o anual.

La planificación continua implica tener la capacidad de ver lo que ocurre en la empresa en tiempo real. Requiere racionalizar y optimizar todos los procesos relacionados con la elaboración de informes y el análisis. Al pasar a una única plataforma unificada, podrás llevar a cabo los procesos de recopilación, gestión y análisis de la información de forma mucho más eficiente que si sigues dependiendo de las herramientas de generación de informes estándar que vienen con tus sistemas de software ERP y CRM actuales.

Un nuevo mundo de posibilidades

Mientras los líderes empresariales se apresuraban a adaptarse a la nueva realidad provocada por la pandemia de la COVID, tuvieron que plantearse una amplia variedad de hipótesis del tipo «¿y si…?». ¿Y si los ingresos se redujeran un 50 % a partir de la semana que viene? ¿Y si nuestros clientes tuvieran problemas de liquidez y no pudieran pagarnos puntualmente? ¿Y si nos enfrentáramos a altas tasas de absentismo entre nuestra plantilla?

Aunque estas preguntas se centran en los aspectos negativos, también hemos visto numerosos ejemplos de líderes empresariales que han sabido aprovechar las oportunidades en medio de la crisis. ¿Y si reorientamos parte de nuestra producción para fabricar equipos de protección individual para el personal sanitario? ¿Con qué rapidez podemos ampliar nuestra capacidad de ventas en línea? ¿Podemos dejar de vender a restaurantes y comedores institucionales y sustituir esas ventas por paquetes de productos destinados al mercado de consumo?

Al desarrollar una disciplina basada en la planificación continua, los líderes empresariales están implantando, de forma inevitable, las herramientas, la metodología y la cultura corporativa necesarias para la agilidad y la resiliencia. Las empresas que ya contaban con capacidades preexistentes en materia de visibilidad clara de la información y análisis flexibles de autoservicio se encontraron en una clara ventaja cuando estalló esta crisis. Desde entonces, la agilidad y la resiliencia se han convertido en factores clave que permiten a las empresas sobrevivir y prosperar en medio de cualquier crisis.

La automatización de procesos y la computación en la nube han desempeñado un papel fundamental a la hora de facilitar la transición hacia la planificación continua. Las previsiones financieras actuales son más exhaustivas que nunca, ya que incorporan información financiera histórica del sistema ERP, datos de clientes del CRM y comentarios de las redes sociales procedentes de fuentes en línea. Las organizaciones solo pueden aprovechar el valor inherente de estas nuevas posibilidades en materia de fuentes de datos cuando cuentan con las herramientas analíticas adecuadas para gestionar los volúmenes de datos, los usuarios y la complejidad que supone integrar múltiples fuentes de datos operativos y financieros en una única plataforma.

Al catalogar esas fuentes de datos y desarrollar una estrategia unificada para armonizarlas e integrarlas en una única plataforma de generación de informes, las empresas pueden obtener previsiones que reflejen la realidad actual sobre el terreno. Esto reduce el tiempo dedicado a recopilar datos y conciliar información, tareas que suelen recaer en el equipo financiero. Las empresas pueden automatizar las fuentes de datos externas cuando sea necesario, por ejemplo, incorporando tipos de cambio, precios de las materias primas o incluso fenómenos meteorológicos.

Introducción a la planificación financiera continua

Si tu organización está planteándose pasar a un sistema de planificación continua, aquí tienes algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta:

1. Céntrate en las cifras que más importan. Identifica las métricas que representan los factores clave para el éxito de tu negocio. ¿Qué factores son los más importantes a la hora de influir en los ingresos y los gastos de tu organización, y cómo se relacionan entre sí? Sigue el principio de Pareto y céntrate en el 20 % de las cuentas, productos o ubicaciones que generan el 80 % de los resultados. Mira más allá de los lugares comunes para identificar métricas que quizá no se hayan destacado en el pasado. Al centrarte en las 5 o 10 medidas que tienen mayor impacto en los ingresos, los gastos y la tesorería, estarás en mejores condiciones para orientar los esfuerzos de tu organización hacia resultados satisfactorios. Por último, muéstrate dispuesto a empezar poco a poco y a ajustar tu enfoque a medida que identifiques qué funciona y qué no.

2. Haz que la planificación continua sea un esfuerzo de toda la empresa. Un liderazgo sólido impulsa la cultura organizativa. Cuando la dirección expresa con claridad lo que más importa y da ejemplo, el resto de la organización suele seguir su ejemplo. Ayuda a los empleados a relacionar esos indicadores clave con el trabajo que realizan a diario. Al incorporar medidas no financieras a tus esfuerzos de planificación continua, no solo consigues una mayor precisión en el plan, sino que también creas un vínculo significativo entre el trabajo que realizan los distintos departamentos y los objetivos prioritarios de la organización. Cuando los líderes comunican con claridad los resultados deseados y proporcionan un criterio con el que medir el rendimiento, toda la organización avanza al mismo ritmo.

