Longviewin verotapaustutkimus: BiC

Société Bic, jota yleisesti kutsutaan nimellä BiC, on Clichyssä, Ranskassa toimiva valmistusyritys. Marcel Bichin vuonna 1945 perustama yritys tunnetaan parhaiten kuluttajatuotteiden, kuten paperitavaroiden, sytyttimien ja partakoneiden, valmistuksesta.

Kuten monissa monikansallisissa yrityksissä, myös BiC:n verotiedot olivat hajallaan useissa eri lähteissä, kuten HFM:ssä, JD Edwardsissa ja muissa paikallisissa järjestelmissä. Ennen Longview Taxin käyttöönottoa BiC käytti aikaa vieviä menettelyjä verohallinnossa tarvittavien taloudellisten tietojen kokoamiseen ja käsittelyyn. Esimerkiksi Excel-taulukoita käytettiin tytäryhtiöille maksettavien palkkioiden laskemiseen, mikä edellytti manuaalisia syöttöjä muista talousjärjestelmistä hallinnointipalkkioiden kohdentamista varten. BiC:n konsernin verojohtaja Inna Kostuk kertoi, että vaikka Excelillä pärjättiin, kun vuonna 2017 oli aika ottaa käyttöön maakohtainen (CbC) raportointi, tarvittiin kehittyneempi työkalu prosessin tehostamiseksi. Kostuk totesi: ”Ennen kuin aloimme käyttää Longview Taxia, monet prosessit olivat manuaalisia. Tämä oli erittäin aikaa vievää pienelle verotoimistollemme, ja lopputarkistukset sekä erilaiset täsmäytykset tehtiin manuaalisesti, mikä kesti odotettua kauemmin.” Eniten aikaa kesti allokointiavainten tietojen hankkiminen, koska tarvitsimme kaikkien yksiköiden tiedot, ja BIC:n rakenne on laaja ja monimutkainen. Kostuk tiesi, että hänen kolmihenkinen tiiminsä ei pystyisi helposti vastaamaan CbC-raportoinnin vaatimuksiin, etenkin koska tarvittavia tietoja ei ollut automaattisesti saatavilla HFM-konsernin konsolidointijärjestelmästä. Tiimi etsi ratkaisua, joka yksinkertaistaisi ja turvaisi prosessia. Uutta ratkaisua etsiessään Kostuk totesi, että markkinoilla ei tuolloin ollut paljon vaihtoehtoja. BIC tarvitsi ratkaisun, joka olisi helppo integroida olemassa oleviin taloushallintojärjestelmiin. Muut harkitut ratkaisut eivät olleet käyttökelpoisia, koska ne vaativat useiden tuotteiden yhdistämistä tai eivät olleet riittävän joustavia vastaamaan Kostukin ja hänen tiiminsä tarpeisiin.

Kostuk totesi, että Longview Taxin ansiosta ”se, mikä aiemmin kesti noin viikon, vie nyt yhden päivän”. Hän kertoi, että konsernin sisäisten kulujen kohdentamisen kaikkein aikaa vievin osa on poistettu prosessista, ja että he voivat nyt siirtää koko taseen ja tuloslaskelman konsolidointijärjestelmästä suoraan Longview Taxiin. Longview Taxin ansiosta Kostukin tiimi pystyi myös vähentämään prosessiin liittyvien inhimillisten virheiden riskiä, hän sanoi. Ennen Longview Taxin käyttöönottoa tiedot tuotiin ja käsiteltiin manuaalisesti. Nyt tietojen lataaminen ja konsernin sisäisten siirtojen laskeminen tapahtuvat automaattisesti, joten virheiden todennäköisyys on paljon pienempi kuin aiemmin. Hän sanoi, että hänen tiiminsä voi nyt ”ladata suuria tietomääriä ohjelmistoon ja tehdä tarvittaessa helposti manuaalisia muutoksia”. Kostuk totesi, että pienen tiimin stressiä tiukkojen määräaikojen alla aiheuttaa se, että nopeaan käsittelyyn vaadittava työmäärä voi toisinaan olla ylivoimainen. ”Longview Taxin avulla tiedämme, että saamme työn valmiiksi ajoissa. Koko tiimi arvostaa tätä. Olemme nyt varmoja siitä, että pystymme hallitsemaan työmäärämme.”

BiC:ssä on toteutettu useita parannuksia Longview Tax -järjestelmän käyttöönoton seurauksena, muun muassa:

• Se, mikä aiemmin kesti ”yhden viikon… kestää nyt yhden päivän”. Longview Tax tarjoaa valtavia ajansäästöjä.

• ”Virheiden todennäköisyys on pieni.” Ihmisvirheiden mahdollisuus on huomattavasti pienentynyt.

• ”Pystymme hallitsemaan työmäärämme.” CbC-raportointi ja monimutkaiset laskelmat ovat nyt mahdollisia myös pienille verotiimeille.

• ”Sen käyttöönotto oli todella helppoa.” Pienet tiimit pääsevät heti vauhtiin.