Los 10 principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de la gestión de la cadena de suministro

¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI) de la gestión de la cadena de suministro?

¿Qué es un KPI? Ahora más que nunca, los líderes empresariales reconocen que las organizaciones con mejor rendimiento se basan en los datos. Los expertos en gestión llevan mucho tiempo defendiendo la importancia de medir, supervisar y elaborar informes sobre las cifras que más importan.

En el ámbito de la gestión de la cadena de suministro, ha surgido un conjunto de buenas prácticas que permite realizar este tipo de análisis para evaluar el rendimiento de los procesos internos, los proveedores y los prestadores de servicios.

Los 10 principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de la cadena de suministro para tu organización

A continuación te presentamos los 10 principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de la gestión de la cadena de suministro que pueden ayudarte a dirigir una organización más eficaz, eficiente y próspera.

1. Tiempo del ciclo de tesorería

El tiempo del ciclo «cash to cash» representa el tiempo medio necesario para convertir los recursos en flujos de caja, desde el momento en que se paga por el stock hasta el momento en que se cobra por la venta de dicho stock. Se calcula utilizando tres indicadores financieros habituales: los días de stock (DOI), los días de acreedores (DOP) y los días de cobro (DSO). Se suman el DOI y el DOP, y luego se resta el DSO para obtener el tiempo del ciclo «cash to cash».

Cuanto menor sea esa cifra, mejor. Algunas empresas incluso han logrado alcanzar un ciclo de caja negativo. Es bien sabido que Apple alcanzó una media de unos 70 días negativos durante un periodo de cuatro años, lo que significa que cobraba sistemáticamente el importe de los productos que vendía más de dos meses antes de pagarlos.

Aunque pueda parecer más bien un indicador financiero, el tiempo del ciclo «cash to cash» dice mucho sobre la eficiencia de tus prácticas de gestión de la cadena de suministro.

2. Índice de pedidos perfectos

Este indicador es bastante sencillo de entender, aunque puede resultar un poco difícil de supervisar de forma habitual, simplemente porque incluye varias variables relacionadas con la tramitación y la entrega de los pedidos a los clientes. En resumen, la tasa de pedidos perfectos representa el porcentaje de pedidos que se entregan íntegramente, a tiempo, sin incidentes y con una documentación precisa y completa. Muchas organizaciones lo consideran el indicador clave de rendimiento (KPI) más importante de la cadena de suministro, ya que influye directamente en la satisfacción del cliente.

3. Índice de cumplimiento

Otro indicador importante que influye en la satisfacción del cliente es la tasa de cumplimiento. Esta cifra representa el porcentaje de pedidos que se completan con éxito con el primer envío. En otras palabras, es el porcentaje de pedidos que no requieren un segundo, tercer o cuarto envío, y así sucesivamente.

De hecho, muchos responsables de la cadena de suministro desglosan este indicador en varios indicadores adicionales, concretamente la tasa de cumplimiento por línea (número de líneas de pedido de venta cumplidas en el primer envío) y la tasa de cumplimiento por unidad (la cantidad de cada línea de pedido que se cumple, en relación con la cantidad total solicitada). Las métricas de «tasa de cumplimiento de pedidos» y «tasa de cumplimiento de líneas de pedido» requieren una indicación binaria de «sí o no», seguida de una rápida determinación del porcentaje de respuestas «sí» (es decir, qué porcentaje se cumplió íntegramente en el primer pedido). El porcentaje de la «tasa de cumplimiento por unidad» se expresa como la cantidad suministrada en porcentaje de la cantidad total solicitada.

4. Tiempo de ciclo de los pedidos de los clientes

El tiempo de ciclo de los pedidos de los clientes se refiere al tiempo medio (en días) que transcurre entre la fecha en que el cliente realiza un pedido y la fecha de entrega efectiva. Si el ciclo de caja está aumentando, pero el tiempo de ciclo de los pedidos de los clientes está disminuyendo o se mantiene igual, es posible que haya problemas en la gestión de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar o el inventario.

5. Días de cobertura de existencias

Históricamente, los directivos han mostrado una marcada preferencia por mantener niveles mínimos de existencias. Esto refleja una tendencia hacia la gestión ajustada, es decir, hacia un uso más eficaz de los recursos de capital. Si tu dinero está inmovilizado en existencias, acumulándose en las estanterías del almacén, no puede destinarse a otros fines. En los últimos 18 meses se ha producido un cambio de mentalidad, debido en gran parte a las interrupciones en la cadena de suministro provocadas por la pandemia del coronavirus.

No obstante, un valor bajo de este indicador es un claro indicio de que la empresa funciona de forma eficiente. Para calcular los días de suministro de existencias, hay que partir de las existencias disponibles y dividirlas entre el consumo medio diario de las mismas. Como se ha señalado, puede haber razones empresariales legítimas para mantener niveles más altos de existencias, especialmente si se prevén nuevas interrupciones en la cadena de suministro. Sin embargo, mantener un valor bajo en este KPI suele ser un objetivo deseable.

