Contabilidad de arrendamientos con doble libro: por qué los sistemas separados para el arrendatario y el arrendador te están saliendo más caros

Hoy en día, muchas empresas del segmento medio se encuentran en ambos lados del contrato de arrendamiento. Como arrendatarios, firman contratos de arrendamiento de locales de oficinas, equipos y vehículos. Como arrendadores, subarrendan inmuebles a inquilinos o proporcionan equipos a clientes en el marco de acuerdos de financiación.

La gestión de ambas funciones conforme a las normas actuales de contabilidad de arrendamientos, incluidas la ASC 842 y la NIIF 16, exige más de lo que suele ofrecer un único sistema contable. El resultado: dos sistemas paralelos, dos conjuntos de procesos y un balance general en el que cuesta más confiar de lo que debería. Este sistema acaba costándole tiempo y dinero a su empresa.

¿En qué consiste la contabilidad de arrendamientos con doble libro?

La contabilidad de arrendamientos con doble libro se refiere a la gestión simultánea de las carteras de arrendamientos tanto del arrendatario como del arrendador, de acuerdo con las normas contables vigentes en materia de arrendamientos. Según la norma ASC 842 (PCGA de EE. UU.) y la NIIF 16, la contabilidad del arrendatario y la del arrendador requieren tratamientos fundamentalmente diferentes:

• Como arrendatario, una empresa contabiliza en el balance los activos por derecho de uso (ROU) y los pasivos por arrendamiento correspondientes a la mayoría de los arrendamientos operativos y financieros, junto con los asientos contables correspondientes a la amortización y los intereses.

• Como arrendador, una empresa aplica un tratamiento contable distinto en función de la clasificación del arrendamiento —de tipo venta, de financiación directa u operativo—, cada uno de los cuales presenta patrones de reconocimiento de ingresos, presentación en el balance y requisitos de información distintos.

Los tipos de arrendamientos y el tratamiento contable que se aplica a cada parte no se solapan. Los GAAP y la NIIF 16 lo dejan claro, y el FASB ha proporcionado orientación detallada a través del ASC 842 para eliminar cualquier ambigüedad. Para las empresas que desempeñan ambas funciones, esto supone gestionar dos marcos de cumplimiento distintos, a menudo con un único equipo financiero.

¿Por qué tantas empresas acaban teniendo dos sistemas distintos?

El camino hacia la fragmentación es sorprendentemente predecible. Una empresa adopta un software de contabilidad de arrendamientos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del arrendatario según la norma ASC 842. La herramienta gestiona los activos de derechos de uso (ROU), los pasivos por arrendamiento, los asientos contables y la información financiera de la cartera de arrendamientos del arrendatario. Funciona.

Entonces, la empresa empieza a subarrendar espacio de oficinas. O lanza una oferta de «equipos como servicio». O adquiere una empresa que ya cuenta con contratos de arrendamiento de equipos tanto en el activo como en el pasivo. De repente, surge un problema relacionado con el arrendador, y el sistema contable existente no se diseñó para resolverlo.

En lugar de sustituir una herramienta que funciona, la mayoría de los equipos recurren a hojas de cálculo de Excel o a una solución secundaria. Ahora hay dos sistemas, dos fuentes de datos y dos conjuntos de procesos, que a menudo gestionan diferentes miembros del equipo sin que exista una coordinación clara entre ellos.

El caso del subarrendamiento inmobiliario

Pensemos en una situación habitual en el sector inmobiliario comercial: una empresa alquila un edificio de oficinas (arrendatario) y subarrienda una planta a otro inquilino (arrendador). Tanto la NIIF 16 como el ASC 842 exigen tratamientos contables y revelaciones de información distintos. Por parte del arrendatario, se contabiliza un activo por derecho de uso y un pasivo por arrendamiento; por parte del arrendador, puede ser necesario reconocer una inversión neta o unos ingresos de explotación lineales, dependiendo de la clasificación del subarrendamiento.

Pero aquí está el problema: los contratos de arrendamiento subyacentes están interrelacionados. Las condiciones del contrato de arrendamiento principal determinan las del subarrendamiento. Gestionarlos en sistemas separados implica conciliar datos interdependientes entre dos plataformas al cierre de cada periodo de presentación de informes, y esperar que no se pase nada por alto. Los arrendamientos a corto plazo añaden otra capa de complejidad cuando se aplican exenciones en una de las partes pero no en la otra.

El panorama del arrendamiento de equipos

Un fabricante alquila equipos de producción para uso interno y, al mismo tiempo, alquila equipos a sus clientes mediante contratos de arrendamiento de capital o de arrendamiento financiero. Por parte del arrendatario, esto implica la amortización, los activos por derechos de uso y los pasivos por arrendamiento. Por parte del arrendador, es necesario realizar un seguimiento de la inversión neta en el arrendamiento, contabilizar los ingresos por intereses y clasificar correctamente los activos arrendados.

Diferentes clasificaciones, diferentes asientos contables, diferente tratamiento en el balance… pero el mismo equipo financiero se encarga de todo ello.

