Cuestiones contables relacionadas con los arrendamientos que dan lugar a observaciones de auditoría (y cómo evitarlas)

La contabilidad de los arrendamientos ha avanzado mucho desde que el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) publicó la norma ASC 842. Sin embargo, para muchas organizaciones, el camino aún está lejos de haber terminado. Mantener las hojas de cálculo precisas, completas y listas para la auditoría año tras año supone un reto totalmente distinto.

Tanto si eres un responsable de control de gestión que gestiona cientos de contratos de arrendamiento inmobiliario como si eres un director financiero que supervisa una compleja cartera con múltiples entidades, la presión es real. Los auditores están prestando cada vez más atención a la contabilidad de los arrendamientos, y las consecuencias de cometer errores son mayores de lo que la mayoría de los equipos financieros creen. Para los arrendatarios que deben garantizar el cumplimiento normativo de forma continua, comprender de dónde se originan los errores más comunes en la contabilidad de los arrendamientos es el primer paso para adelantarse a ellos.

Por qué están aumentando los problemas contables relacionados con los arrendamientos

Cuando el FASB introdujo las nuevas normas contables sobre arrendamientos en el Tema 842 (GAAP) y la Fundación NIIF ultimó la NIIF 16, cambiaron de forma radical la forma en que las empresas informan sobre su actividad de arrendamiento. Ahora, tras varios años de aplicación, los auditores esperan que todas las empresas tengan sus cuentas en orden. ¿Cuál es el problema? Muchas organizaciones siguen teniendo dificultades.

Esto es lo que tienes que saber:

• Las auditorías están sacando a la luz más problemas. La Junta de Supervisión Contable de Empresas Cotizadas (PCAOB) prevé que alrededor del 40 % de las auditorías revisadas presentarán una o más deficiencias. Esto supone un aumento respecto al 29 % registrado en 2020. La contabilidad de los arrendamientos aparece sistemáticamente en la lista de áreas problemáticas.

• Los centros de datos y el sector inmobiliario están sometidos a un estricto escrutinio. En la Conferencia de 2025 de la AICPA y la CIMA sobre novedades de la SEC y la PCAOB, Deloitte destacó que la norma ASC 842 exige que el arrendatario determine la fecha de inicio del arrendamiento y, en caso de que haya obras de construcción, si debe considerarse al arrendatario como propietario presunto del activo durante dichas obras.

• Las cuestiones relacionadas con la norma ASC 842 están llamando la atención. Los auditores detectan estos problemas de cumplimiento. Y cuando salen a la luz, las consecuencias van desde la rectificación de cuentas y deficiencias significativas hasta el deterioro de la reputación ante inversores y prestamistas.

La buena noticia es que los problemas más habituales en la contabilidad de arrendamientos siguen patrones predecibles. Si se aplican los controles adecuados, se pueden evitar por completo. A continuación se enumeran los cinco errores más comunes en la contabilidad de arrendamientos y cómo evitarlos.

Inventario incompleto de arrendamientos y arrendamientos implícitos

El primer error grave parece engañosamente sencillo: las empresas no saben realmente todo lo que han alquilado.

Según la norma ASC 842, la definición de «arrendamiento» es amplia. Se entiende por arrendamiento cualquier contrato que otorgue el derecho a controlar el uso de un activo subyacente identificado durante un período de tiempo a cambio de una contraprestación. Dicha definición incluye:

• Inmobiliaria

• Contratos de arrendamiento de equipos

• Contratos de servicio

• Acuerdos de externalización de TI

• Acuerdos logísticos

• Contratos con proveedores

• Y más

Los arrendamientos implícitos se encuentran entre los elementos que con mayor frecuencia se pasan por alto en el inventario de arrendamientos de un arrendatario. Se producen cuando un contrato otorga al cliente el derecho a controlar un activo subyacente específico, como un servidor dedicado, un equipo de fabricación o un almacén. A menudo, la palabra «arrendamiento» ni siquiera aparece en el documento.

Para evitar errores graves de auditoría, es necesario identificar todos los contratos que cumplan los requisitos para considerarse arrendamientos según esta definición amplia. Puede resultar especialmente difícil localizar todos los arrendamientos si su organización cuenta con contratos de arrendamiento antiguos, anteriores a la adopción de la norma ASC 842, o con relaciones complejas con proveedores que agrupan componentes de arrendamiento y no de arrendamiento en un mismo contrato.

Es necesario llevar a cabo una revisión sistemática de los contratos. Sin dicha revisión, los datos sobre los arrendamientos resultan incompletos y el balance subestima tanto los pasivos por arrendamiento como los activos por derecho de uso. Separar adecuadamente los componentes ajenos al arrendamiento, distribuir la contraprestación y, a continuación, registrar con precisión los datos sobre los arrendamientos en tus registros requiere tanto un proceso riguroso como las herramientas adecuadas.

