Miksi rakennusalan yritysten tulisi seurata avainmittareita taloudellisen epävarmuuden voittamiseksi

Kaikilla toimialoilla taloudellisen tilanteen hallinta on yleensä keskiössä, kun valmistaudutaan taloudelliseen epävakauteen. Rakennusalalla on kuitenkin seurattavana lukuisia muita kuin taloudellisia tekijöitä – toteutuvatko hankkeet aikataulun mukaisesti? Kuinka voimakkaasti markkinoiden epävakaus, osaajapula ja toimitusketjun viivästykset vaikuttavat hankkeisiin? Tämän vuoksi menestyksen mittaaminen pelkästään taloudellisten lukujen perusteella ei riitä rakennus- ja insinöörialan ammattilaisille. Tässä artikkelissa tarkastelemme, kuinka avainindikaattorit (KPI:t) voivat auttaa rakennusyrityksiä menestymään vaikeina aikoina.

Rakennusalan tilanne vuonna 2023

Rakennusala on kasvanut vakaasti viime vuosina. Vuonna 2021 rakennusmenot kasvoivat Yhdysvalloissa 8 %, ja kokonaisarvo nousi pelkästään vuoden 2022 toisella neljänneksellä 2 biljoonaan dollariin Deloitten vuoden 2023 Engineering and Construction Industry Outlook -raportin mukaan. Yhdysvalloissa vuonna 2022 voimaan tulleen Infrastructure Investment and Jobs Act -lain ansiosta muiden kuin asuinrakennusten rakentamisen odotetaan jatkavan kasvuaan huolimatta vuodelle 2023 ennustetusta epävarmuudesta. Maailmanlaajuisesti rakentamisen ennustetaan kasvavan huomattavasti. Oxford Economicsin Future of Construction -raportin mukaan rakennusmarkkinoiden odotetaan kasvavan maailmanlaajuisesti 4,5 biljoonaa dollaria vuoteen 2030 mennessä. Yhdistyneessä kuningaskunnassa kasvu ei kuitenkaan ole yhtä varmaa. Construction Products Associationin (CPA) syksyn ennusteen mukaan Yhdistyneen kuningaskunnan rakennusmarkkinat supistuvat 3,9 % vuonna 2023 viime vuoden 2 %:n kasvun jälkeen. Inflaation kiihtymisen, korkotason nousun, asuntolainojen korotusten ja työvoimapulan kaltaisten tekijöiden vuoksi asuinrakentamisen ennustetun kasvun toteutumista ei voida taata. Jotta liiketoiminta sujuisi jouhevasti talouden muuttuessa, KPI-tavoitteiden seuranta ja saavuttaminen voivat auttaa organisaatiotasi menestymään.

Miksi seurata avainmittareita?

Strateginen päätöksenteko perustuu tarkkoihin tietoihin. Kun käytettävissäsi on tarkkoja tietoja helposti ymmärrettävässä muodossa, voit tehdä käytännönläheisiä päätöksiä, jotka vaikuttavat liiketoiminnan tulokseen. Tämä on erityisen tärkeää, kun käytät tietoja useista lähteistä, kuten ERP-, CRM-, varastointi- tai tuotantojärjestelmistä. On mahdotonta tehdä perusteltua päätöstä liiketoiminnan suunnasta ilman täydellistä näkyvyyttä tietoihisi. Monilla yrityksillä on perustiedot siitä, mitä raportteja niiden on tarkasteltava kuukausittain taloudellisesta ja operatiivisesta näkökulmasta, mutta on myös muita suorituskykymittareita, joita tulisi arvioida, seurata ja analysoida, jotta pysyt kurssissa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Tuottavuuden ja kannattavuuden tehokkaaseen hallintaan tarvitaan strategisten ja taktisten mittareiden hyödyntämistä. Jokaisen analytiikkaohjelman perustana on kahdenlaisia suorituskykymittareita: KPI:t ja mittarit. Vaikka näitä kahta termiä saatetaan käyttää synonyymeinä, ne ovat erilaisia mitattavissa olevia mittareita, jotka voivat vaikuttaa kokonaisstrategian määrittelyyn.

• Mittarit seuraavat tietyn liiketoimintaprosessin tilaa. Ne ovat taktisia ja kuvaavat tarkasti suorituskykyä tietyllä liiketoiminta-alueella. Mittareita, kuten liiketoimintayksikoittain jaoteltuja IT-kustannuksia tai uusien sopimusten keskimääräistä arvoa, seurataan säännöllisesti.

• KPI:t mittaavat suorituskykyä strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Avainsana tässä yhteydessä on ”strateginen”, sillä KPI:t antavat kokonaiskuvan toiminnastasi. KPI:t, kuten nettovoittomarginaali tai myytyjen tuotteiden kustannukset, mitataan kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain.