3. Facilitar la colaboración. Dado que el teletrabajo se ha convertido en la norma para muchas organizaciones, es más importante que nunca que los responsables empresariales proporcionen a sus equipos mecanismos prácticos para una comunicación y colaboración frecuentes. Esto es especialmente cierto en el caso de los equipos financieros, pero también incluye a muchos otros cuya aportación es fundamental para el proceso de planificación. Las herramientas de generación de informes y análisis que ofrecen sólidas capacidades de colaboración pueden contribuir en gran medida a garantizar que todo el mundo trabaje en sintonía. El almacenamiento centralizado de archivos no solo garantiza que no se pierda la información, sino que también asegura que todo el mundo trabaje con la información más actualizada. Unas buenas herramientas de planificación y análisis deben incluir la distribución automatizada de informes, la posibilidad de añadir comentarios y anotaciones, o funciones avanzadas de colaboración, como hilos de discusión.

4. Todo el mundo debería partir de la misma versión de la verdad. Muchas organizaciones comparten planes y previsiones por correo electrónico. Los usuarios intercambian hojas de cálculo o informes estáticos entre sí y los almacenan en discos duros locales, donde pueden perderse si les roban el portátil o si el disco duro falla. El correo electrónico no seguro puede exponer dicha información a personas no autorizadas. El control de versiones también supone un problema; si varios usuarios editan copias diferentes del mismo archivo, es fácil que los datos se desincronicen, lo que genera confusión y trabajo adicional para localizar los errores. A la hora de evaluar herramientas de planificación y análisis, busca funciones que permitan el almacenamiento y mantenimiento centralizados de los informes, así como la distribución, el intercambio y el acceso seguros por parte de usuarios autorizados que trabajen desde una oficina remota.

5. Automatiza todo lo que puedas. La planificación continua es prácticamente imposible de llevar a cabo sin capacidades de generación de informes en tiempo real. Las herramientas de generación de informes predeterminadas que vienen con los sistemas ERP, CRM u otros sistemas de software son insuficientes para la planificación continua, ya que no ofrecen una visión unificada de la organización que incorpore múltiples fuentes de información en tiempo real. La solución más habitual a los inconvenientes de las herramientas de generación de informes existentes consiste en un laborioso proceso de copiar y pegar que resulta muy ineficiente e inevitablemente da lugar a errores. Dado que hay que repetir ese proceso cada vez que se genera una nueva versión de cada informe, solo puede ofrecer una instantánea retrospectiva del negocio. La información queda obsoleta en cuanto se genera el informe. Las herramientas de generación de informes robustas eliminan ese esfuerzo manual y tienen la capacidad de extraer datos de múltiples sistemas de software al mismo tiempo. Y lo que es quizás aún más importante, proporcionan acceso en tiempo real a esos datos, lo que significa que los informes son siempre precisos y ofrecen información exacta y actualizada al minuto procedente de los distintos sistemas de software de la empresa.

6. Dale autonomía a tu equipo. Inevitablemente, tendrás que modificar tus formularios de planificación e informes a medida que cambien las necesidades de la empresa. Esto ha sido especialmente cierto durante el último año, en el que los directivos se han enfrentado a una serie de retos y cuestiones totalmente nuevos. Lamentablemente, la mayoría de las herramientas de planificación y análisis dependen de expertos en TI especializados para modificar los informes existentes o crear otros nuevos desde cero. Si necesitas información rápidamente, eso simplemente no funciona. Si el departamento de TI está desbordado tratando de resolver problemas de acceso remoto o gestionando una acumulación de solicitudes, esa dependencia puede salir cara. Para algunas organizaciones, el plan B consiste en pagar a costosos consultores externos para que hagan el trabajo rápidamente. Esto no solo tiene un coste económico, sino que puede provocar retrasos significativos. Busca herramientas que permitan a los empleados de primera línea de finanzas y contabilidad (o de cualquier otro departamento de la organización) crear y modificar informes sin necesidad de conocimientos de TI.

Los argumentos a favor de la planificación continua nunca han sido tan sólidos. La COVID-19 ha obligado al departamento financiero a pensar de forma diferente, rompiendo con el modelo de los ciclos de planificación trimestrales y anuales y sustituyéndolo por procesos más adecuados para la agilidad y la resiliencia empresarial. La nueva normalidad exige automatización, colaboración y la voluntad de implementar tecnología para trabajar de forma más inteligente, no más dura. Independientemente de si el clima empresarial se estabiliza en una dinámica menos volátil, tus competidores aprovecharán la planificación continua para desarrollar una mayor agilidad. Las empresas ágiles responderán rápidamente a las amenazas y sacarán partido de las oportunidades.

Las sólidas herramientas de planificación y análisis ayudan a los responsables empresariales a desarrollar y actualizar sus planes cada vez que cambian las condiciones externas. Al vincular los planes de futuro con los datos operativos, los directivos tienen una visión clara de lo que ha sucedido y hacia dónde se dirige la empresa. En insightsoftware, llevamos desde 1973 ayudando a las empresas con las mejores herramientas de generación de informes del sector. Para obtener más información sobre cómo insightsoftware puede ayudar a su organización,póngase en contacto con nosotros para solicitar una demostración gratuita y descargue nuestro ebook gratuito:«Ocho factores clave a tener en cuenta a la hora de evaluar un software de planificación financiera continua y ampliada».