Errores en la clasificación de los arrendamientos que llaman la atención de los auditores

Identificar todos los contratos de arrendamiento es solo el principio. También debes clasificarlos correctamente. Y cada norma contable establece una clasificación diferente. No es de extrañar que las clasificaciones erróneas sean uno de los errores más comunes en la contabilidad de los arrendamientos que detectan los auditores.

Según la norma ASC 842, un arrendatario clasifica un arrendamiento como arrendamiento financiero si cumple cualquiera de los cinco criterios siguientes en el momento del inicio del arrendamiento:

1. El activo subyacente se transfiere al arrendatario

2. El valor actual de los pagos por arrendamiento representa prácticamente la totalidad del valor razonable del activo.

3. El plazo del arrendamiento abarca la mayor parte de la vida económica restante del activo

4. Existe una certeza razonable de que se ejercerá la opción de compra

5. El bien arrendado es de carácter especializado y no tiene ningún uso alternativo para el arrendador.

Cuando no se cumple ninguno de esos criterios, el contrato de arrendamiento se considera un arrendamiento operativo.

El problema es el siguiente: la clasificación de los arrendamientos requiere aplicar un criterio subjetivo, lo que puede dar lugar a inconsistencias. Por ejemplo, dos analistas que examinen el mismo contrato de arrendamiento podrían aplicar de forma diferente el umbral del 75 % de la vida útil económica.

La NIIF 16 adopta un enfoque diferente. Elimina por completo la distinción que hace el arrendatario entre arrendamientos operativos y arrendamientos financieros, y exige que todos los arrendamientos se contabilicen en el balance según un único modelo. Esa simplificación elimina un criterio de clasificación para quienes elaboran los estados financieros conforme a la NIIF 16, pero introduce su propia complejidad en ámbitos como la contabilidad del arrendador, donde la NIIF 16 mantiene sus propios criterios de clasificación.

Las organizaciones que presentan información contable tanto según la norma ASC 842 como según la NIIF 16 deben gestionar estas diferencias con cuidado para evitar errores en la contabilización de los arrendamientos en cualquiera de ambos marcos normativos.

La herramienta de contabilidad adecuada debe permitir configurar una lógica de clasificación de arrendamientos que aplique las políticas contables de su organización de forma coherente a todos los arrendamientos de la cartera, reduciendo así el riesgo de que se produzcan decisiones incoherentes y garantizando que las clasificaciones estén documentadas y sean defendibles en caso de auditoría.

Errores en el cálculo de la tasa de descuento

La tasa de descuento es uno de los parámetros más delicados desde el punto de vista técnico en la contabilidad de arrendamientos, y constituye una de las fuentes más habituales de problemas de cumplimiento de la norma ASC 842. Tanto según la norma ASC 842 como según la NIIF 16, los arrendatarios deben descontar los pagos futuros del arrendamiento a su valor actual para calcular el pasivo por arrendamiento y el correspondiente activo por derecho de uso.

El tipo utilizado para ese cálculo tiene un efecto desmesurado en ambos valores del balance, y precisamente por eso los auditores lo examinan minuciosamente.

La norma ASC 842 permite a los arrendatarios utilizar el tipo implícito en el contrato de arrendamiento si este puede determinarse fácilmente. En la práctica, los arrendadores rara vez revelan el tipo implícito, por lo que la mayoría de los arrendatarios recurren al tipo de interés incremental de los préstamos. Se trata del tipo de interés que el arrendatario pagaría por obtener financiación garantizada durante un plazo de arrendamiento similar, por un importe similar y en un entorno económico similar.

Hay varios factores que se suman y que dificultan la determinación correcta de la tasa de descuento:

• Se necesita experiencia y información. Necesitas a alguien en tu equipo que sea experto en modelos financieros, que tenga acceso a datos de mercado actualizados y que disponga de la documentación que justifique el tipo de interés elegido.

• Existen numerosas posibilidades de que surjan indicios de alerta en la auditoría. Los auditores buscan tipos de descuento obsoletos, tipos aplicados de forma inconsistente en toda la cartera y tipos que no reflejen la duración correcta del contrato de arrendamiento.

• Debes volver a evaluar la situación con frecuencia. Tienes que volver a calcular las cifras cada vez que cambien las condiciones del arrendamiento, se produzcan modificaciones en el mismo o se reconsideren determinadas opciones de simplificación práctica. Una tasa de descuento que resultara razonable al inicio del arrendamiento original puede ser significativamente errónea para un arrendamiento que se haya prorrogado o modificado.

• Es mucho trabajo gestionarlo manualmente. Si gestionas cientos o miles de contratos de alquiler, mantener las tasas de descuento en toda la cartera resulta realmente complicado sin automatización.

