Elegir el software financiero: ¿modo SaaS o instalado en las propias instalaciones?

Entre los criterios de selección de un programa de gestión financiera, la elección de la arquitectura es determinante. De hecho, dos programas similares que pertenezcan a modelos distintos ofrecen ventajas y limitaciones radicalmente opuestas. Ten en cuenta estos aspectos para tomar la decisión correcta a la hora de buscar tu programa de gestión financiera.

«Busco una herramienta… fácil de gestionar o que no requiera ninguna gestión por mi parte… cuya inversión se distribuya a lo largo del tiempo… muy segura, ya que mis datos son confidenciales… y con un servicio de atención al cliente a la altura…»

El tema que nos ocupa aquí son vuestras preferencias tecnológicas a la hora de elegir una solución, así como las ventajas y los riesgos que estas conllevan.

La primera propuesta es la adquisición de una licencia para su software de consolidación. Para algunos grupos, no cabe duda de que este modo de adquisición «tradicional» es el más adecuado, ya que la empresa dispone del equipamiento informático (hardware, servidores, etc.) y de los conocimientos informáticos necesarios (equipo informático dedicado). La herramienta de consolidación se instalará en la infraestructura informática de la empresa, que se encargará de su mantenimiento en el futuro… y de instalar las actualizaciones (más o menos) impuestas por el proveedor. Para diferenciar a los editores, fíjese en el carácter totalmente web de la solución (modalidades de conexión, necesidad de Citrix, por ejemplo), en los tiempos más o menos largos de configuración para la puesta en marcha de la solución, la asistencia durante la puesta en funcionamiento, el servicio posventa…

Otra solución es el «SaaS» («Software as a Service»), que consiste en contratar un servicio completo con el proveedor. La aplicación se aloja en servidores externos, que no son de su propiedad. Usted no es titular de la licencia y, por lo tanto, ya no está sujeto a las obligaciones de mantenimiento y actualización de versiones, almacenamiento de datos, etc. Esto también evita la inversión inicial necesaria para instalar la aplicación en la sede central y en sus delegaciones. Los aspectos clave en este caso suelen girar en torno a la confidencialidad y la seguridad de los datos almacenados en servidores externos al grupo. Sin olvidar la asistencia técnica y la «línea de atención al cliente», indispensables para garantizar la calidad y la continuidad del servicio las 24 horas del día durante los periodos de cierre contable.

Por último, existe un modelo intermedio: el «PaaS» («Platform as a Service»). Usted es el propietario de la licencia, al igual que en el primer caso, pero su software de consolidación se aloja en servidores externos. El servicio que ofrece el proveedor incluye, por tanto, el alquiler de los servidores, los procedimientos de copias de seguridad periódicas y el mantenimiento informático del hardware. Esta solución le evita tener que invertir en su propia infraestructura informática. En este caso, compare las diferentes fórmulas de suscripción para el uso de las infraestructuras.

Analiza los riesgos, las ventajas y los inconvenientes de cada modelo. Cabe señalar que la facilidad y la rapidez de implementación de la nueva herramienta de consolidación suelen ser factores críticos para las empresas. Este criterio de elección favorece, en este caso, la solución «SaaS».

La cuestión es, en definitiva, presupuestaria y se centra en el reparto de los costes y los gastos de explotación. Las tres soluciones no presentan el mismo modelo de negocio. Depende de vosotros comparar, entre los distintos proveedores, un modelo de adquisición de activos fijos o de licencia con un modelo de alquiler de activos fijos, ya sea parcial (modo «PaaS») o total (modo «SaaS»). Simule los flujos de caja durante un periodo que se corresponda con la duración previsible de uso de su herramienta y compare los costes actualizados.