Los costes ocultos de gestionar por separado los contratos de arrendamiento del arrendatario y del arrendador

Gestionar dos sistemas no solo duplica el trabajo, sino que multiplica el riesgo.

La duplicación de los asientos contables y la conciliación suponen una carga. En cada periodo de presentación de informes, el equipo debe realizar asientos contables en dos sistemas, conciliar los resultados y agregar manualmente los datos para los estados financieros. Lo que debería estar automatizado se convierte en un proceso manual, propenso a errores, que consume horas del tiempo dedicado al cierre.

Riesgos relacionados con la auditoría y el cumplimiento normativo. Los contables públicos certificados y los auditores externos analizan conjuntamente la información facilitada por el arrendatario y el arrendador. Las incoherencias entre ambos, las diferentes tasas de descuento aplicadas al mismo contrato de arrendamiento principal, las previsiones de flujo de caja que no coinciden y las hipótesis contradictorias sobre la duración del arrendamiento son señales de alerta. Cuando los datos se almacenan en sistemas independientes, las incoherencias son casi inevitables.

Visibilidad financiera incompleta. Un director financiero no puede obtener una visión consolidada del total de obligaciones de arrendamiento, los gastos por arrendamiento, los saldos de los activos de derechos de uso (ROU) y el impacto en el flujo de caja derivado de la cartera de arrendamientos si los datos están dispersos en distintos sistemas. La cuenta de resultados y el balance general ofrecen una visión incompleta. Las métricas que deberían servir de base para las decisiones estratégicas, como la exposición total al pasivo por arrendamiento o el riesgo de renovación en toda la cartera, requieren un procesamiento manual.

Costes ocultos de personal. Mantener dos sistemas implica formar al personal en dos plataformas, resolver dos tipos de problemas y, a menudo, asignar la responsabilidad de cada sistema a diferentes miembros del equipo. Se trata de unos gastos generales que no aparecen en la factura del software, pero que se reflejan claramente en las horas de trabajo.

Qué debe ofrecer una plataforma unificada de contabilidad de arrendamientos

A la hora de evaluar un software de contabilidad de arrendamientos para un entorno de doble libro, la lista de requisitos funcionales debería ir mucho más allá del simple cumplimiento de la norma ASC 842. Una plataforma que realmente permita optimizar la gestión financiera tanto para los arrendatarios como para los arrendadores debería ofrecer:

• Un único repositorio para todos los datos relativos a los contratos de arrendamiento: contratos de arrendatario y arrendador, condiciones y modificaciones, todo en un mismo lugar

• Asientos contables automatizados para ambas partes: reducción del trabajo manual y del tiempo de conciliación al cierre del ejercicio

• Cumplimiento de la norma ASC 842 y la NIIF 16 tanto para el arrendatario como para el arrendador de forma simultánea: incluye la clasificación automática de los arrendamientos para cualquier nuevo contrato de arrendamiento que se añada a la cartera

• Cálculos del valor actual y la tasa de descuento / tasa de financiación incremental: aplicados de forma coherente en toda la cartera

• Planes de amortización de los activos de derechos de uso (ROU) y de la inversión neta en arrendamientos: generados automáticamente según las directrices del FASB y del IASB

• Integración con el sistema ERP que contabiliza directamente en el libro mayor tanto los asientos del arrendatario como los del arrendador, sin necesidad de intervención manual

• Informes y información consolidada que abarcan toda la cartera, las obligaciones de arrendamiento y el impacto en el flujo de caja, listos para su auditoría

Este es el estándar de funcionalidad que distingue una auténtica plataforma de gestión de arrendamientos con doble contabilidad de una herramienta destinada exclusivamente al arrendatario que ofrece soluciones provisionales para el arrendador. La gestión financiera a gran escala requiere ambas cosas.

Cómo resuelve EZLease Lessor el dilema del doble libro mayor

EZLease y EZLease Lessor, de insightsoftware, están diseñados para gestionar ambos lados del balance en una única plataforma. En lugar de obligar a los equipos financieros a conciliar los datos de los arrendatarios y los arrendadores en sistemas distintos, EZLease centraliza todos los datos de los arrendamientos, lo que permite cumplir simultáneamente con la norma ASC 842 y la NIIF 16 tanto para los arrendatarios como para los arrendadores.

La plataforma gestiona todo el ciclo de vida de los contratos de arrendamiento, incluidas las renovaciones, las modificaciones y las revisiones, sin necesidad de realizar recálculos manuales. Para los arrendadores, automatiza la clasificación y el tratamiento contable de los arrendamientos financieros, operativos y de tipo venta, incluyendo el reconocimiento lineal de ingresos, el seguimiento de los pagos de arrendamiento y la elaboración de informes de flujo de caja. Para los arrendatarios, gestiona la amortización de los activos por derecho de uso, las obligaciones de arrendamiento y los cálculos de los gastos por intereses, de acuerdo con los requisitos actuales del FASB y los PCGA. También admite las exenciones para arrendamientos a corto plazo.

El resultado es una visión global de toda la cartera de arrendamientos, tanto de lo que debe su organización como arrendatario como de lo que se le debe como arrendador, sin la carga administrativa que supone la conciliación entre dos sistemas.