Las empresas privadas también disponen de una simplificación práctica prevista en la norma ASC 842 que permite utilizar un tipo de interés libre de riesgo como tipo de descuento para todos los arrendamientos, lo que simplifica el cálculo del valor actual pero afecta a los valores del balance. Los equipos financieros deben sopesar estas ventajas e inconvenientes de forma deliberada y documentar claramente la opción elegida.

Deficiente seguimiento de las modificaciones de los contratos de arrendamiento

Las modificaciones de los contratos de arrendamiento son algo habitual para cualquier organización que cuente con una cartera significativa de arrendamientos. Cada uno de estos acontecimientos puede dar lugar, según la norma ASC 842, a la necesidad de volver a valorar el pasivo por arrendamiento, actualizar el activo por derecho de uso y, en algunos casos, reevaluar la clasificación del arrendamiento a partir de la fecha de entrada en vigor de la modificación.

El problema es que las modificaciones de los contratos de alquiler pasan fácilmente desapercibidas y son aún más fáciles de gestionar mal. He aquí el motivo:

• Acuerdos informales. El arrendador y el arrendatario pueden acordar modificar los pagos del arrendamiento de manera informal, mediante una carta complementaria o un correo electrónico, sin necesidad de una modificación formal del contrato.

• Sin tener en cuenta la contabilidad. Las opciones de renovación pueden ejercerse sin necesidad de notificarlo al equipo de contabilidad.

• Los pagos variables cambian las cosas. Los pagos variables de un arrendamiento pueden variar en función de los ajustes de los índices, lo que da lugar a obligaciones de revalorización.

• Otras operaciones. Los subarrendamientos y las operaciones de arrendamiento con retrocesión plantean una complejidad contable adicional que exige un análisis minucioso de quién ostenta qué derechos y obligaciones.

Cuando no se realiza un seguimiento adecuado de las modificaciones de los arrendamientos, no se contabilizan los asientos contables necesarios para la revalorización, los datos de los arrendamientos quedan desactualizados y los estados financieros reflejan condiciones de arrendamiento e importes de pago que ya no se ajustan a la realidad.

¿Cómo gestionas los cambios en las hojas de cálculo? Este es un problema especialmente importante en la contabilidad de arrendamientos. El seguimiento manual es propenso a errores, el control de versiones no es fiable y no existe ningún mecanismo integrado que active una reevaluación cuando se produce un hecho relacionado con el contrato. Los auditores están capacitados para detectar discrepancias entre la realidad del contrato y los valores que figuran en el balance.

Un proceso completo de seguimiento de modificaciones debe registrar todos los hechos clave relacionados con el contrato de arrendamiento:

• Modificaciones de las condiciones del contrato de arrendamiento

• Opciones de renovación ejercidas

• Modificaciones en las fechas de inicio de los contratos de arrendamiento

• Ampliaciones que añaden nuevos activos subyacentes

• La formalización de subarrendamientos o acuerdos de arrendamiento con opción de recompra

Cada hecho debe evaluarse con arreglo al marco de modificación de la norma ASC 842 para determinar si cumple los requisitos para considerarse un contrato independiente o si requiere una nueva valoración del pasivo por arrendamiento existente.

Información y documentación insuficientes

Incluso cuando una empresa ha identificado correctamente sus arrendamientos, los ha clasificado, ha aplicado las tasas de descuento adecuadas y ha realizado un seguimiento de todas las modificaciones, puede seguir recibiendo una observación de auditoría. ¿Por qué? Por una divulgación de información insuficiente.

La norma ASC 842 incluye amplios requisitos de información destinados a ofrecer a los usuarios de los estados financieros una visión completa de la actividad de arrendamiento, las hipótesis y los riesgos de una organización.

De conformidad con el Tema 842 y las ASU correspondientes, los arrendatarios deben revelar información cualitativa sobre la naturaleza de sus arrendamientos, así como datos cuantitativos que incluyan:

• Tasas de descuento medias ponderadas

• Plazos restantes del contrato de arrendamiento

• Análisis de vencimientos de los pasivos por arrendamiento

• Desglose de los gastos de arrendamiento

• Opciones de arrendamiento a corto plazo

• Flujos de efectivo relacionados con los pagos por arrendamiento

Para las entidades que aplican la NIIF 16, los requisitos de información paralelos de dicha norma son igualmente detallados. En algunos aspectos, resulta incluso más prescriptiva en cuanto a cómo debe presentarse la información sobre los activos arrendados y cómo deben revelarse la depreciación y la amortización.

Un contable público certificado (CPA) que revise las notas a los estados financieros evaluará rápidamente si las cifras correspondientes al activo por derecho de uso y al pasivo por arrendamiento son coherentes, si se explican las bases de los pagos variables por arrendamiento y si se revelan adecuadamente las opciones de simplificación aplicadas.