6. Rotación de existencias

La rotación de existencias está estrechamente relacionada con los días de cobertura de existencias, en la medida en que ambos indicadores abordan la cuestión de si la empresa mantiene más existencias de las que necesita. Para calcular este KPI, hay que partir del coste de los productos vendidos durante un periodo determinado (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año). A continuación, divídelo entre el nivel medio de existencias durante ese mismo periodo (que se puede calcular sumando las existencias iniciales a las finales y dividiendo el resultado entre dos). En este caso, un valor elevado suele indicar que estás gestionando las existencias de forma eficaz y eficiente.

7. Motivos de la devolución

Seamos realistas: las devoluciones de los clientes causan estragos en tus procesos de la cadena de suministro. Le cuestan a tu organización tiempo y dinero valiosos, y suelen estar relacionadas con una experiencia negativa del cliente. En pocas palabras, los motivos de devolución son una métrica que describe los factores que provocan que los clientes devuelvan un producto. Para hacer un seguimiento de los motivos de devolución, basta con clasificar las devoluciones de los clientes en categorías comunes, como «artículo defectuoso», «producto dañado», «producto que ya no se necesita», etcétera.

Un valor inusualmente alto en una u otra categoría es indicativo de un problema. Por ejemplo, si el porcentaje de devoluciones motivadas por «ya no se necesita el producto» se dispara, es probable que se observe una caída correspondiente en las entregas puntuales. Si un gran número de devoluciones se debe a un producto defectuoso, es posible que haya problemas graves de calidad.

8. Entrega puntual

En un mundo en constante evolución, en el que prácticamente todas las empresas se esfuerzan por satisfacer la demanda de los clientes en medio de la incertidumbre de la cadena de suministro, la rapidez en los plazos de entrega es más importante que nunca. Tanto para los clientes comerciales como para los consumidores, la capacidad de entregar los productos con rapidez es un factor cada vez más importante a la hora de tomar decisiones de compra. Si no puedes entregar lo que el cliente necesita cuando lo necesita, se irá a otra parte.

La puntualidad en las entregas se mide, por lo general, como el porcentaje de pedidos entregados en la fecha prometida o antes. Esto tiene la ventaja de ser relativamente sencillo: o bien se ha entregado el pedido a tiempo, o bien no. El porcentaje de puntualidad en las entregas se calcula simplemente dividiendo el número de pedidos entregados a tiempo entre el número total de pedidos prometidos a los clientes.

9. Entrega puntual

Esta métrica es muy similar a la de la entrega puntual, con una pequeña diferencia. La métrica de envíos puntuales mide (como su nombre indica) el porcentaje de pedidos que se han enviado a tiempo. ¿A qué se debe esta diferencia? A que la variabilidad entre las entregas puntuales y los envíos puntuales probablemente apunte a un problema relacionado con el transporte y la logística. Puede que esto no resulte demasiado relevante para las empresas que operan en un ámbito geográfico relativamente localizado. Sin embargo, en una economía cada vez más globalizada, el transporte y la logística son más importantes que nunca.

10. Costes de la cadena de suministro como porcentaje de las ventas

Hay una serie de factores que pueden hacer aumentar los costes relacionados con la gestión de tu cadena de suministro. No es raro, por ejemplo, que los fabricantes aceleren los envíos de materias primas para asegurarse de poder entregar a tiempo un pedido de un cliente. Cuando se necesita algo con urgencia, por lo general cuesta más. Si los proveedores saben que tienes un plazo muy ajustado, estarán en condiciones de exigir precios más altos por esas mercancías entrantes. Incluso si los precios se mantienen iguales, suele haber costes adicionales asociados a la entrega más rápida de los productos. Aunque algunos de esos costes se incorporarán al coste de los productos vendidos, otros simplemente aparecerán como una partida de gastos. En cualquier caso, supone una merma de la rentabilidad.

Los costes de la cadena de suministro como porcentaje de las ventas no son más que el importe total que se destina a dichos costes, expresado como porcentaje de las ventas totales correspondientes al mismo periodo.

Ponerlo todo en perspectiva: cómo crear un panel de control eficaz para la cadena de suministro

Aunque las organizaciones puedan tener diferentes preferencias en cuanto a los indicadores clave de rendimiento (KPI) que les resultan más significativos, hay una necesidad común que todas comparten: toda organización que reciba y almacene existencias o materias primas y, posteriormente, envíe productos a sus clientes, necesita gestionar su cadena de suministro de manera eficiente. Los responsables empresariales deberían empezar por identificar los KPI que mejor reflejen ese rendimiento en función de sus necesidades específicas.

Con esa información a su disposición, toda organización debería plantearse la implementación de paneles de control ejecutivos que recopilen las métricas de la cadena de suministro y faciliten esa información en tiempo real a los responsables de la toma de decisiones que la necesitan. En insightsoftware, ofrecemos herramientas de primer nivel para la elaboración de informes, la planificación y la elaboración de presupuestos, entre otras funciones. Nuestros productos se integran con más de 140 paquetes diferentes de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que permite ver exactamente qué está sucediendo en la empresa en cualquier momento dado, sin retrasos. En un momento en el que la agilidad y la resiliencia son prioritarias para la mayoría de los ejecutivos empresariales, esto aporta un valor empresarial significativo. Descarga hoy mismo nuestro panel de control gratuito de KPI de la cadena de suministro.