Seurattavat avainmittarit

Tietoon ja oivalluksiin perustuvan, suorituskykyyn tähtäävän kulttuurin rakentaminen vaatii muutamia vaiheita. Aloita määrittelemällä organisaatiollesi parhaiten sopivat avainmittarit (KPI:t). Varmistaaksesi, että avainmittarisi ovat vankkoja ja intuitiivisia, aloita asettamalla aluksi pieni määrä – noin neljä tai viisi – hyödyllisiä avainmittareita, joilla voit seurata yrityksesi suorituskykyä. Rakennus-, suunnittelu- ja alihankkija-alalla tärkeimpiä avainmittareita ovat:

Turvallisuus

Työpaikan turvallisuuden ylläpitäminen varmistaa, että työntekijät työskentelevät vähemmän riskialttiissa ympäristössä, ja säästää samalla yrityksellesi aikaa ja rahaa. Turvallisuuspoikkeamat aiheuttavat kasvavia kustannuksia, kuten korkeampia vakuutusmaksuja ja korvausmaksuja. Turvallisuuteen liittyviä avainmittareita ovat muun muassa:

• Tapaturmataajuus

• Turvallisuustiedotteiden tai -kokousten määrä

Talous

Kirjanpidon hoitaminen on itsestään selvää kaikilla toimialoilla toimiville organisaatioille. Keskeisten tekijöiden, kuten liikevaihdon, tulojen ja myyntisaamisten, seuranta ei ainoastaan mittaa liiketoiminnan kasvua, vaan helpottaa myös yrityksen taloudellisen tilanteen viestintää sidosryhmille. Seurattavia taloudellisia avainlukuja ovat:

• Bruttotulot

• Yleiskustannukset

• Nettotulos

• Myyntisaamiset

Aika

Teknikon työssä viettämästä ajasta mikä osuus on tuottavaa aikaa ja mikä osuus laskutettavaa aikaa? Laskutettavan ajan määritteleminen avainindikaattoriksi auttaa tunnistamaan rajoittavia tekijöitä, kuten sen, kattaako huoltosopimus riittävän määrän laitteita. Seurattavia aikaan liittyviä avainindikaattoreita ovat muun muassa:

• Teknikoiden käyttöaste

• Teknikon tuottavuus

• Tuottava aika

• Laskutettava aika

• Vastausaika

• Keskimääräinen korjausaika

• Laitteiden seisokit

• Työvoiman käyttämättömyysaika

Tarjonta

Aikana, jolloin toimitusketjussa on paljon ongelmia, käytettyjen, käyttämättömien tai hätähankintojen mittaaminen säästää arvokasta aikaa ja rahaa sekä auttaa sinua seuraamaan varastotilannettasi paremmin. Toimitusten seurannassa huomioitavia avainlukuja (KPI) ovat muun muassa:

• Käyttämättömien tai palautettujen osien osuus prosentteina

• Hätätilauksista aiheutuvat kustannukset

Laatu

Laatu on avainasemassa rakennusyrityksille ja alihankkijoille. Laadukas palvelu kannustaa asiakkaita palaamaan ja parantaa yrityksen mainetta, mutta mistä laatuun liittyvien KPI-mittareiden seuranta kannattaa aloittaa? Seurattavia hyödyllisiä KPI-mittareita ovat esimerkiksi:

• Asiakastyytyväisyys

• Vikojen määrä

• Uudelleentyöstön kesto ja kustannukset

• Suoritettujen ja hyväksyttyjen paikan päällä tehtyjen tarkastusten määrä

Jotta rakennusalan yritykset voisivat seurata avainlukujaan helposti, insightsoftware tarjoaa ilmaisen esimerkkimallin rakennusalan avainlukujen seurantaan Excel-muodossa.

Ilmainen esimerkki rakennusalan KPI-mallipohjasta

Helpota KPI-seurantaa teknologian avulla

Kun olet määrittänyt yrityksellesi avainindikaattorit (KPI:t) ja mittarit sekä saanut selkeän käsityksen siitä, miten juuri sinun tarpeisiisi sopivat KPI-koontinäytöt suunnitellaan, raportointiratkaisu voi hoitaa raskaimman työn puolestasi. InsightsoftwarenSpreadsheet Server on työkalu, joka tuottaa tarkkoja ja ajantasaisia raportteja sekä seuraa kriittisiä KPI-mittareitasi. Ratkaisu on tiiviisti integroitu yleisiin projektipohjaisiin ERP-järjestelmiin, kuten Viewpoint Vistaan tai Spectrumiin, jotta voidaan luoda tarkkoja ja ajantasaisia konsolidoituja raportteja sekä projektikohtaisia raportteja. Spreadsheet Serverin avulla voit helposti suunnitella ja luoda KPI-koontinäytön valitsemalla kyselyitä ja soveltamalla laskelmia suoraan BI-työkalussa. Spreadsheet Serverin avulla voit:

• Vähennä virheitä ja säästä aikaa

• Seuraa avainmittareita reaaliajassa

• Luo reaaliaikaisia, porautuvia talousraportteja ilman teknistä osaamista

• Ota kustannukset hallintaan

• Selvitä täsmäytys- ja eheysongelmat nopeasti

Nyt enemmän kuin koskaan aiemmin rakennusalan taloushallinnon tiimeiltä odotetaan, että ne tuottavat taloudellista ja operatiivista raportointia sekä budjetointi- ja suunnitteluosaamista, jotka mahdollistavat nopean ja ketterän päätöksenteon. KPI-mittareiden seuranta auttaa alihankkijoita, rakennus- ja insinööriyrityksiä menestymään asettamalla konkreettisia tavoitteita ja parantamalla samalla tietojen läpinäkyvyyttä, mikä varmistaa liiketoiminnan sujuvuuden epävarmoina aikoina. Haluatko tietää lisää? Pyydä esittely jo tänään.