Entre las deficiencias más habituales en materia de divulgación se incluyen:

• Faltan los calendarios de vencimientos de los arrendamientos operativos y financieros presentados por separado

• Descripciones incompletas de las bases de los pagos de arrendamiento variables

• No se han diferenciado las categorías de activos arrendados según su clasificación

• Se han omitido las revelaciones relativas a los arrendamientos a corto plazo correspondientes a las carteras que han optado por la simplificación práctica prevista en la ASU aplicable.

Cada una de estas deficiencias indica a los auditores que los procesos contables subyacentes relacionados con los arrendamientos podrían no ser tan sólidos como parecen.

Cómo crear procesos de contabilidad de arrendamientos preparados para una auditoría

Los cinco problemas mencionados anteriormente comparten una causa raíz común: el recurso a procesos manuales y fragmentados. Estas tareas requieren, en realidad, coherencia, exhaustividad y capacidad de respuesta en tiempo real. Establecer una contabilidad de arrendamientos preparada para las auditorías implica crear procesos que aborden estos puntos débiles de forma sistemática.

Así es como se ve en la práctica:

• Centraliza tus datos de arrendamientos. Todas las relaciones entre arrendatarios y arrendadores, todos los arrendamientos operativos y financieros, todos los subarrendamientos, las operaciones de «leaseback» y los acuerdos de arrendamiento deben figurar en un único sistema de registro. Una plataforma centralizada de gestión de arrendamientos garantiza que toda la información sobre los activos arrendados sea accesible, esté actualizada y permita rastrear el activo y el contrato subyacentes.

• Automatiza la detección de arrendamientos implícitos. Establece un proceso para revisar los nuevos contratos según los criterios de la norma ASC 842 y la NIIF 16 antes de su formalización, de modo que los arrendamientos implícitos se identifiquen desde el inicio. El software de contabilidad de arrendamientos, con flujos de trabajo para la revisión de contratos, permite que este proceso sea sistemático, en lugar de depender del criterio individual.

• Mantén actualizadas las tasas de descuento. Establece una política que defina cómo se fijan las tasas de descuento, quién las establece y con qué frecuencia se revisan. Aplica procesos conformes con las normas del FASB para actualizar las tasas cuando se produzcan modificaciones en los arrendamientos o cuando cambien las fechas de inicio de los mismos.

• Las modificaciones de los contratos de arrendamiento deben considerarse hechos desencadenantes. Cualquier cambio en las condiciones del contrato, la estructura de pagos, la opción de renovación o el activo subyacente debe incorporarse inmediatamente a un flujo de trabajo contable definido. Las subarrendamientos y las operaciones de arrendamiento con retrocesión deben evaluarse para determinar si requieren un tratamiento contable específico con arreglo a la norma aplicable.

• Genera información financiera a partir de los datos de origen. Utiliza un sistema que genere actualizaciones de activos ROU, calendarios de vencimiento de pasivos por arrendamiento y calendarios de gastos por arrendamientos operativos y financieros directamente a partir de los datos subyacentes de los arrendamientos. Las cifras cuadran automáticamente y la amortización está siempre al día.

• Mantén un registro de auditoría completo. Para cada criterio de clasificación, cada selección de la tasa de descuento, cada cálculo del valor actual y cada asiento contable, tu sistema debe registrar quién tomó la decisión, cuándo y por qué. Esa documentación transforma el proceso de contabilidad de arrendamientos, pasando de ser reactivo a estar realmente preparado para una auditoría.

Evitar los problemas relacionados con la contabilidad de arrendamientos y las costosas consecuencias que estos acarrean es cuestión de disciplina, automatización y contar con la plataforma adecuada. LeaseAccelerator, de insightsoftware, está diseñado específicamente para organizaciones que gestionan carteras de arrendamientos complejas conforme a las nuevas normas de contabilidad de arrendamientos.

Facilita el cumplimiento de la normativa contable en materia de arrendamientos, desde la identificación inicial hasta la presentación de informes financieros periódicos, con controles integrados que se ajustan a los requisitos del Tema 842 y de la NIIF 16, asientos contables automatizados y paquetes de información diseñados para resistir el escrutinio más riguroso de las auditorías.

Si te preocupa que tu actual proceso de contabilidad de arrendamientos pueda dar lugar a observaciones en tu próxima auditoría, nuestro seminario web grabado aborda en profundidad cada una de estas cuestiones. Obtendrás orientación práctica sobre cómo identificar las deficiencias y subsanarlas antes de que lo hagan los auditores. También podrás obtener más información sobre cómo LeaseAccelerator ayuda a las organizaciones a adelantarse a los requisitos de cumplimiento en materia de contabilidad de arrendamientos en cada etapa del ciclo de vida del arrendamiento.

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