Desmontando los inconvenientes de Excel como herramienta de gestión de proyectos

Muchas personas del ámbito de la gestión de proyectos consideran que Microsoft Excel es una herramienta de menor calidad. Les preocupa el control de versiones en el marco de la colaboración en toda la empresa, especialmente cuando se trata de grandes proyectos empresariales. Sin embargo, Excel puede ser una potente herramienta de gestión de proyectos si se utiliza con los complementos adecuados. Cuando comprendes los retos específicos de los proyectos empresariales y cómo Excel puede satisfacer esas necesidades, puedes aprender a utilizarlo de forma inteligente. Excel puede ayudarte a realizar un seguimiento simultáneo de muchos proyectos de gran envergadura, lo cual es importante para las partes interesadas de la empresa, los analistas y los gestores de proyectos que tienen que gestionar e informar sobre las pérdidas y ganancias de sus proyectos.

El problema de los proyectos empresariales

Aunque todas las áreas de negocio están vinculadas a las finanzas, la gestión de proyectos presenta sus propias complicaciones, que se multiplican en las grandes empresas. Veamos cómo puede desarrollarse esto. Complicaciones relacionadas con el tamaño: cuanto mayor es el proyecto, mayor es lo que está en juego para tu empresa. Cuanto mayor es lo que está en juego, mayor es el riesgo financiero. Los proyectos de mayor envergadura también conllevan un mayor número de partes interesadas y sus diversas necesidades de datos. Algunas solo querrán recibir actualizaciones cuando haya una discrepancia entre los planes existentes y los datos reales comunicados, mientras que otras exigirán actualizaciones más frecuentes. Restricciones de tiempo: los proyectos pueden durar muchos años y tener ciclos de vida inusuales. Estos plazos difieren mucho del enfoque habitual de los profesionales financieros, que se centran en el ejercicio fiscal. Las normas de información financiera IFRS y GAAP exigen a los analistas financieros que registren el gasto real del proyecto hasta la fecha mediante métodos como el «trabajo en curso» y que contabilicen los ingresos según el principio de devengo. Desviación del alcance: los sobrecostes en los proyectos son una pesadilla para las empresas. Es fundamental controlar el alcance, los plazos y el presupuesto. Los proyectos pueden ser muy susceptibles a los cambios en los factores políticos, económicos y otros factores del entorno. Además, su alcance puede ampliarse con respecto a lo previsto inicialmente, lo que hace que las actualizaciones de estado en tiempo real con datos precisos sean fundamentales para la dirección. Cuando la realidad de un proyecto sobre el terreno no se ajusta a lo planificado inicialmente, los responsables deben realizar ajustes rápidamente para mantenerse dentro del presupuesto. Los datos en tiempo real pueden ayudar a los gestores de proyectos a mantener el control del presupuesto ante estos cambios. Complejidad global — Los proyectos que operan a escala mundial presentan aún más complicaciones. Las conversiones de divisas, los formatos alternativos y un repositorio central de datos accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, son algunos de los retos evidentes a los que se enfrentan las empresas. La mayoría de las empresas han abordado estos retos implementando soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP. Contar con esta «única fuente de verdad» significa que el sistema ERP mantiene a todo el mundo en sintonía. Sin embargo, extraer los datos del sistema ERP suele plantear sus propios retos específicos. Al descargar datos a Excel y reformatearlos, se deja demasiado margen para el error. Para resolver el problema, la elaboración de informes se ha convertido en una industria en sí misma. Dado que el riesgo es tan elevado en los grandes proyectos, sus analistas necesitan algo más sólido, fiable y auditable que Excel.

¿Qué aporta Excel?

Desde 1985, Excel ha sido la herramienta imprescindible para los analistas financieros. No solo es asequible, sino que además ya está instalada en los ordenadores de la mayoría de los analistas. La facilidad de uso de Excel es legendaria, y tus analistas confían en él. Una de las cosas que mejor se le da a Excel es prestarse al autoservicio empresarial y a la manipulación de datos. Muchos proyectos pequeños se pueden gestionar perfectamente con Excel, por lo que no requieren una herramienta adicional. En estos proyectos, Excel puede ofrecer fácilmente a las partes interesadas una visión general de sus finanzas. Sin embargo, transformar los datos para adaptarlos a las numerosas partes interesadas que participan en los proyectos empresariales puede dar lugar a errores e incoherencias en las hojas de cálculo.

Cómo superar el aislamiento de Excel

En las empresas más grandes, los datos de los proyectos suelen encontrarse en el sistema ERP. SAP, por ejemplo, cuenta con un módulo de gestión de proyectos. El módulo «SAP Project System» utiliza jerarquías de informes estándar de proyectos para gestionar las asignaciones de costes, y la «Estructura de Desglose del Trabajo» (WBS) es la convención de nomenclatura más habitual. Se hace referencia a los elementos de la WBS al registrar todas las actividades relacionadas con las finanzas, lo que garantiza la coherencia. Lamentablemente, acceder a los datos siempre ha supuesto un reto con SAP. Los complementos de Excel en tiempo real para la elaboración de informes resuelven eficazmente este problema. Estos complementos vinculan los datos de SAP en tiempo real a una hoja de cálculo de Excel. Sus analistas pueden ver los datos según sus propias identificaciones de usuario y perfiles de autorización de SAP. Las actualizaciones de la información actual de SAP a formato Excel se realizan en tiempo real. Estas actualizaciones o refrescos de datos incluyen datos transaccionales, como facturas y pagos contabilizados, así como datos maestros, como la WBS y los hitos. Además, un complemento de Excel permite a los usuarios profundizar en los datos transaccionales, lo que proporciona a sus analistas una visión real de las cifras. Como complemento a un complemento de Excel para la elaboración de informes, puede utilizar complementos de Excel para cargar datos de planificación y actualizar datos de previsión directamente desde Excel a SAP. Esto le proporciona un ciclo de retroalimentación inmediato, ya que todos los participantes en el proyecto pueden ver al instante el resultado de la nueva previsión. Por último, ofrece un plan que se adapta a la empresa y a las partes interesadas y elimina el riesgo de errores manuales. Otra ventaja de los complementos de Excel es que se pueden implementar rápidamente en cualquier número de ordenadores de los analistas sin grandes interrupciones ni una formación prolongada sobre nuevo software. Con estas herramientas de generación de informes y carga de datos, sus analistas pueden crear con confianza informes para las partes interesadas. Sabes que las partes interesadas reciben las últimas actualizaciones, en lugar de datos de SAP estáticos y obsoletos que se almacenan y manipulan en Excel. Tu empresa puede obtener y mantener el control sobre el gasto y los plazos del proyecto, presentando una única versión de la verdad a todas las partes interesadas. Si te gusta la familiaridad de Excel pero deseas funciones más sólidas para proyectos de gran envergadura, echa un vistazo a nuestros seminarios web.

Descubre nuestros seminarios web